專(zhuān)利名稱(chēng)：文檔處理方法、文檔處理裝置和文檔處理系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及本發(fā)明涉及文檔處理方法、文檔處理裝置和文檔處 理系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
已知一種圖像讀取系統(tǒng)，該系統(tǒng)基于電子文檔中的關(guān)鍵字在信 息處理裝置的適當(dāng)存儲(chǔ)目的地存儲(chǔ)電子文檔(例如，參見(jiàn)
JP-A-2006-285406 (本文所使用的術(shù)語(yǔ)"JP-A"是指"未經(jīng)審査的已
公開(kāi)日本專(zhuān)利申請(qǐng)"))。
圖像讀取系統(tǒng)包括掃描儀，其將文檔讀取為掃描文檔；以及 信息處理裝置，其從掃描儀讀取的電子文檔的圖像信息中提取關(guān)鍵 字，并對(duì)關(guān)鍵字的數(shù)量進(jìn)行計(jì)數(shù)，根據(jù)關(guān)鍵字的計(jì)數(shù)數(shù)量確定電子文 檔的存儲(chǔ)目的地，并且將電子文檔存儲(chǔ)到所確定的存儲(chǔ)目的地。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明的目的是提供一種文檔處理方法、文檔處理裝置和文檔 處理系統(tǒng)，其中，當(dāng)將通過(guò)讀取文檔作為圖像信息而生成的電子文檔 記錄到與該文檔的形式相應(yīng)的記錄地址時(shí)，在將電子文檔記錄到根據(jù) 估計(jì)的文檔形式選擇的記錄地址之后，能夠使用戶(hù)基于輸出的記錄結(jié) 果信息確認(rèn)電子文檔的記錄地址，并且能夠指示變更記錄地址。
為了實(shí)現(xiàn)上述目的，本發(fā)明的幾個(gè)方面提供了將在下文中進(jìn)行 描述的文檔處理方法、文檔處理裝置和文檔處理系統(tǒng)。
(1)根據(jù)本發(fā)明的第一方面，提供一種文檔處理方法，包括 基于通過(guò)讀取將要存儲(chǔ)的文檔而生成的電子文檔的圖像信息，將第一 存儲(chǔ)地址選擇為所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地；將第二存儲(chǔ)地址選擇為 所述電子文檔的候補(bǔ)(候選)存儲(chǔ)目的地；將所述電子文檔記錄到所
述第一存儲(chǔ)地址；生成包含與所述電子文檔、第一存儲(chǔ)地址和第二存 儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息；允許用戶(hù)指示將所述電子文檔的存儲(chǔ) 目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及基于所述 指示將所述電子文檔記錄到所述第二存儲(chǔ)地址。
(2) 如第(1)項(xiàng)所述的文檔處理方法，所述方法還包括允 許用戶(hù)指示將不同于所述第一存儲(chǔ)地址和所述第二存儲(chǔ)地址的第三 存儲(chǔ)地址選擇為另一候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地；選擇所述第三存儲(chǔ)地址；以及 生成包含與所述電子文檔和第三存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息。
(3) 根據(jù)本發(fā)明的第二方面，提供一種文檔處理裝置，所述裝 置包括選擇單元，其基于通過(guò)讀取將要記錄的文檔而生成的電子文 檔的圖像信息，選擇第一存儲(chǔ)地址為所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地，并 且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述電子文檔的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地；記錄單元，
其將所述電子文檔記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；以及生成單元，其生成 包含與所述電子文檔、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié) 果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述存儲(chǔ)目的地從所述第一存 儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址，其中，在用戶(hù)指示變更所述存儲(chǔ)目 的地的情況下，所述記錄單元將所述電子文檔記錄到所述第二存儲(chǔ)地 址。
(4) 根據(jù)本發(fā)明的第三方面，提供一種文檔處理系統(tǒng)，所述系 統(tǒng)包括讀取單元，其讀取將要記錄的原始文檔為圖像信息；選擇單 元，其基于所述圖像信息來(lái)選擇第一存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的存儲(chǔ) 目的地，并且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地； 記錄單元，其將所述圖像信息記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；生成單元， 其生成包含與所述圖像信息、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信 息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述存儲(chǔ)目的地從所述 第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及打印單元，其將所述結(jié) 果信息打印在介質(zhì)上，其中，在所述讀取單元讀取所述介質(zhì)并且在所 述介質(zhì)上指示進(jìn)行變更的情況下，所述記錄單元將所述圖像信息記錄 到所述第二存儲(chǔ)地址。
(5) 根據(jù)本發(fā)明的第四方面，提供一種文檔處理系統(tǒng)，所述系
統(tǒng)包括讀取單元，其讀取將要記錄的原始文檔為圖像信息；選擇單 元，其基于所述圖像信息來(lái)選擇第一存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的存儲(chǔ) 目的地，并且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地； 記錄單元，其將所述圖像信息記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；生成單元， 其生成包含與所述圖像信息、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信 息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述存儲(chǔ)目的地從所述 第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及顯示單元，其顯示由所 述生成單元生成的所述結(jié)果信息，其中，在所述顯示單元上指示進(jìn)行 變更的情況下，所述記錄單元將所述圖像信息記錄到所述第二存儲(chǔ)地 址。
(6)根據(jù)本發(fā)明的第五方面，提供一種文檔處理系統(tǒng)，所述系 統(tǒng)包括讀取單元，其讀取將要記錄的原始文檔為圖像信息；選擇單 元，其基于所述圖像信息來(lái)選擇第一存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的存儲(chǔ) 目的地，并且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地； 記錄單元，其將所述圖像信息記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；生成單元， 其生成包含與所述圖像信息、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信 息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述存儲(chǔ)目的地從所述 第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；發(fā)送單元，其發(fā)送包含由所 述生成單元生成的結(jié)果信息的電子郵件；以及接收單元，其接收變更 指示信息，其中，所述記錄單元將所述圖像信息記錄到所述第二存儲(chǔ) 地址。
根據(jù)第(1)項(xiàng)中所述的本發(fā)明，當(dāng)將通過(guò)讀取文檔作為圖像信 息而生成的電子文檔記錄到與該文檔的形式相應(yīng)的記錄地址時(shí)，在將 電子文檔記錄到根據(jù)估計(jì)的文檔形式選擇的記錄地址之后，用戶(hù)可以 基于輸出的記錄結(jié)果信息確認(rèn)電子文檔的記錄地址，并且可以發(fā)送變 更記錄地址的指示。
根據(jù)第(2)項(xiàng)中所述的本發(fā)明，在輸出的結(jié)果信息中，當(dāng)在記 錄地址的候補(bǔ)中不存在合適的記錄地址時(shí)，可以輸出包含附加記錄地 址作為候補(bǔ)的結(jié)果信息。
根據(jù)第(3)項(xiàng)中所述的本發(fā)明，當(dāng)將通過(guò)讀取文檔作為圖像信
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息而生成的電子文檔記錄到與該文檔的形式相應(yīng)的記錄地址時(shí)，在將 電子文檔記錄到根據(jù)估計(jì)的文檔形式選擇的記錄地址之后，用戶(hù)可以 基于輸出的記錄結(jié)果信息確認(rèn)電子文檔的記錄地址，并且可以發(fā)送變 更記錄地址的指示。
根據(jù)第(4)項(xiàng)中所述的本發(fā)明，當(dāng)將通過(guò)讀取文檔作為圖像信 息而生成的電子文檔記錄到與該文檔的形式相應(yīng)的記錄地址時(shí)，在將 電子文檔記錄到根據(jù)估計(jì)的文檔形式選擇的記錄地址之后，用戶(hù)可以 基于打印的記錄結(jié)果信息確認(rèn)電子文檔的記錄地址，并且可以發(fā)送變 更記錄地址的指示。
根據(jù)第(5)項(xiàng)中所述的本發(fā)明，當(dāng)將通過(guò)讀取文檔作為圖像信 息而生成的電子文檔記錄到與該文檔的形式相應(yīng)的記錄地址時(shí)，在將 電子文檔記錄到根據(jù)估計(jì)的文檔形式選擇的記錄地址之后，用戶(hù)可以 基于顯示的記錄結(jié)果信息確認(rèn)電子文檔的記錄地址，并且可以發(fā)送變 更記錄地址的指示。
根據(jù)第(6)項(xiàng)中所述的本發(fā)明，當(dāng)將通過(guò)讀取文檔作為圖像信 息而生成的電子文檔記錄到與該文檔的形式相應(yīng)的記錄地址時(shí)，在將 電子文檔記錄到根據(jù)估計(jì)的文檔形式選擇的記錄地址之后，用戶(hù)可以 基于通過(guò)電子郵件發(fā)送的記錄結(jié)果信息確認(rèn)電子文檔的記錄地址，并 且可以發(fā)送變更記錄地址的指示。


將基于下面的附圖詳細(xì)描述本發(fā)明的示例性實(shí)施例，其中
圖1為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的示意性構(gòu)
造實(shí)例的總體圖2為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理服務(wù)器的示意性
構(gòu)造實(shí)例的框圖3A-圖3D為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)
庫(kù)的實(shí)例的視圖4為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的設(shè)定信息的實(shí)例的視圖； 圖5為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的復(fù)合機(jī)的示意性構(gòu)造實(shí)例的框圖6A-圖6D為示出在讀取電子文檔時(shí)的記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)的 實(shí)例的視圖7為示出記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視圖8為示出做了標(biāo)記的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視圖9A-圖9D為示出在讀取記錄結(jié)果時(shí)的記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)的
實(shí)例的視圖IO為示出重新打印的記錄結(jié)果表單的視圖ll為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的操作實(shí)例
的流程圖12為示出根據(jù)記錄目的地進(jìn)行分類(lèi)的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的
視圖13為示出根據(jù)本發(fā)明第二實(shí)施例的文檔處理服務(wù)器的示意性
構(gòu)造實(shí)例的框圖14為示出可以執(zhí)行刪除指令的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視圖； 圖15為示出可以執(zhí)行移動(dòng)指令的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視圖； 圖16為示出根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的示意性構(gòu)
造實(shí)例的總體圖17為示出根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理服務(wù)器的示意性
構(gòu)造實(shí)例的框圖18為示出記錄結(jié)果屏幕的實(shí)例的視圖19為示出根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的操作實(shí)例 的流程圖20為示出提供超鏈接的記錄結(jié)果屏幕的實(shí)例的視圖21為示出根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的示意性構(gòu) 造實(shí)例的總體圖22為示出根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理服務(wù)器的示意性 構(gòu)造實(shí)例的框圖23A為示出記錄結(jié)果郵件屏幕的實(shí)例的視圖；圖23B為示出 返回郵件屏幕的實(shí)例的視圖24為示出根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)在讀取電子 文檔時(shí)的操作實(shí)例的流程圖；以及
圖25為示出根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)在收到記錄 結(jié)果郵件時(shí)的操作實(shí)例的流程圖。
具體實(shí)施例方式
(第一實(shí)施例)
圖1為示出根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的示意性構(gòu) 造實(shí)例的總體圖。
文檔處理系統(tǒng)1包括掃描儀或復(fù)合機(jī)3，其中掃描儀以光學(xué)方式 將要記錄的文檔讀取為電子文檔，而復(fù)合機(jī)具有多種功能，例如具有 用于打印電子文檔的打印機(jī)的功能；文檔處理服務(wù)器2A，其根據(jù)從 復(fù)合機(jī)3發(fā)送來(lái)的電子文檔的圖像信息來(lái)選擇與電子文檔的形式相 對(duì)應(yīng)的記錄目的地及其候補(bǔ)；文檔管理服務(wù)器4，其對(duì)電子文檔進(jìn)行 分類(lèi)并將電子文檔存儲(chǔ)到電子文檔記錄目的地；以及網(wǎng)絡(luò)10，其將 復(fù)合機(jī)3、文檔處理服務(wù)器2A和文檔管理服務(wù)器4相互連接。
雖然圖1示出了單個(gè)復(fù)合機(jī)3和單個(gè)文檔管理服務(wù)器4，但是可 以提供兩個(gè)或更多個(gè)復(fù)合機(jī)和文檔管理服務(wù)器。另外，也可以系統(tǒng)地 提供諸如掃描儀或打印機(jī)等具有單一功能的裝置來(lái)代替復(fù)合機(jī)3。
網(wǎng)絡(luò)10為局域網(wǎng)(LAN)，例如有線(xiàn)LAN或無(wú)線(xiàn)LAN。作為 選擇，網(wǎng)絡(luò)10可以是連接到Internet的網(wǎng)絡(luò)。另外，例如也可以使 用除了網(wǎng)絡(luò)以外的通信單元(例如租用線(xiàn)路)來(lái)代替網(wǎng)絡(luò)IO。
這里，并不特別限制"文檔"的內(nèi)容，其可以為數(shù)字、符號(hào)、 字符串、照片、插圖、圖形以及它們的組合。例如，文檔包括基于各 種形式(諸如合同書(shū)、說(shuō)明書(shū)、申請(qǐng)書(shū)和報(bào)告等)記載的內(nèi)容。文檔 可以存儲(chǔ)為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，該數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)稱(chēng)為電子文檔。
術(shù)語(yǔ)"記錄目的地"或"候補(bǔ)"是指在文檔管理服務(wù)器4的存 儲(chǔ)單元中設(shè)置的記錄電子文檔的記錄地址的位置。在本發(fā)明實(shí)施例的 實(shí)例中，使用文件夾作為記錄電子文檔的記錄地址。此外，可以用絕 對(duì)路徑或相對(duì)路徑表示文件夾的位置。而且，電子文檔可以存儲(chǔ)在由
單個(gè)記錄目的地表示的單個(gè)文件夾中，或者存儲(chǔ)在由多個(gè)記錄目的地 表示的多個(gè)文件夾中。
(文檔處理服務(wù)器)
圖2為示出文檔處理服務(wù)器2A的示意性構(gòu)造實(shí)例的框圖。文檔 處理服務(wù)器2A包括運(yùn)算單元20，其控制文檔處理服務(wù)器2A的各 個(gè)單元并由例如CPU實(shí)現(xiàn)；存儲(chǔ)單元21，其存儲(chǔ)文檔處理程序210A 或各種數(shù)據(jù)，并由例如ROM、 RAM或HDD實(shí)現(xiàn)；通信單元22，其 與網(wǎng)絡(luò)10連接以進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)送/接收，并由例如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；輸 入單元23，其接收數(shù)據(jù)輸入或操作指令，并由例如鍵盤(pán)或鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)； 以及顯示單元24，其顯示運(yùn)算單元20的處理結(jié)果，并由例如LCD (液晶顯示器)實(shí)現(xiàn)。
文檔處理服務(wù)器2A可以由例如計(jì)算機(jī)或工作站(WS)構(gòu)成。
運(yùn)算單元20根據(jù)儲(chǔ)存于存儲(chǔ)單元21的文檔處理程序210A運(yùn) 行，并且用作選擇單元200A、生成單元201A和記錄單元202A。
選擇單元200A基于通信單元22通過(guò)網(wǎng)絡(luò)IO接收到的電子文檔 的圖像信息來(lái)估計(jì)電子文檔的形式，選擇與所估計(jì)形式相對(duì)應(yīng)的記錄 地址作為電子文檔的記錄目的地，并且選擇與其它形式相對(duì)應(yīng)的一個(gè) 或多個(gè)記錄地址作為電子文檔的候補(bǔ)(候補(bǔ)記錄目的地)。然后，選 擇單元200A將所選的記錄目的地和候補(bǔ)存入存儲(chǔ)單元21作為記錄 結(jié)果信息。
例如，選擇單元200A通過(guò)圖像處理分析字符串(例如文檔中描 述的文檔標(biāo)題)或者文檔中的字符串或圖像的版面布局，并且獲取電 子文檔的特征量。接下來(lái)，選擇單元200A預(yù)先準(zhǔn)備多個(gè)記錄地址與 分配給記錄地址的特征量之間的對(duì)應(yīng)表，并且將從電子文檔獲取的特 征量與對(duì)應(yīng)表中的分配給每個(gè)記錄地址的特征量進(jìn)行比較。然后，選 擇單元200A從特征量差都等于或小于預(yù)定閾值的記錄地址中選擇具 有最小特征量差的記錄地址作為電子文檔的記錄目的地，并且選擇其 他記錄地址作為候補(bǔ)。
作為選擇記錄目的地和候補(bǔ)的替代方法，選擇單元200A預(yù)先準(zhǔn)
備多個(gè)記錄地址與同記錄地址關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字之間的對(duì)應(yīng)表，通過(guò)字符 識(shí)別處理分析文檔中的字符串，并且對(duì)字符串中每個(gè)關(guān)鍵字的出現(xiàn)次 數(shù)進(jìn)行計(jì)數(shù)。然后，選擇單元200A選擇與出現(xiàn)次數(shù)最多的關(guān)鍵字相 對(duì)應(yīng)的記錄地址作為記錄目的地，并且選擇其他記錄地址作為候補(bǔ)。
當(dāng)從記錄單元202A輸入指令以在除先前選擇的記錄目的地和 候補(bǔ)以外的記錄地址中選擇候補(bǔ)時(shí)，選擇單元200A選擇除先前選擇 的記錄目的地和候補(bǔ)以外的記錄地址作為新候補(bǔ)。
生成單元201A生成包括與將要記錄的電子文檔有關(guān)的信息和 由選擇單元200A所選擇的記錄目的地和候補(bǔ)的識(shí)別信息的記錄結(jié)果 信息。然后，生成單元201A發(fā)送打印信息，以使復(fù)合機(jī)3打印所生 成的記錄結(jié)果信息作為記錄結(jié)果表單(記錄結(jié)果的打印物)。
與電子文檔有關(guān)的信息為允許用戶(hù)指定電子文檔的信息，例如 包括電子文檔的標(biāo)題、電子文檔中預(yù)定頁(yè)的縮略圖等。記錄目的地和 候補(bǔ)的識(shí)別信息為允許用戶(hù)識(shí)別被選為記錄目的地和候補(bǔ)的記錄地 址的信息。識(shí)別信息例如包括表示記錄地址的文件夾名稱(chēng)、文件夾位 置等。
另外，當(dāng)選擇單元200A選擇新候補(bǔ)時(shí)，生成單元201A生成包 括電子文檔信息和由選擇單元200A選擇的新候補(bǔ)的識(shí)別信息的記錄 結(jié)果信息。這里，記錄結(jié)果信息可以包括或者可以不包括先前選擇的 記錄目的地的識(shí)別信息。
記錄單元202A將電子文檔記錄到選擇單元200A選擇的記錄目 的地，并且在進(jìn)行記錄之后，基于指示將選擇單元200A選擇的候補(bǔ) 之一變?yōu)橛涗浤康牡氐慕Y(jié)果信息，將電子文檔記錄到所指示的候補(bǔ)。 例如，關(guān)于復(fù)合機(jī)3所打印的記錄結(jié)果表單，當(dāng)從復(fù)合機(jī)3讀取的圖 像信息中獲取指示將所選的候補(bǔ)之一變?yōu)橛涗浤康牡氐淖兏甘拘?息時(shí)，記錄單元202A將電子文檔記錄到變更指示信息所指示的候補(bǔ)。
另外，當(dāng)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有接收到與記錄結(jié)果信息有關(guān)的指示 變更電子文檔記錄目的地的變更指示信息時(shí)，記錄單元202A從存儲(chǔ) 單元21中刪除記錄結(jié)果信息。
除了文檔處理程序210A以外，存儲(chǔ)單元21還存儲(chǔ)記錄結(jié)果管
理數(shù)據(jù)庫(kù)211和設(shè)定信息212。
圖3A-圖3D為示出記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211的實(shí)例的視圖。記 錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211存儲(chǔ)由選擇單元200A選擇的電子文檔的記錄 目的地和候補(bǔ)，并且將記錄目的地和候補(bǔ)與圖3A-圖3D所示的表 211a-211d相關(guān)聯(lián)。
圖3A所示的記錄地址表211a將電子文檔的可記錄的記錄地址 存儲(chǔ)為屬性，同時(shí)將用于識(shí)別記錄地址的記錄地址ID作為關(guān)鍵字。
圖3B所示的記錄結(jié)果管理表211b將電子文檔標(biāo)題、表示由選 擇單元200A選擇的記錄目的地和候補(bǔ)的記錄目的地ID和候補(bǔ)ID、 以及表示由選擇單元200A過(guò)去選擇的過(guò)去記錄目的地和候補(bǔ)的過(guò)去 記錄目的地候補(bǔ)ID存儲(chǔ)為屬性，同時(shí)將用于識(shí)別電子文檔的文檔ID 作為關(guān)鍵字。記錄地址ID被輸入記錄目的地ID、候補(bǔ)ID和過(guò)去記 錄目的地候補(bǔ)ID。參考記錄地址表211a，指定與記錄地址ID相對(duì) 應(yīng)的記錄地址。
圖3C所示的記錄結(jié)果表單表21 lc將用于識(shí)別由生成單元201A 生成的記錄結(jié)果表單的記錄結(jié)果表單ID、記錄結(jié)果表單的頁(yè)數(shù)、以 及在記錄結(jié)果表單的同一頁(yè)內(nèi)順序編號(hào)的頁(yè)內(nèi)編號(hào)存儲(chǔ)為屬性，同時(shí) 將文檔ID作為關(guān)鍵字。
圖3D所示的記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表211d將生成單元 201A生成發(fā)送至復(fù)合機(jī)3的打印信息時(shí)的日期和時(shí)間存儲(chǔ)為生成日 期和時(shí)間，同時(shí)將記錄結(jié)果表單ID作為關(guān)鍵字。
圖4為示出設(shè)定信息212的實(shí)例的視圖。設(shè)定信息212將候補(bǔ) 記錄目的地?cái)?shù)目、閾值變更量以及記錄結(jié)果表單的有效期限存儲(chǔ)為參 數(shù)，這些參數(shù)定義了文檔處理程序210A的運(yùn)行條件。此外，可以為 每個(gè)用戶(hù)或工作組存儲(chǔ)設(shè)定信息212。
記錄目的地候補(bǔ)的數(shù)目是由選擇單元200A所參考的參數(shù)。記錄 目的地候補(bǔ)的數(shù)目是在選擇單元200A選擇記錄目的地和候補(bǔ)時(shí)被選 為記錄目的地和候補(bǔ)的記錄地址數(shù)目。例如，當(dāng)記錄目的地候補(bǔ)的數(shù) 目為"3"時(shí)，選擇單元200A選擇一個(gè)記錄目的地和兩個(gè)候補(bǔ)。
閾值變更量是由選擇單元200A所參考的參數(shù)。在選擇單元200A
13
重復(fù)選擇記錄目的地和候補(bǔ)時(shí)使用該閾值變更量。也就是說(shuō)，在預(yù)定 閾值變更了閾值變更量的狀態(tài)下，選擇單元200A重復(fù)選擇記錄目的 地和候補(bǔ)。
記錄結(jié)果表單的有效期限是表示記錄結(jié)果表單中的期限的參
數(shù)。如果從記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表211d中存儲(chǔ)的日期和時(shí)間 起直到經(jīng)過(guò)記錄結(jié)果表單的有效期限為止，記錄單元202A沒(méi)有收到 變更電子文檔的記錄目的地的變更指示信息，那么從記錄結(jié)果表單表 211c中刪除記錄結(jié)果信息。
(復(fù)合機(jī))
圖5為示出復(fù)合機(jī)3的示意性構(gòu)造實(shí)例的框圖。復(fù)合機(jī)3包括 CPU 30，其用于控制復(fù)合機(jī)3的各個(gè)單元；存儲(chǔ)單元31，其用于存 儲(chǔ)程序(例如，控制程序310)和數(shù)據(jù)，并由ROM、 RAM或HDD 實(shí)現(xiàn)；讀取單元32，其將要記錄的文檔或記錄結(jié)果表單讀取為圖像 信息；電子照相型或噴墨型打印單元33，其基于由文檔處理服務(wù)器 2A生成打印信息輸出記錄結(jié)果表單；通過(guò)在顯示器表面上堆疊觸摸 板形成的觸摸板顯示器或包括硬按鍵(例如，開(kāi)始鍵)的顯示操作單 元34;網(wǎng)絡(luò)通信單元35，其與網(wǎng)絡(luò)IO連接并且由網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)； 以及傳真通信單元36，其與電話(huà)網(wǎng)絡(luò)ll連接。所有這些單元都通過(guò) 總線(xiàn)37相互連接。
讀取單元32包括原稿臺(tái)，原稿一張接一張地放置(即，載置) 在該原稿臺(tái)上；ADF(自動(dòng)文檔輸送器)，其自動(dòng)將一頁(yè)或多頁(yè)原稿 一張接一張地傳送到原稿臺(tái)上；以及光電轉(zhuǎn)換元件，其以光學(xué)的方式 從放置在原稿臺(tái)上的原稿或來(lái)自ADF的原稿中讀取圖像信息。
(文檔管理服務(wù)器)
文檔管理服務(wù)器4包括運(yùn)算單元，其控制文檔管理服務(wù)器4 的各個(gè)單元并由例如CPU實(shí)現(xiàn)；通信單元，其與網(wǎng)絡(luò)10連接并由例 如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；以及存儲(chǔ)單元，其將通過(guò)通信單元接收到的電子 文檔存入作為記錄地址的文件夾，并由例如ROM、 RAM或HDD實(shí) 現(xiàn)。
(第一實(shí)施例的操作)
接下來(lái)，將參考圖6A-圖11描述根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔 處理系統(tǒng)l的操作實(shí)例。這里，將參考圖11的流程圖描述用戶(hù)通過(guò) 復(fù)合機(jī)3順序地讀取三個(gè)文檔(例如，PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假 (saving vacation)申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))并且將這些電子文檔記錄 在文檔管理服務(wù)器4中的情況。此外，也可以將PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累 積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)作為包而一起讀取。
(1)選擇記錄目的地
首先，如果用戶(hù)把PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)作為將要掃描的原稿放在復(fù)合 機(jī)3的原稿臺(tái)或ADF上，那么將在顯示操作單元34上顯示關(guān)于是否 執(zhí)行新建電子文檔記錄的確認(rèn)消息(步驟S101)。
接下來(lái)，用戶(hù)響應(yīng)該確認(rèn)消息在顯示操作單元34上輸入執(zhí)行新 建記錄的聲明(步驟S101中判斷結(jié)果為是)，并且發(fā)出與掃描過(guò) 程中的原稿大小和分辨率有關(guān)的掃描指令。
接下來(lái)，當(dāng)接收到顯示操作單元34輸入的掃描指令時(shí)，復(fù)合機(jī) 3的CPU 30掃行掃描處理以通過(guò)讀取單元32的光電轉(zhuǎn)換元件讀取放 在原稿臺(tái)上的PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)。然后，CPU 30通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信單元35 將讀取的電子文檔經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)10發(fā)送到文檔處理服務(wù)器2A。
接下來(lái)，當(dāng)通過(guò)通信單元22接收到從復(fù)合機(jī)3發(fā)送的電子文檔 時(shí)，文檔處理服務(wù)器2A的運(yùn)算單元20將接收到的電子文檔發(fā)送到 選擇單元200A。
接下來(lái)，選擇單元200A選擇記錄目的地和候補(bǔ)，這些記錄目的 地和候補(bǔ)用于根據(jù)從運(yùn)算單元20接收到的電子文檔的圖像信息將電 子文檔記錄在文檔管理服務(wù)器4中(步驟S102)。
具體地說(shuō)，選擇單元200A通過(guò)圖像處理分析表示PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求 書(shū)標(biāo)題的字符串或者PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的字符串或圖像的版面布局，并 且獲取電子文檔的特征量。接下來(lái)，參考在圖6A所示的記錄地址表
211a中的多個(gè)記錄地址與相應(yīng)地分配給該記錄地址的特征量之間的 對(duì)應(yīng)表，選擇單元200A將從電子文檔獲取的特征量與分配給對(duì)應(yīng)表 中每個(gè)記錄地址的特征量進(jìn)行比較。然后，假設(shè)選擇單元200A選擇 "最新PC信息"，該信息為在特征量差都等于或小于預(yù)定閾值的記 錄地址中具有最小特征量差的記錄地址，并且選擇"預(yù)算請(qǐng)求"和"預(yù) 算表單"作為候補(bǔ)。
接下來(lái)，選擇單元200A將所選記錄目的地通知記錄單元202A。 然后，接收到該通知的記錄單元202A通過(guò)通信單元22將電子文檔 記錄到文檔管理單元4的與作為記錄目的地的"最新PC信息"相對(duì) 應(yīng)的存儲(chǔ)單元中(步驟S103)。
接下來(lái)，選擇單元200A將所選記錄目的地和候補(bǔ)增加到記錄結(jié) 果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211 (步驟S104)。
也就是說(shuō)，如圖6B的記錄結(jié)果管理表211b的第一行所示，選 擇單元200A增加下述記錄作為與PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)相對(duì)應(yīng)的記錄在 所述記錄中，將"PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)"輸入標(biāo)題欄，將表示"最新PC 信息"的記錄地址ID "F1"輸入記錄目的地ID欄，并且將分別表 示"預(yù)算請(qǐng)求"和"預(yù)算表單"的記錄地址ID "F2"和"F3"輸入 候補(bǔ)ID欄。
另外，選擇單元200A重新發(fā)布用于識(shí)別記錄結(jié)果表單的記錄結(jié) 果表單ID，并且如圖6C的記錄結(jié)果表單表211c的第一行所示，增 加下述記錄在所述記錄中，將重新發(fā)布的記錄結(jié)果表單ID "SI" 輸入記錄結(jié)果表單ID欄，將"1"輸入頁(yè)數(shù)欄并且將"1"輸入頁(yè)內(nèi) 編號(hào)欄。
接下來(lái)，如果用戶(hù)以與上述的相同方式發(fā)出對(duì)累積休假申請(qǐng)書(shū) 和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)執(zhí)行新建記錄的掃描指令(步驟S101中判斷結(jié)果為 是)，那么復(fù)合機(jī)3的CPU30對(duì)累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)進(jìn)行 掃描處理，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信單元35將掃描的電子文檔發(fā)送到文檔 處理服務(wù)器2A。
接下來(lái)，如果文檔處理服務(wù)器2A的運(yùn)算單元20通過(guò)通信單元 22接收到電子文檔，那么選擇單元200A為該電子文檔選擇記錄目的
16 地和候補(bǔ)(步驟S102)。
這里，假設(shè)選擇單元200A選擇"開(kāi)發(fā)G/申請(qǐng)"作為累積休假
申請(qǐng)書(shū)的記錄目的地，并且選擇"人事部/申請(qǐng)"作為候補(bǔ)。另外，
假設(shè)選擇單元200A選擇"預(yù)算表單"作為撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)的記錄目的地， 而且不選擇其他記錄地址作為候補(bǔ)。
接下來(lái)，記錄單元202A將累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)的電子 文檔記錄到由選擇單元200A所選擇記錄目的地(步驟S103)。然后， 選擇單元200A將電子文檔的記錄目的地和候補(bǔ)增加到記錄結(jié)果管理 數(shù)據(jù)庫(kù)211 (步驟S104)。
也就是說(shuō)，選擇單元200A將下述記錄增加到圖6B的記錄結(jié)果 管理表211b的第二行中作為與累積休假申請(qǐng)書(shū)相對(duì)應(yīng)的記錄在所 述記錄中，將"累積休假申請(qǐng)書(shū)"輸入標(biāo)題欄，將"F4"輸入記錄 目的地ID欄，并且將"F5"輸入候補(bǔ)ID欄。另外，選擇單元200A 將下述記錄增加到記錄結(jié)果管理表211b的第三行中作為與撫養(yǎng)申請(qǐng) 書(shū)相對(duì)應(yīng)的記錄在所述記錄中，將"撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)"輸入標(biāo)題欄，將 "F6"輸入記錄目的地ID欄，并且候補(bǔ)ID欄為空白。
此外，選擇單元200A將下述記錄增加到圖6C的記錄結(jié)果表單 表211c的第二行中作為與累積休假申請(qǐng)書(shū)相對(duì)應(yīng)的記錄在所述記 錄中，將記錄結(jié)果表單ID "S1"輸入記錄結(jié)果表單ID欄，將"l" 輸入頁(yè)數(shù)欄并且將"2"輸入頁(yè)內(nèi)編號(hào)欄。另外，選擇單元200A將 下述記錄增加到記錄結(jié)果表單表211c的第三行中作為與撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū) 相對(duì)應(yīng)的記錄在所述記錄中，將記錄結(jié)果表單ID "S1"輸入記錄 結(jié)果表單ID欄，將"1"輸入頁(yè)數(shù)欄并且將"3"輸入頁(yè)內(nèi)編號(hào)欄。
(2)打印和填寫(xiě)記錄結(jié)果表單
接下來(lái)，如果用戶(hù)通過(guò)復(fù)合機(jī)3的顯示操作單元34指示打印記 錄結(jié)果表單，那么復(fù)合機(jī)3的CPU 30通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信單元35將打印 指令經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)10發(fā)送到文檔處理服務(wù)器2A。此外，可以通過(guò)來(lái)自文 檔處理服務(wù)器2A的輸入單元23的打印指令打印記錄結(jié)果表單，或 者當(dāng)文檔處理服務(wù)器2A檢測(cè)到經(jīng)過(guò)了預(yù)定期限(例如， 一天或一周)
時(shí)打印記錄結(jié)果表單。然而，這并不是用來(lái)限制本發(fā)明。
接下來(lái)，當(dāng)通過(guò)通信單元22接收到打印指令時(shí)，文檔處理服務(wù)
器2A的運(yùn)算單元20將表示接收到打印指令的打印指令通知發(fā)送到 生成單元201A。
接下來(lái)，當(dāng)接收到打印指令通知時(shí)，生成單元201A從存儲(chǔ)于記 錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211的記錄結(jié)果信息中獲取與記錄結(jié)果表單ID "SI"相對(duì)應(yīng)的記錄結(jié)果信息，但該信息還不能作為記錄結(jié)果表單 打印，然后生成單元基于所獲取的記錄結(jié)果信息來(lái)生成作為記錄結(jié)果 表單而打印在紙張上的打印信息。然后，生成單元201A通過(guò)通信單 元22將生成的打印信息經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)10發(fā)送到復(fù)合機(jī)3。
此外，生成單元201A將生成記錄結(jié)果表單ID "S1"打印信息 時(shí)的日期和時(shí)間增加到圖6D所示的記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表 211d的第一行記錄中。
接下來(lái)，當(dāng)接收到從生成單元201A通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信單元35發(fā)送 來(lái)的打印信息時(shí)，復(fù)合機(jī)3的CPU30基于接收到的打印信息通過(guò)打 印單元33打印記錄結(jié)果表單(步驟S105)。
圖7為示出通過(guò)打印單元33打印的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視 圖。在記錄結(jié)果表單12A的上部打印有打印日期和時(shí)間120 (表示 打印記錄結(jié)果表單12A時(shí)的日期和時(shí)間)、頁(yè)數(shù)121 (表示記錄結(jié)果 表單12A的頁(yè)數(shù))和下面描述的QR碼(注冊(cè)商標(biāo))122A。在記錄 結(jié)果表單12A的中部打印有與三個(gè)電子文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積 休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))有關(guān)的并且存儲(chǔ)于記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù) 211的記錄結(jié)果信息。另外，在記錄結(jié)果表單12A的下部打印有效期 限127 (表示用戶(hù)必須處理記錄結(jié)果表單12A的期限)。
在打印于上部的QR碼122A中，將表示記錄結(jié)果表單12A的記 錄結(jié)果表單ID、記錄結(jié)果表單12A的頁(yè)數(shù)和記錄結(jié)果表單12A的記 錄結(jié)果表單有效期限記錄為記錄結(jié)果表單信息。此外，除了 QR碼
122A以外，也可以使用其它二維碼(例如，PDF417、 Data Matrix 和MaxiCode)、 一維碼(例如，條形碼)或?qū)Ｓ么a。另外，可以根 據(jù)用途組合使用各種編碼。
在記錄結(jié)果表單12A的中部，對(duì)于每一文檔都打印有存儲(chǔ)于 記錄結(jié)果管理表211b的PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申 請(qǐng)書(shū)的標(biāo)題；記錄目的地124A-124C以及候補(bǔ)。另外，還打印有 布置在各個(gè)標(biāo)題左側(cè)的重選復(fù)選框123A-123C、布置在各個(gè)候補(bǔ)左側(cè) 的候補(bǔ)復(fù)選框125A-125C以及按照縮小比例顯示例如單個(gè)文檔第一 頁(yè)圖像信息的縮略圖126A-126C。
接下來(lái)，用戶(hù)瀏覽打印的記錄結(jié)果表單12A，并且分別確認(rèn)電 子文檔所記錄的記錄目的地124A-124C。然后，在用戶(hù)確認(rèn)記錄結(jié)果 表單12A之后，如果他/她想要將電子文檔的記錄目的地變更為候補(bǔ)， 或者如果他/她因?yàn)殡娮游臋n的記錄目的地和候補(bǔ)中不存在正確記錄 地址而想要重新選擇電子文檔的記錄目的地，那么他/她可以用筆在 記錄結(jié)果表單12A的預(yù)定位置上劃上標(biāo)記。
圖8為示出用戶(hù)做了標(biāo)記的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視圖。如果 用戶(hù)想要將PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)記錄到除被打印為記錄目的地的"最新PC 信息"和被打印為候補(bǔ)的"預(yù)算請(qǐng)求"和"預(yù)算表單"以外的記錄地 址，那么他/她應(yīng)在重選復(fù)選框123A中填寫(xiě)重選指示記號(hào)1230，例 如"V"。此外，標(biāo)記不限于此，并且可以為圓形或者被涂黑。
此外，在記錄結(jié)果表單12A中，作為提供其中填寫(xiě)用戶(hù)指示的 重選復(fù)選框的替代，如果標(biāo)記劃在標(biāo)題或候補(bǔ)的字符串周?chē)?，那么?可以認(rèn)為用戶(hù)輸入了指示。另外，如果在字符串下面加下劃線(xiàn)，或者 標(biāo)記劃在字符串上方，那么也可以認(rèn)為用戶(hù)輸入了指示。
如果用戶(hù)想要將累積休假申請(qǐng)書(shū)記錄到被打印為候補(bǔ)的"人事 部/申請(qǐng)"而不是被打印為記錄目的地的"開(kāi)發(fā)G/申請(qǐng)"，那么他/ 她應(yīng)將指示把電子文檔記錄到"人事部/申請(qǐng)"的變更指示記號(hào)1250 劃在候補(bǔ)復(fù)選框125C中。
如果用戶(hù)確定撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)最好記錄到打印在記錄結(jié)果表單12A 中的"人事部/撫養(yǎng)"，那么他/她不在重選復(fù)選框123C中做標(biāo)記。
(3)反映記錄結(jié)果表單的內(nèi)容
接下來(lái)，用戶(hù)將做了標(biāo)記的記錄結(jié)果表單12A放在復(fù)合機(jī)3的
原稿臺(tái)上，輸入不執(zhí)行新建記錄的聲明以響應(yīng)顯示在顯示操作單元 34上的關(guān)于是否執(zhí)行新建記錄的確認(rèn)消息，然后發(fā)出記錄結(jié)果表單 12A的掃描指令(步驟S101中判斷結(jié)果為否)。
接下來(lái)，當(dāng)接收到顯示操作單元34輸入的掃描指令時(shí)，復(fù)合機(jī) 3的CPU 30通過(guò)讀取單元32的光電轉(zhuǎn)換元件讀取放在原稿臺(tái)上的記 錄結(jié)果表單12A。然后，復(fù)合機(jī)3的CPU 30通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信單元35 將讀取的記錄結(jié)果表單12A的圖像信息經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)IO發(fā)送到文檔處理 服務(wù)器2A。
接下來(lái)，當(dāng)通過(guò)通信單元22接收到從復(fù)合機(jī)3發(fā)送的圖像信息 時(shí)，文檔處理服務(wù)器2A的運(yùn)算單元20對(duì)該圖像信息進(jìn)行分析處理 (步驟S111)。也就是說(shuō)，運(yùn)算單元20從圖像信息中提取QR碼122A， 并獲取記錄在QR碼122A中的記錄結(jié)果表單信息。另外，運(yùn)算單元 20獲取重選指示信息(表示是否存在重選復(fù)選框123A-123C的重選 指示記號(hào)1230)，并且還獲取變更指示信息(表示是否存在候補(bǔ)復(fù) 選框125A-125C的變更指示記號(hào)1250)。然后，運(yùn)算單元20將獲取 的記錄結(jié)果表單信息、重選指示信息和變更指示信息發(fā)送到記錄單元 202A。
此外，作為在步驟S101中接收來(lái)自用戶(hù)的關(guān)于是否執(zhí)行新建記 錄的輸入操作的替代，運(yùn)算單元20從圖像信息中提取QR碼122A， 并且如果獲取記錄結(jié)果表單信息，則確定不執(zhí)行新建記錄。但是，如 果沒(méi)有獲取記錄結(jié)果表單信息，則運(yùn)算單元20可以確定執(zhí)行新建記錄。
接下來(lái)，如果接收到信息，那么記錄單元202A將確認(rèn)接收到的 記錄結(jié)果表單信息中的記錄結(jié)果表單ID是否存在于記錄結(jié)果管理數(shù) 據(jù)庫(kù)211的記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表211d中(步驟S112)。 另外，記錄單元202A從記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表211d中獲取 與記錄結(jié)果表單ID相對(duì)應(yīng)的生成日期和時(shí)間，并將該日期和時(shí)間與 當(dāng)前日期和時(shí)間進(jìn)行比較，然后確認(rèn)該期限是否超過(guò)記錄結(jié)果表單信 息中的記錄結(jié)果表單有效期限。
然后，如果記錄單元202A確定記錄結(jié)果表單ID不存在于記錄
結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表211d中或者記錄結(jié)果表單有效期限已經(jīng) 到期(步驟S112中判斷結(jié)果為否)，那么將從記錄結(jié)果管理表211b 中刪除與該記錄結(jié)果表單ID相對(duì)應(yīng)的記錄，并且發(fā)生錯(cuò)誤的聲明被
發(fā)送到復(fù)合機(jī)3。然后，當(dāng)接收到該聲明時(shí)，復(fù)合機(jī)3的CPU30在 顯示操作單元34上顯示錯(cuò)誤消息并完成處理。此外，記錄單元202A 可以定時(shí)確認(rèn)記錄結(jié)果管理表211b的每條記錄是否超過(guò)記錄結(jié)果表 單有效期限，如果記錄己經(jīng)超過(guò)了記錄結(jié)果表單有效期限，則刪除該 記錄。
在步驟S112中，如果記錄單元202A確定記錄結(jié)果表單ID存在 于記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表211d中并且記錄結(jié)果表單有效期 限沒(méi)有到期(步驟S112中判斷結(jié)果為是)，那么將利用獲取的記 錄結(jié)果表單ID作為關(guān)鍵字從記錄結(jié)果表單表211c中獲取文檔ID， 并且利用獲取的文檔ID作為關(guān)鍵字從記錄結(jié)果管理表211b中獲取 記錄目的地和候補(bǔ)(步驟S113)。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否基于在步驟Slll獲取的重選 指示信息對(duì)每個(gè)電子文檔進(jìn)行記錄目的地重新選擇，也就是說(shuō)，判斷 是否存在重選指示記號(hào)1230 (步驟S114)。
在圖8所示的記錄結(jié)果表單12A中，對(duì)于作為第一電子文檔的 PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)，在重選復(fù)選框123A中劃上重選指示記號(hào)1230。因 而，記錄單元202A確定執(zhí)行記錄目的地重新選擇(步驟S114中判 斷結(jié)果為是)。然后，記錄單元202A從電子文檔先前記錄的記錄 目的地"最新PC信息"中獲取PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的電子文檔(步驟
5115) ，將該電子文檔發(fā)送到選擇單元200A，并且指示重新選擇記 錄目的地和候補(bǔ)。
接下來(lái)，當(dāng)接收到電子文檔和重新選擇指示時(shí)，選擇單元200A 使選擇記錄目的地時(shí)的閾值變更設(shè)定信息212中的閾值變更量(步驟
5116) ，并且選擇記錄目的地和候補(bǔ)(步驟S117)。這里，假設(shè)選 擇單元200A選擇除"最新PC信息"、"預(yù)算請(qǐng)求"和"預(yù)算表單"
以外的"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求"、"修理請(qǐng)求"和"備用品管理"作為新的記錄
目的地及其候補(bǔ)。 接下來(lái)，如果選擇單元200A將所選的記錄目的地和候補(bǔ)通知運(yùn)
算單元20，那么運(yùn)算單元20將選擇除存儲(chǔ)于記錄結(jié)果管理表211b 中的過(guò)去記錄目的地和候補(bǔ)以外的記錄目的地和候補(bǔ)(步驟SU8)。 也就是說(shuō)，運(yùn)算單元20選擇"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求"作為PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的記 錄目的地，"修理請(qǐng)求"和"備用品管理"作為其候補(bǔ)，而取消作為 過(guò)去記錄目的地和候補(bǔ)的"最新PC信息"、"預(yù)算請(qǐng)求"和"預(yù)算 表單"。
接下來(lái)，選擇單元200A將所選的記錄目的地和候補(bǔ)通知記錄單 元202A。然后，已經(jīng)接收到通知的記錄單元202A使PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū) 的電子文檔從PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的電子文檔所記錄的"最新PC信息" 移動(dòng)到文檔管理服務(wù)器4的與重新選擇的"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求"相對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ) 單元中，并且記錄該電子文檔(步驟S119)。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否完成記錄結(jié)果表單12A的處 理(步驟S122)。然而，在這種情況下，由于僅僅處理了三個(gè)文檔 (PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))中的PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng) 求書(shū)，所以記錄單元202A選擇"否"(步驟S122中判斷結(jié)果為 否)，并且處理返回步驟S114。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否執(zhí)行作為第二電子文檔的累積 休假申請(qǐng)書(shū)的重新選擇(步驟S114)。然而，在這種情況下，由于 沒(méi)有在圖8所示的記錄結(jié)果表單12A的重選復(fù)選框123B中劃上重選 指示記號(hào)1230，所以記錄單元202A確定不執(zhí)行記錄目的地重新選擇 (步驟S114中判斷結(jié)果為否)。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否基于在步驟Slll獲取的變更 指示信息對(duì)電子文檔的記錄目的地進(jìn)行變更，也就是說(shuō)，判斷是否存 在變更指示記號(hào)1250 (步驟S120)。
在圖8所示的記錄結(jié)果表單12A中，對(duì)于累積休假申請(qǐng)書(shū)，在 "人事部/申請(qǐng)"的候補(bǔ)復(fù)選框中125C中劃上變更指示記號(hào)1250。 因而，記錄單元202A將電子文檔移動(dòng)到指示為記錄目的地的候補(bǔ)"人 事部/申請(qǐng)"(步驟S121)。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否完成記錄結(jié)果表單12A的處
理(步驟S122)。然而，在這種情況下，由于僅僅處理了三個(gè)文檔
中的兩個(gè)，所以記錄單元202A選擇"否"(步驟S122中判斷結(jié)果 為否)，并且處理返回步驟S114。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否執(zhí)行作為第三電子文檔的撫養(yǎng) 申請(qǐng)書(shū)的重新選擇(步驟S114)。然而，在這種情況下，由于沒(méi)有 在圖8所示的記錄結(jié)果表單12A的重選復(fù)選框123C中劃上重選指示 記號(hào)1230，所以記錄單元202A確定不執(zhí)行記錄目的地重新選擇(步 驟S114中判斷結(jié)果為否)。
接下來(lái)，記錄單元202A判斷是否將電子文檔的記錄目的地變更 為候補(bǔ)(步驟S120)。然而，在這種情況下，由于沒(méi)有在圖8所示 的記錄結(jié)果表單12A中劃上變更指示記號(hào)1250，所以記錄單元202A 確定不將記錄目的地變更為候補(bǔ)(步驟S120中判斷結(jié)果為否)。
然后，由于處理了記錄結(jié)果表單12A中的三個(gè)電子文檔，所以 記錄單元202A在步驟S122中確定完成了記錄結(jié)果表單12A的處理 (步驟S122中判斷結(jié)果為是)。
接下來(lái)，記錄單元202A將步驟S117和步驟S118中對(duì)于PC購(gòu) 買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的記錄目的地和候補(bǔ)的重新選擇結(jié)果反映在記錄結(jié)果管理 數(shù)據(jù)庫(kù)211的記錄結(jié)果管理表211b中，重新發(fā)布記錄結(jié)果表單ID "S2"，并且將新記錄增加到記錄結(jié)果表單表211c (步驟S123)。 另外，在步驟S121中變更累積休假申請(qǐng)書(shū)記錄目的地之后，將變更 結(jié)果反映在記錄結(jié)果管理表211b中，并且將新記錄增加到記錄結(jié)果 表單表211c。
然后，記錄單元202A從記錄結(jié)果表單表211c中刪除輸入了記 錄結(jié)果表單ID "S1"的記錄(步驟S124)。
圖9A-圖9D為示出在執(zhí)行步驟S124之后的記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù) 庫(kù)211的實(shí)例的視圖。也就是說(shuō)，在圖9B所示的記錄結(jié)果管理表211b 中，表示"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求"的記錄地址ID "F7"輸入PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的 記錄目的地ID欄，表示"修理請(qǐng)求"和"備用品管理"的記錄地址 ID "F8"禾t] "F9"輸入候補(bǔ)ID欄。另外，記錄地址ID "F1"、 "F2"和"F3"存儲(chǔ)于過(guò)去記錄目的地候補(bǔ)ID欄。此外，在記錄結(jié)
果管理表211b中，表示"人事部/申請(qǐng)"的記錄地址ID "F5"存儲(chǔ) 于累積休假申請(qǐng)書(shū)的記錄目的地ID欄。
在圖9C所示的記錄結(jié)果表單表211c中，刪除具有圖6C所示的 記錄結(jié)果表單ID "S1"的記錄，并且增加具有記錄結(jié)果表單ID "S2" 的兩條記錄。
(4)重新打印記錄結(jié)果表單
接下來(lái)，如果用戶(hù)再次通過(guò)復(fù)合機(jī)3的顯示操作單元34指示打 印記錄結(jié)果表單，那么復(fù)合機(jī)3的CPU30將打印指令通知發(fā)送到文 檔處理服務(wù)器2A。
接下來(lái)，當(dāng)接收到打印指令通知時(shí)，文檔處理服務(wù)器2A的運(yùn)算 單元20將聲明接收到打印指令通知的通知發(fā)送到生成單元201A。
接下來(lái)，當(dāng)接收到該通知時(shí)，生成單元201A利用記錄結(jié)果表單 ID "S2"作為關(guān)鍵字從記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211中獲取記錄結(jié)果信 息，并且基于所獲取的記錄結(jié)果信息生成打印信息。然后，生成單元 201A將所生成的打印信息發(fā)送到復(fù)合機(jī)3。
另外，生成單元201A將生成記錄結(jié)果表單ID "S2"打印信息 時(shí)的日期和時(shí)間增加到圖9D所示的記錄結(jié)果表單生成日期/時(shí)間表 211d的第二行記錄中。
接下來(lái)，當(dāng)接收到從生成單元201A發(fā)送的打印信息時(shí)，復(fù)合機(jī) 3的CPU 30基于接收到的打印信息通過(guò)打印單元33打印記錄結(jié)果表 單(步驟S105)。
圖10為示出通過(guò)打印單元33打印的記錄結(jié)果表單的實(shí)例的視 圖。記錄結(jié)果表單12B具有與圖7所示的記錄結(jié)果表單12A相同的 版面布局。在打印于上部的QR碼122B中，記錄有表示記錄結(jié)果表 單12B的記錄結(jié)果表單ID "S2"、記錄結(jié)果表單12B的頁(yè)數(shù)和記錄 結(jié)果表單12B的記錄結(jié)果表單有效期限。
在記錄結(jié)果表單12B的中部，打印有被指示進(jìn)行重新選擇的 PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的標(biāo)題、布置在該標(biāo)題左側(cè)的重選復(fù)選框123A、重新 選擇的記錄目的地124A、重新選擇的候補(bǔ)記錄目的地、布置在各個(gè)
候補(bǔ)左側(cè)的候補(bǔ)復(fù)選框125A和125B以及按照縮小比例顯示PC購(gòu) 買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的電子文檔的縮略圖126A。緊接著打印有侯補(bǔ)被指示作 為記錄目的地的累積休假申請(qǐng)書(shū)的標(biāo)題、從候補(bǔ)變更為記錄目的地的 記錄目的地124B以及按照縮小比例顯示累積休假申請(qǐng)書(shū)的電子文檔 的縮略圖126B
接下來(lái)，用戶(hù)瀏覽打印的記錄結(jié)果表單12B，并且確認(rèn)電子文 檔所記錄的記錄目的地124A和124B。然后，如果用戶(hù)想要將電子 文檔記錄目的地變更為候補(bǔ)，或者如果用戶(hù)想要重新選擇電子文檔的 記錄目的地和候補(bǔ)，那么他/她可以用筆在記錄結(jié)果表單12B的預(yù)定 位置上劃上標(biāo)記。
接下來(lái)，如果用戶(hù)按照與上文所述相同的方式指示復(fù)合機(jī)3掃 描其中劃上標(biāo)記的記錄結(jié)果表單12B，則由復(fù)合機(jī)3的讀取單元32 讀取的記錄結(jié)果表單12B的圖像信息被發(fā)送到文檔處理服務(wù)器2A。
接下來(lái)，文檔處理服務(wù)器2A的運(yùn)算單元20對(duì)接收到的記錄結(jié) 果表單12B的圖像信息進(jìn)行圖像分析，并且獲取記錄結(jié)果表單信息、 重選指示信息和變更指示信息(步驟lll)。
然后，在基于從運(yùn)算單元20獲取的信息確定用戶(hù)在記錄結(jié)果表 單12B中劃上了標(biāo)記時(shí)，文檔處理服務(wù)器2A將通過(guò)選擇單元200A 重新選擇記錄目的地和候補(bǔ)(步驟S117)，或者通過(guò)記錄單元202A 移動(dòng)電子文檔(步驟S121)。另外，文檔處理服務(wù)器2A進(jìn)行記錄結(jié) 果管理數(shù)據(jù)庫(kù)的增加或刪除(步驟S123或步驟S124)，然后再次打 印記錄結(jié)果表單(步驟S105)。
但是，在確定用戶(hù)沒(méi)有在打印于記錄結(jié)果表單12B上的任何電 子文檔中劃上標(biāo)記時(shí)(步驟S114中判斷結(jié)果為否，步驟S120中 判斷結(jié)果為否)，文檔處理服務(wù)器2A確定將每個(gè)電子文檔都記錄 到所期望的記錄地址，并且進(jìn)行記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)的刪除(步驟 S124)。然后，完成處理。
(修改記錄結(jié)果表單)
接下來(lái)，下面將描述修改復(fù)合機(jī)3打印的記錄結(jié)果表單。圖12
25為示出對(duì)記錄結(jié)果表單的修改的視圖。在圖7所示的記錄結(jié)果表單 12A中，對(duì)于每一電子文檔都打印有標(biāo)題、記錄目的地和候補(bǔ)。但是， 在記錄結(jié)果表單12C中，根據(jù)所選的記錄目的地對(duì)電子文檔的標(biāo)題 和候補(bǔ)進(jìn)行分類(lèi)并隨后進(jìn)行打印。
也就是說(shuō)，在記錄結(jié)果表單12C中，例如，對(duì)于無(wú)線(xiàn)LAN購(gòu)買(mǎi) 請(qǐng)求書(shū)的電子文檔，"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求"選為記錄目的地，而"預(yù)算請(qǐng)求" 選為候補(bǔ)。另外，對(duì)于備用品購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的電子文檔，"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求" 選為記錄目的地。當(dāng)"修理請(qǐng)求"選為候補(bǔ)時(shí)，在表示"購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求"
的記錄目的地124下方打印有電子文檔的標(biāo)題、與該標(biāo)題相對(duì)應(yīng)的
重選復(fù)選框123A和123B、所選的候補(bǔ)、與該候補(bǔ)相對(duì)應(yīng)的候補(bǔ)復(fù) 選框125A和125B以及縮略圖126A和126B。
此外，在打印記錄結(jié)果表單時(shí)的分類(lèi)單元可以是但不限于發(fā) 出掃描指令的用戶(hù)或該用戶(hù)所屬的工作組、時(shí)間(例如，執(zhí)行掃描處 理時(shí)的日期)或者裝置(例如，執(zhí)行掃描處理的復(fù)合機(jī)3)。
(第二實(shí)施例)
與根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1類(lèi)似，根據(jù)本發(fā)明 第二實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)包括復(fù)合機(jī)3、文檔管理服務(wù)器4和網(wǎng)
絡(luò)10。另外，根據(jù)本發(fā)明第二實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)還包括文檔
處理服務(wù)器2B，其用于將從復(fù)合機(jī)3發(fā)送來(lái)的電子文檔記錄到文檔 管理服務(wù)器4的多個(gè)記錄地址。
圖13為示出根據(jù)本發(fā)明第二實(shí)施例的文檔處理服務(wù)器2B的示 意性構(gòu)造實(shí)例的框圖。根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理服務(wù)器2A 向復(fù)合機(jī)3提供記錄結(jié)果表單的打印信息，其中該打印信息指示一個(gè) 記錄地址作為電子文檔的記錄地址。相反，文檔處理服務(wù)器2B向復(fù) 合機(jī)3提供用于打印記錄結(jié)果表單的打印信息，其中可以選擇一個(gè)或 多個(gè)記錄地址作為電子文檔的記錄地址。
文檔處理服務(wù)器2B包括運(yùn)算單元20，用于控制文檔處理服 務(wù)器2B的各個(gè)單元并由例如CPU實(shí)現(xiàn)；存儲(chǔ)單元21，其用于存儲(chǔ) 文檔處理程序210B和設(shè)定信息212或各種數(shù)據(jù)，并由ROM、 RAM
或HDD實(shí)現(xiàn)；通信單元22，其與網(wǎng)絡(luò)10連接以進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)送/接收， 并由例如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；輸入單元23，其用于接收輸入的數(shù)據(jù)或
操作指令，并由例如鍵盤(pán)或鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)；以及顯示單元24，其顯示運(yùn) 算單元20的處理結(jié)果并由例如LCD (液晶顯示器)實(shí)現(xiàn)。
運(yùn)算單元20根據(jù)儲(chǔ)存于存儲(chǔ)單元21的文檔處理程序210B運(yùn) 行，并且用作選擇單元200A、生成單元201B和記錄單元202B。選 擇單元200A與第一實(shí)施例中的選擇單元相同，并且將省略對(duì)其的描 述。
生成單元201B生成用于打印記錄結(jié)果表單的打印信息，其中可 以選擇一個(gè)或多個(gè)記錄地址作為電子文檔的記錄地址。然后，生成單 元201B通過(guò)通信單元22將生成的打印信息經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)10發(fā)送到復(fù)合 機(jī)3。
圖14為示出通過(guò)復(fù)合機(jī)3的打印單元33打印的記錄結(jié)果表單 的實(shí)例的視圖。記錄結(jié)果表單12D具有與圖7所示的記錄結(jié)果表單 12A相同的版面布局。在記錄結(jié)果表單12D的上部打印有打印日 期和時(shí)間120、頁(yè)數(shù)121和QR碼122。在該記錄結(jié)果表單12D的中 部打印有各個(gè)電子文檔的標(biāo)題、記錄目的地、候補(bǔ)和縮略圖 126A-126C。另外，在該記錄結(jié)果表單12D的下部打印有有效期限 127 (表示用戶(hù)必須處理記錄結(jié)果表單12D的期限)。
在記錄結(jié)果表單12D的中部打印有布置在各個(gè)電子文檔的標(biāo) 題左側(cè)的重選復(fù)選框123A-123C、布置在各個(gè)候補(bǔ)左側(cè)的候補(bǔ)復(fù)選框 125A-125C以及布置在各個(gè)記錄目的地左側(cè)的刪除復(fù)選框128A和 128B。
關(guān)于刪除復(fù)選框128A和128B，如果用戶(hù)想要從與刪除復(fù)選框 128A或128B相對(duì)應(yīng)的記錄目的地中刪除電子文檔，那么他/她應(yīng)在 相應(yīng)的復(fù)選框中劃上刪除指示記號(hào)1280。
圖15為示出對(duì)記錄結(jié)果表單的修改的視圖。記錄結(jié)果表單12E 具有與圖14所示的記錄結(jié)果表單12D相同的版面布局。在記錄結(jié)果 表單12E中，移動(dòng)復(fù)選框129A和129B打印于電子文檔候補(bǔ)的下方， 而該電子文檔候補(bǔ)打印于記錄結(jié)果表單的中部。
關(guān)于移動(dòng)復(fù)選框129A和129B，如果用戶(hù)想要將電子文檔從記 錄目的地移動(dòng)到候補(bǔ)，那么他/她應(yīng)在相應(yīng)的復(fù)選框中劃上移動(dòng)指示 記號(hào)1290。
記錄單元202B從運(yùn)算單元20接收與是否存在刪除指示記號(hào) 1280和移動(dòng)指示記號(hào)1290有關(guān)的信息，其中該信息是通過(guò)運(yùn)算單元 20對(duì)記錄結(jié)果表單進(jìn)行分析處理而獲得的。然后，基于該信息，記 錄單元202B將電子文檔記錄到作為該電子文檔記錄地址的一個(gè)或多 個(gè)記錄地址。
例如，如圖14所示，在從運(yùn)算單元20接收到與PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū) 的記錄目的地"最新PC信息"有關(guān)的刪除指示記號(hào)1280和與候補(bǔ) "預(yù)算請(qǐng)求"有關(guān)的變更指示記號(hào)1250的信息時(shí)，記錄單元202B 將PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的電子文檔從記錄目的地"最新PC信息"移動(dòng)到 候補(bǔ)"預(yù)算請(qǐng)求"。
另外，在接收到與累積休假申請(qǐng)書(shū)的候補(bǔ)"人事部/申請(qǐng)"有關(guān) 的變更指示記號(hào)1250的信息時(shí)，記錄單元202B將累積休假申請(qǐng)書(shū) 的電子文檔復(fù)制到候補(bǔ)"人事部/申請(qǐng)"。也就是說(shuō)，將累積休假申 請(qǐng)書(shū)的電子文檔記錄到記錄目的地"開(kāi)發(fā)G/申請(qǐng)"和候補(bǔ)"人事部 /申請(qǐng)"這兩個(gè)記錄地址。
參考圖15，在接收到與PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的候補(bǔ)"預(yù)算請(qǐng)求"有 關(guān)的變更指示記號(hào)1250和移動(dòng)復(fù)選框129A中的移動(dòng)指示記號(hào)1290 的信息時(shí)，記錄單元202B將PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的電子文檔從記錄目的 地"最新PC信息"移動(dòng)到候補(bǔ)"預(yù)算請(qǐng)求"。
另外，在接收到與累積休假申請(qǐng)書(shū)的候補(bǔ)"人事部/申請(qǐng)"有關(guān) 的變更指示記號(hào)1250和移動(dòng)復(fù)選框129B中的移動(dòng)指示記號(hào)1290的 信息時(shí)，記錄單元202B將累積休假申請(qǐng)書(shū)的電子文檔復(fù)制到候補(bǔ)"人 事部/申請(qǐng)"。也就是說(shuō)，將累積休假申請(qǐng)書(shū)的電子文檔記錄到記錄 目的地"開(kāi)發(fā)G/申請(qǐng)"和候補(bǔ)"人事部/申請(qǐng)"這兩個(gè)記錄地址。
(第三實(shí)施例)
圖16為示出根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的示意性構(gòu) 造實(shí)例的總體圖。在根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1中，復(fù) 合機(jī)3基于從文檔處理服務(wù)器2A發(fā)送來(lái)的打印信息打印記錄結(jié)果表 單。相反，在根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1中，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)
器5存儲(chǔ)從文檔處理服務(wù)器2C發(fā)送來(lái)的網(wǎng)頁(yè)信息，并且根據(jù)終端6A 的請(qǐng)求將該網(wǎng)頁(yè)信息發(fā)送到終端6A。然后，在終端6A上顯示記錄 結(jié)果屏幕。
與根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1類(lèi)似，根據(jù)本發(fā)明 第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)包括復(fù)合機(jī)3、文檔管理服務(wù)器4和網(wǎng)
絡(luò)10。另外，根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)還包括文檔
處理服務(wù)器2C，其用于將網(wǎng)頁(yè)信息發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5，其中該網(wǎng) 頁(yè)信息由記錄結(jié)果信息生成；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5，其根據(jù)終端6A的請(qǐng)求 將該網(wǎng)頁(yè)信息發(fā)送到終端6A;以及終端6A，其基于從網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5 發(fā)送的網(wǎng)頁(yè)信息顯示記錄結(jié)果屏幕。
這里，術(shù)語(yǔ)"網(wǎng)頁(yè)信息"是指用諸如HTML (超文本鏈接標(biāo)識(shí) 語(yǔ)言)或XML (可擴(kuò)展標(biāo)識(shí)語(yǔ)言)等標(biāo)識(shí)語(yǔ)言描述以在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器 上顯示網(wǎng)頁(yè)的信息。
(文檔處理服務(wù)器)
圖17為示出文檔處理服務(wù)器2C的示意性構(gòu)造實(shí)例的視圖。文 檔處理服務(wù)器2C包括運(yùn)算單元20，其用于控制文檔處理服務(wù)器 2C的各個(gè)單元并由例如CPU實(shí)現(xiàn)；存儲(chǔ)單元21，其用于存儲(chǔ)文檔 處理程序210C、記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211和設(shè)定信息212或各種數(shù) 據(jù)，并由例如ROM、 RAM或HDD實(shí)現(xiàn)；通信單元22，其與網(wǎng)絡(luò) 10連接以進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)送/接收，并由例如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；輸入單元， 其用于接收輸入的數(shù)據(jù)或操作指令，并由鍵盤(pán)或鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)；以及顯示 單元24，其顯示運(yùn)算單元20的處理結(jié)果并由例如LCD(液晶顯示器) 實(shí)現(xiàn)。
運(yùn)算單元20根據(jù)儲(chǔ)存于存儲(chǔ)單元21的文檔處理程序210C運(yùn) 行，并且用作選擇單元200A、生成單元201C和記錄單元202C。選 擇單元200A與第一實(shí)施例中的選擇單元相同，并且將省略對(duì)其的描
述。
生成單元201C生成記錄結(jié)果信息，其中該記錄結(jié)果信息包括與 將要記錄的電子文檔有關(guān)的信息和選擇單元200A選擇的記錄目的地
和候補(bǔ)的識(shí)別信息。然后，生成單元201C將網(wǎng)頁(yè)信息發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服 務(wù)器5，以便在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器上顯示生成的記錄結(jié)果信息。
(網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器)
網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5包括運(yùn)算單元，其用于控制網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的各 個(gè)單元并由例如CPU實(shí)現(xiàn)；通信單元，其與網(wǎng)絡(luò)IO連接并由例如網(wǎng) 絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；以及存儲(chǔ)單元，其用于存儲(chǔ)程序(例如，網(wǎng)頁(yè)發(fā)送程 序)或數(shù)據(jù)(例如，網(wǎng)頁(yè)信息)，并由ROM、 RAM或HDD實(shí)現(xiàn)， 其中該程序根據(jù)終端6A的請(qǐng)求而發(fā)送網(wǎng)頁(yè)信息。
(終端)
終端6A包括CPU，其用于控制終端6A的各個(gè)單元；存儲(chǔ)單 元，其用于儲(chǔ)存程序(例如，網(wǎng)絡(luò)瀏覽器)或數(shù)據(jù)，并由ROM、 RAM 或HDD實(shí)現(xiàn)；通信單元，其與網(wǎng)絡(luò)10連接并由例如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí) 現(xiàn)；輸入單元，其用于接收輸入的數(shù)據(jù)或操作指令，并由鍵盤(pán)或鼠標(biāo) 實(shí)現(xiàn)；以及顯示單元，其基于從網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5發(fā)送來(lái)的網(wǎng)頁(yè)信息在瀏 覽器上顯示記錄結(jié)果屏幕，并由例如LCD (液晶顯示器)實(shí)現(xiàn)。終 端6A可以是例如個(gè)人計(jì)算機(jī)(PC)或個(gè)人數(shù)字助理(PDA)。
(第三實(shí)施例的操作)
接下來(lái)，將參考圖18和圖19描述本發(fā)明第三實(shí)施例的文件處 理系統(tǒng)l的操作實(shí)例。這里，與第一實(shí)施例類(lèi)似，將參考圖19的流 程圖描述用戶(hù)通過(guò)復(fù)合機(jī)3讀取三個(gè)文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休 假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))并且將這些電子文件記錄到文檔管理服務(wù)器 4中的情況。
(1)選擇記錄目的地
首先，如果用戶(hù)把將要掃描的文檔放在復(fù)合機(jī)3的原稿臺(tái)上， 那么將會(huì)在顯示操作單元34上顯示用戶(hù)輸入用戶(hù)信息(包括用戶(hù)名 和密碼)的認(rèn)證屏幕(步驟S201)。
接下來(lái)，如果用戶(hù)通過(guò)顯示操作單元34在認(rèn)證屏幕上輸入用戶(hù) 信息，那么復(fù)合機(jī)3的CPU30將基于輸入的用戶(hù)信息來(lái)判斷是否許 可認(rèn)證。當(dāng)認(rèn)證不被許可時(shí)，在顯示操作單元34上顯示認(rèn)證不被許 可的聲明，并且處理結(jié)束。但是，當(dāng)認(rèn)證被許可時(shí)，CPU30將在顯 示操作單元34上顯示關(guān)于是否對(duì)電子文檔進(jìn)行新建記錄的確認(rèn)消息 (步驟S101)。
接下來(lái)，用戶(hù)響應(yīng)確認(rèn)消息通過(guò)顯示操作單元34輸入執(zhí)行新建 記錄的聲明，并且發(fā)出掃描指令(步驟S101中判斷結(jié)果為是)。
接下來(lái)，當(dāng)接收到掃描指令時(shí)，CPU 30通過(guò)讀取單元32的光 電轉(zhuǎn)換元件讀取放在原稿臺(tái)上的文檔，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信單元35將 讀取的電子文檔和用戶(hù)信息經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)IO發(fā)送到文檔處理服務(wù)器2C。
接下來(lái)，當(dāng)通過(guò)通信單元22接收到從復(fù)合機(jī)3發(fā)送來(lái)的電子文 檔和用戶(hù)信息時(shí)，文檔處理服務(wù)器2C的運(yùn)算單元20將接收到的電 子文檔發(fā)送到選擇單元200A。
接下來(lái)，選擇單元200A基于從運(yùn)算單元20讀取的電子文檔的 圖像信息來(lái)選擇電子文檔在文檔管理服務(wù)器4中的記錄目的地和候 補(bǔ)(步驟S102)。
接下來(lái)，選擇單元200A將所選記錄目的地通知記錄單元202A。 然后，記錄單元202A將電子文檔記錄到文檔管理單元4中的與記錄 目的地相對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)單元(步驟S103)。
接下來(lái)，選擇單元200A將新記錄增加到記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù) 211的記錄結(jié)果管理表211b，其中該記錄將所選記錄目的地和候補(bǔ)存 儲(chǔ)為記錄結(jié)果信息(步驟S104)。
接下來(lái)，生成單元201C基于選擇單元200A選擇的記錄目的地 和候補(bǔ)生成網(wǎng)頁(yè)信息，并且將從復(fù)合機(jī)3發(fā)送來(lái)的用戶(hù)信息與網(wǎng)頁(yè)信 息一起發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5。然后，當(dāng)接收到網(wǎng)頁(yè)信息和用戶(hù)信息時(shí)， 對(duì)于由用戶(hù)信息表示的每個(gè)用戶(hù)而言，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的運(yùn)算單元都將 接收到的網(wǎng)頁(yè)信息存入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的存儲(chǔ)單元(步驟S204)。
以此方式，對(duì)三個(gè)文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫
養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))選擇記錄目的地和候補(bǔ)。然后，將這些文檔相應(yīng)地記錄到
記錄目的地，并且更新網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的網(wǎng)頁(yè)信息。
(記錄結(jié)果屏幕的顯示和輸入)
如果用戶(hù)操作終端6A以通過(guò)輸入單元啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器并且訪(fǎng) 問(wèn)用于顯示記錄結(jié)果信息的URL (統(tǒng)一資源定位器)，那么終端6A 的CPU將控制顯示單元顯示認(rèn)證屏幕。接下來(lái)，如果用戶(hù)在顯示的 認(rèn)證屏幕上輸入用戶(hù)信息并且認(rèn)證成功(步驟S201)，那么將在顯 示單元上顯示確認(rèn)消息。然后，用戶(hù)輸入不執(zhí)行新建記錄的聲明以響 應(yīng)確認(rèn)消息(步驟S101中判斷結(jié)果為否)。
接下來(lái)，如果用戶(hù)通過(guò)輸入單元發(fā)出記錄結(jié)果屏幕的顯示指令， 那么終端6A的CPU將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)IO把用戶(hù)信息和顯示指令發(fā)送到網(wǎng) 絡(luò)服務(wù)器5。此外，可以通過(guò)復(fù)合機(jī)3的顯示操作單元34發(fā)出記錄 結(jié)果屏幕的顯示指令。
接下來(lái)，當(dāng)接收到用戶(hù)信息和顯示指令時(shí)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的運(yùn) 算單元讀取與由用戶(hù)信息表示的用戶(hù)相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)頁(yè)信息，并且將讀取
的網(wǎng)頁(yè)信息發(fā)送到終端6A。
接下來(lái)，當(dāng)終端6A的CPU接收到網(wǎng)頁(yè)信息時(shí)，網(wǎng)絡(luò)瀏覽器分 析網(wǎng)頁(yè)信息并在終端6A的顯示單元上顯示記錄結(jié)果屏幕。
圖18為示出顯示在終端6A的顯示單元上的記錄結(jié)果屏幕實(shí)例 的視圖。在記錄結(jié)果屏幕13A的上部顯示有日期和時(shí)間130 (表示顯 示記錄結(jié)果屏幕13A時(shí)的日期和時(shí)間)。在該記錄結(jié)果屏幕13A的 中部顯示有與三個(gè)文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申 請(qǐng)書(shū))有關(guān)的記錄結(jié)果信息。另外，在該記錄結(jié)果屏幕13A的下部 顯示有有效期限135 (表示用戶(hù)必須處理記錄結(jié)果屏幕13A的期限) 和OK按鈕136 (用于在記錄結(jié)果屏幕13A上完成輸入)。
在記錄結(jié)果屏幕13A的中部，根據(jù)文檔顯示有PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、 累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)的標(biāo)題；記錄目的地131A-131C以及
候補(bǔ)。另外，還顯示有布置在各個(gè)標(biāo)題左側(cè)的重選復(fù)選框
132A-132C;布置在各個(gè)候補(bǔ)左側(cè)的候補(bǔ)復(fù)選框133A-133C;以及按 照縮小比例顯示各個(gè)文檔的縮略圖134A-134C。
接下來(lái)，用戶(hù)瀏覽所顯示的記錄結(jié)果屏幕13A，并且分別確認(rèn) 電子文檔所記錄的記錄目的地131A-131C。然后，例如，當(dāng)用戶(hù)將電 子文檔記錄目的地變更為候補(bǔ)時(shí)，他/她應(yīng)在重選復(fù)選框132A-132C 的相應(yīng)一個(gè)中劃上重選指示記號(hào)1320。另外，在用戶(hù)重新選擇電子 文檔的記錄目的地和候補(bǔ)時(shí)，他/她應(yīng)在候補(bǔ)復(fù)選框133A-133C的相 應(yīng)一個(gè)中劃上變更指示記號(hào)1330。
然后，如果用戶(hù)按下位于記錄結(jié)果屏幕13A下部的OK按鈕136， 那么終端6A的CPU將發(fā)送表示用戶(hù)輸入的重選指示復(fù)選框1320和 變更指示復(fù)選框1330的位置的位置信息。
(3)反映記錄結(jié)果屏幕的內(nèi)容
當(dāng)接收到來(lái)自終端6A的位置信息時(shí)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的運(yùn)算單元 基于位置信息和網(wǎng)頁(yè)信息來(lái)獲取重選指示信息和變更指示信息，該重 選指示信息和變更指示信息分別表示是否存在與每個(gè)電子文檔有關(guān) 的重選指示記號(hào)1320和變更指示記號(hào)1330 (步驟S202)。
然后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的運(yùn)算單元將文檔ID (表示與指示信息相 對(duì)應(yīng)的電子文檔)與獲取的重選指示信息和變更指示信息一起發(fā)送到 文檔處理服務(wù)器2C。
接下來(lái)，如果文檔處理服務(wù)器2C的運(yùn)算單元20接收到來(lái)自網(wǎng) 絡(luò)服務(wù)器5的信息并將接收到的信息發(fā)送到記錄單元202A，那么記 錄單元202A利用文檔ID作為關(guān)鍵字從記錄結(jié)果管理表211b中獲取 記錄目的地和候補(bǔ)(步驟S113)。
接下來(lái)，記錄單元202A基于獲取的重選指示信息來(lái)判斷是否對(duì) 每個(gè)電子文檔執(zhí)行記錄目的地重選(步驟S114)。在確定執(zhí)行記錄 目的地重選時(shí)(步驟S114中判斷結(jié)果為是)，記錄單元202A從 電子文檔先前被記錄的記錄目的地中獲取該電子文檔(步驟S115)。 另外，記錄單元202A將獲取的電子文檔發(fā)送到選擇單元200A，并
33
且指示重新選擇記錄目的地和候補(bǔ)。
接下來(lái)，當(dāng)接收到電子文檔和重選指示時(shí)，與第一實(shí)施例類(lèi)似，
選擇單元200A使選擇記錄目的地時(shí)的閾值變更設(shè)定信息212中閾值 變更量(步驟S116)，并且再次選擇記錄目的地和候補(bǔ)(步驟S117)。 接下來(lái)，運(yùn)算單元20從選擇單元200A選擇的記錄目的地和候 補(bǔ)中排除存儲(chǔ)于記錄結(jié)果管理表211b的過(guò)去記錄目的地和候補(bǔ)(步 驟S118)。然后，記錄單元202A將電子文檔從該電子文檔所記錄的 記錄目的地移動(dòng)到選擇單元200A重新選擇的記錄目的地(步驟 S119)。
在步驟S114中，當(dāng)確定不執(zhí)行記錄目的地重新選擇時(shí)(步驟 S114中判斷結(jié)果為否)，記錄單元202A基于獲取的變更指示信息 來(lái)判斷是否將電子文檔的記錄目的地變更為候補(bǔ)(步驟S120)。
然后，當(dāng)記錄單元202A確定將電子文檔的記錄目的地變更為候 補(bǔ)時(shí)(步驟S120中判斷結(jié)果為是)，將電子文檔移動(dòng)到被指示為 記錄目的地的候補(bǔ)(步驟S121)。
在步驟S120中，當(dāng)確定不將電子文檔的記錄目的地變更為候補(bǔ) 時(shí)(步驟S120中判斷結(jié)果為否)，記錄單元202A判斷是否完成 對(duì)所獲取的重選指示信息和變更指示信息的處理(步驟S203)。當(dāng) 沒(méi)有完成處理時(shí)，處理返回步驟S114。但是，當(dāng)完成處理時(shí)，處理 轉(zhuǎn)入步驟S123。
接下來(lái)，記錄單元202A將步驟S117和步驟S118中的記錄目的 地和候補(bǔ)的重新選擇結(jié)果反映到記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211中。另外， 將在步驟S121中的記錄目的地變更為候補(bǔ)的變更結(jié)果增加到記錄結(jié) 果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211中(步驟S123)。然后，記錄單元202A從記錄結(jié) 果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211中刪除多余的記錄(步驟S124)。
(4)更新記錄結(jié)果屏幕
文檔處理服務(wù)器2C的生成單元201C生成其中反映了重新選擇 結(jié)果和記錄目的地到候補(bǔ)的變更結(jié)果的網(wǎng)頁(yè)信息，并且將該網(wǎng)頁(yè)信息 和從終端6A發(fā)送來(lái)的用戶(hù)信息發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5。然后，對(duì)于由
接收到的用戶(hù)信息表示的每個(gè)用戶(hù)而言，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的運(yùn)算單元都 將接收到的網(wǎng)頁(yè)信息存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5的存儲(chǔ)單元中(步驟S204)。
隨后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5將更新的網(wǎng)頁(yè)信息發(fā)送到終端6A。
接下來(lái)，如果終端6A的CPU接收到更新的網(wǎng)頁(yè)信息，那么網(wǎng) 絡(luò)瀏覽器基于網(wǎng)頁(yè)信息更新在終端6A的顯示單元上顯示記錄結(jié)果屏 幕。也就是說(shuō)，在更新的記錄結(jié)果屏幕上顯示有用戶(hù)劃上重選指示記 號(hào)1320的電子文檔的記錄目的地和候補(bǔ)的重新選擇結(jié)果。另外，對(duì) 于用戶(hù)劃上變更指示記號(hào)1330的電子文檔，還顯示有電子文檔移動(dòng) 到被指示為記錄目的地的候補(bǔ)的移動(dòng)結(jié)果。
然后，用戶(hù)進(jìn)一步在更新的記錄結(jié)果屏幕上輸入重選指示記號(hào) 1320和變更指示記號(hào)1330，從而將電子文檔記錄到的所期望的記錄 地址。
(修改記錄結(jié)果屏幕)
下面將描述對(duì)顯示在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器上的記錄結(jié)果屏幕的修改。圖 20為示出對(duì)記錄結(jié)果屏幕的修改的視圖。在圖18所示的記錄結(jié)果屏 幕13A上，通過(guò)在復(fù)選框中劃上復(fù)選標(biāo)記來(lái)執(zhí)行重選指令和變更指 令。但是，在記錄結(jié)果屏幕13B上，將超鏈接插入表示標(biāo)題、記錄 目的地或候補(bǔ)的字符串中，并且通過(guò)選擇超鏈接來(lái)執(zhí)行指令。
在記錄結(jié)果屏幕13B的上部顯示有顯示日期和時(shí)間130。在該 記錄結(jié)果屏幕13B的中部顯示有電子文檔的標(biāo)題。此外，顯示有重 選指示鏈接137A-137C(在被選時(shí)，每個(gè)鏈接都指示重新選擇相應(yīng)電 子文檔)、記錄目的地、刪除指示鏈接138A-138C (在被選時(shí)，每個(gè) 鏈接都指示刪除相應(yīng)電子文檔)和候補(bǔ)，并且還顯示有變更指示鏈接 139A-139C (在被選時(shí)，每個(gè)鏈接都指示將相應(yīng)電子文檔的記錄目的 地變更為候補(bǔ))。在該記錄結(jié)果屏幕13B的下部顯示有有效期限135。
此外，超鏈接可以插入縮略圖134A-134C，并且當(dāng)選定每個(gè)縮 略圖時(shí)，可以進(jìn)行重新選擇或者可以顯示相應(yīng)的電子文檔。另外，可 以組合使用記錄結(jié)果屏幕13A和13B、復(fù)選框和超鏈接。
此外，在記錄結(jié)果屏幕13B中，可以不提供OK按鈕136，并且
當(dāng)選擇了插入標(biāo)題的重選指示鏈接137A-137C之一時(shí)，可以將重選 指示信息發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5。另外，當(dāng)選擇了插入候補(bǔ)的變更指示 鏈接139A-139C之一時(shí)，可以將變更指示信息發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器5。
(第四實(shí)施例)
圖21為示出根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)的示意性構(gòu) 造實(shí)例的總體圖。在根據(jù)本發(fā)明第三實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1中，網(wǎng) 絡(luò)服務(wù)器5基于來(lái)自文檔處理服務(wù)器2C的記錄結(jié)果信息來(lái)生成網(wǎng)頁(yè) 信息，并且終端6A基于該網(wǎng)頁(yè)信息顯示記錄結(jié)果屏幕。但是，在根 據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1中，文檔處理服務(wù)器2D通過(guò) 電子郵件將記錄結(jié)果信息發(fā)送到終端6B，并且終端6B基于該電子 郵件顯示記錄結(jié)果郵件屏幕。
與根據(jù)本發(fā)明第一實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1類(lèi)似，根據(jù)本發(fā)明 第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)包括復(fù)合機(jī)3、文檔管理服務(wù)器4和網(wǎng)絡(luò) 10。另外，根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)還包括文檔處理 服務(wù)器2D，其用于通過(guò)電子郵件發(fā)送記錄結(jié)果信息；以及終端6B， 其基于從文檔處理服務(wù)器2D發(fā)送來(lái)的電子郵件顯示記錄結(jié)果郵件屏 幕。
(文檔處理服務(wù)器)
圖22為示出文檔處理服務(wù)器2D的示意性構(gòu)造實(shí)例的框圖。文 檔處理服務(wù)器2D包括運(yùn)算單元20，其用于控制文檔處理服務(wù)器 2D的各個(gè)單元并由例如CPU實(shí)現(xiàn)；存儲(chǔ)單元21，其用于存儲(chǔ)文檔 處理程序210D、記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211和設(shè)定信息212或各種數(shù) 據(jù)，并由例如ROM、 RAM或HDD實(shí)現(xiàn)；通信單元22，其與網(wǎng)絡(luò) 10連接以進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)送/接收，并由例如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；輸入單元 23，其用于接收輸入的數(shù)據(jù)或操作指令，并由鍵盤(pán)或鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)；以及 顯示單元24，其顯示運(yùn)算單元20的處理結(jié)果并由LCD(液晶顯示器) 實(shí)現(xiàn)。
運(yùn)算單元20根據(jù)儲(chǔ)存于存儲(chǔ)單元21的文檔處理程序210D運(yùn)
行，并且用作選擇單元200A、生成單元201D和記錄單元202A。選 擇單元200A和記錄單元202A與第一實(shí)施例中的這些單元相同，并 且將省略對(duì)其的描述。
生成單元201D生成記錄結(jié)果信息，其中該記錄結(jié)果信息包括與 將要記錄的電子文檔有關(guān)的信息和選擇單元200A選擇的記錄目的地 和候補(bǔ)的識(shí)別信息，并且該生成單元201D通過(guò)電子郵件將該記錄結(jié) 果信息發(fā)送到終端6B。
(終端)
終端6B包括CPU,其用于控制終端6B的各個(gè)單元；存儲(chǔ)單 元，其用于儲(chǔ)存程序(例如，發(fā)送/接收電子郵件的郵件收發(fā)器
(mailer))或數(shù)據(jù)，并由ROM、 RAM或HDD實(shí)現(xiàn)；通信單元， 其與網(wǎng)絡(luò)IO連接并由例如網(wǎng)絡(luò)接口卡實(shí)現(xiàn)；輸入單元，其用于接收 輸入的數(shù)據(jù)或操作指令，并由鍵盤(pán)或鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)；以及顯示單元，其基 于從文檔處理服務(wù)器2D發(fā)送來(lái)的電子郵件來(lái)顯示記錄結(jié)果屏幕并由 LCD (液晶顯示器)實(shí)現(xiàn)。
(第四實(shí)施例的操作)
接下來(lái)，將參考圖23A-圖25描述根據(jù)本發(fā)明第四實(shí)施例的文件 處理系統(tǒng)l的操作實(shí)例。這里，與第一實(shí)施例類(lèi)似，將參考圖24和 圖25的流程圖描述用戶(hù)通過(guò)復(fù)合機(jī)3讀取三個(gè)文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、 累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))并且將這些電子文件記錄到文檔管理
服務(wù)器4中的情況。
(1)選擇記錄目的地
首先，如果用戶(hù)把將要掃描的文檔放在復(fù)合機(jī)3的原稿臺(tái)上， 那么將會(huì)在顯示操作單元34上顯示用戶(hù)輸入用戶(hù)信息的認(rèn)證屏幕 (步驟S201)。
接下來(lái)，如果用戶(hù)通過(guò)顯示操作單元34在認(rèn)證屏幕上輸入用戶(hù) 信息，那么復(fù)合機(jī)3的CPU30將基于輸入的用戶(hù)信息確定是否許可
認(rèn)證。當(dāng)認(rèn)證不被許可時(shí)，在顯示操作單元34上顯示認(rèn)證不被許可
的聲明，并且處理結(jié)束。但是，當(dāng)認(rèn)證被許可時(shí)，CPU30在顯示操 作單元34上顯示地址輸入屏幕，用戶(hù)在該地址輸入屏幕上輸入記錄 結(jié)果信息將被發(fā)送到的目的地的郵件地址。
接下來(lái)，如果用戶(hù)在地址輸入屏幕上輸入郵件地址，那么CPU30 將把該郵件地址存儲(chǔ)到存儲(chǔ)單元31中(步驟S301)。此外，在地址 輸入屏幕上，可以自動(dòng)輸入經(jīng)認(rèn)證的用戶(hù)的郵件地址，或者可以輸入 目的地的先前被記錄的郵件地址。
接下來(lái)，用戶(hù)通過(guò)顯示操作單元34發(fā)出掃描指令。然后，當(dāng)接 收到掃描指令時(shí)，CPU 30通過(guò)讀取單元32的光電轉(zhuǎn)換元件讀取放在 原稿臺(tái)上的文檔，并且將存儲(chǔ)于存儲(chǔ)單元31中的地址信息與讀取的 電子文檔一起發(fā)送到文檔處理服務(wù)器2D。
接下來(lái)，如果文檔處理服務(wù)器2D的運(yùn)算單元20接收到從復(fù)合 機(jī)3發(fā)送來(lái)的電子信息和地址信息，那么選擇單元200A基于接收到 的電子文檔的圖像信息來(lái)選擇將電子文檔記錄到文檔管理服務(wù)器4 中的記錄目的地和侯補(bǔ)(步驟S102)。
接下來(lái)，記錄單元202A將電子文檔記錄到文檔管理單元4中的 與選擇單元200A選擇的記錄目的地相對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)單元中(步驟 S103)。
接下來(lái)，選擇單元200A將新記錄增加到記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù) 211的記錄結(jié)果管理表211b，其中該記錄將所選記錄目的地和候補(bǔ)存 儲(chǔ)為記錄結(jié)果信息(步驟S104)。
然后，生成單元201D通過(guò)電子郵件將記錄結(jié)果郵件(包括記錄 結(jié)果信息)發(fā)送到郵件地址，其中該郵件地址是從復(fù)合機(jī)3作為地址 信息接收到的(步驟S302)。
以此方式，對(duì)三個(gè)文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假申請(qǐng)書(shū)和撫 養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))選擇記錄目的地和候補(bǔ)，并且通過(guò)記錄結(jié)果郵件發(fā)送相應(yīng) 的記錄結(jié)果信息。
(2)顯示記錄結(jié)果郵件和發(fā)送返回郵件
用戶(hù)操作終端6B以通過(guò)輸入單元啟動(dòng)郵件收發(fā)器，從而顯示發(fā)
送到用戶(hù)郵件地址的記錄結(jié)果郵件。接下來(lái)，終端6B的CPU接收
指令并啟動(dòng)郵件收發(fā)器，以在顯示單元上顯示認(rèn)證屏幕。
接下來(lái)，如果用戶(hù)在顯示的認(rèn)證屏幕上輸入用戶(hù)信息并且認(rèn)證
成功，那么終端6B的CPU基于發(fā)送到用戶(hù)郵件地址的記錄結(jié)果郵 件來(lái)顯示記錄結(jié)果郵件屏幕。
圖23A為示出顯示在終端6B的顯示單元上的記錄結(jié)果郵件屏 幕的視圖。在記錄結(jié)果郵件屏幕14A的上部顯示有記錄結(jié)果郵件 ID 140，其用于識(shí)別記錄結(jié)果郵件并取代記錄結(jié)果表單ID;以及郵 寄日期141，其表示記錄結(jié)果郵件的郵寄日期。在該記錄結(jié)果郵件屏 幕14A的中部顯示有與三個(gè)文檔(PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積休假申請(qǐng)書(shū) 和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū))有關(guān)的記錄結(jié)果信息。在該記錄結(jié)果郵件屏幕14A 的下部顯示有有效期限145，該有效期限145表示用戶(hù)必須返回記錄 結(jié)果郵件的期限。
在記錄結(jié)果郵件屏幕14A的中部顯示有PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)、累積 休假申請(qǐng)書(shū)和撫養(yǎng)申請(qǐng)書(shū)的各個(gè)電子文檔的標(biāo)題142A-142C;與這些 電子文檔相對(duì)應(yīng)的記錄目的地143A-143C;以及候補(bǔ)144A-144C。
此外，記錄結(jié)果郵件中的記錄結(jié)果信息為記錄結(jié)果郵件的附加 數(shù)據(jù)。因而，可以添加第一實(shí)施例和第二實(shí)施例中的記錄結(jié)果表單 12A-12E，并且與第一實(shí)施例和第二實(shí)施例類(lèi)似，可以通過(guò)復(fù)合機(jī)3 打印記錄結(jié)果表單12A-12E。另外，可以在記錄結(jié)果郵件中描述URL 以顯示第三實(shí)施例中的記錄結(jié)果屏幕13A和13B,使得從URL可以 顯示記錄結(jié)果屏幕13A和13B。
如圖23A所示，可以將記錄結(jié)果郵件ID 140寫(xiě)入記錄結(jié)果郵件 (包括標(biāo)題信息和郵件正文)的郵件正文，并且顯示在記錄結(jié)果郵件 屏幕14A上。另外，可以將記錄結(jié)果郵件ID 140寫(xiě)入記錄結(jié)果郵件 的標(biāo)題信息，并且顯示在記錄結(jié)果郵件屏幕14A上。
接下來(lái)，用戶(hù)在顯示的記錄結(jié)果郵件屏幕14A上確認(rèn)記錄電子 文檔的記錄目的地143A-143C。然后，當(dāng)用戶(hù)想要將電子文檔的記錄 目的地變更為候補(bǔ)，或者當(dāng)用戶(hù)想要重新選擇電子文檔的記錄目的地
和候補(bǔ)時(shí)，他/她創(chuàng)建答復(fù)該記錄結(jié)果郵件的返回郵件。
圖23B為示出返回郵件屏幕的實(shí)例的視圖，其中該返回郵件屏
幕顯示了用戶(hù)創(chuàng)建的返回郵件。用戶(hù)編輯顯示在圖23A的記錄結(jié)果 郵件屏幕14A上的記錄結(jié)果郵件，從而創(chuàng)建返回郵件屏幕14B。與 記錄結(jié)果郵件屏幕14A類(lèi)似，在返回郵件屏幕14B上顯示有記錄結(jié) 果郵件ID 140和郵寄日期141。另外，在返回郵件屏幕14B的中部 顯示有這樣的內(nèi)容，即被編輯成重新選擇每個(gè)電子文檔的記錄目的 地或者將記錄目的地變更為候補(bǔ)的內(nèi)容。
例如，在用戶(hù)重新選擇PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)的記錄目的地和候補(bǔ)時(shí)， 刪除顯示在記錄結(jié)果郵件屏幕14A上的與PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求書(shū)相對(duì)應(yīng)的記 錄目的地143A和候補(bǔ)144A和144B，同時(shí)保留表示與PC購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求 書(shū)相對(duì)應(yīng)的標(biāo)題142A的行。另外，在用戶(hù)想要將累積休假申請(qǐng)書(shū)的 記錄目的地變更為候補(bǔ)"人事部/申請(qǐng)"時(shí)，刪除顯示在記錄結(jié)果郵 件屏幕14A上的表示與累積休假申請(qǐng)書(shū)相對(duì)應(yīng)的記錄目的地143B的 行，同時(shí)保留表示與累積休假申請(qǐng)書(shū)和表示"人事部/申請(qǐng)"的候補(bǔ) 144C相對(duì)應(yīng)的標(biāo)題142B的行。
然后，如果用戶(hù)通過(guò)終端6B的輸入單元指示將返回郵件發(fā)送到 文檔處理服務(wù)器2D，那么終端6B的CPU將該返回郵件(包括有顯 示在圖23B所示的返回郵件屏幕上的內(nèi)容)發(fā)送到文檔處理服務(wù)器 2D。
(3)反映返回郵件的內(nèi)容
如果文檔處理服務(wù)器2D的運(yùn)算單元20通過(guò)通信單元22接收到 從終端6B發(fā)送來(lái)的返回郵件(步驟S310)，那么文檔處理服務(wù)器 2D的運(yùn)算單元20分析返回郵件的內(nèi)容，并且從該返回郵件中提取記 錄結(jié)果郵件ID、標(biāo)題、記錄目的地和候補(bǔ)。然后，運(yùn)算單元20基于 提取的標(biāo)題和是否存在記錄目的地和候補(bǔ)來(lái)獲取每個(gè)電子文檔的重 選指示信息和變更指示信息(步驟S311)。
也就是說(shuō)，當(dāng)在返回郵件中僅包括電子文檔的標(biāo)題時(shí)，運(yùn)算單 元20確定指示了電子文檔的重選，并且獲取重選指示信息。另外，
當(dāng)在返回郵件中包括電子文檔的標(biāo)題和候補(bǔ)時(shí)，運(yùn)算單元20確定指 示了將電子文檔的記錄目的地變更為候補(bǔ)，并且獲取變更指示信息。
接下來(lái)，運(yùn)算單元20利用運(yùn)算單元20提取的記錄結(jié)果郵件ID 和標(biāo)題作為關(guān)鍵字，從記錄結(jié)果管理表211b中獲取記錄目的地和候 補(bǔ)(步驟S113)。
接下來(lái)，記錄單元202A基于獲取的重選指示信息來(lái)判斷是否對(duì) 每個(gè)電子文檔執(zhí)行記錄目的地重選(步驟S114)。當(dāng)確定執(zhí)行記錄 目的地重選時(shí)(步驟S114中判斷結(jié)果為是)，記錄單元202A從 電子文檔先前被記錄的記錄目的地中獲取該電子文檔(步驟S115)。 然后，記錄單元202A將該電子文檔發(fā)送到選擇單元200A，并且指 示重新選擇記錄目的地和候補(bǔ)。
接下來(lái)，當(dāng)接收到電子文檔和重選指示時(shí)，與第一實(shí)施例類(lèi)似， 選擇單元200A使選擇記錄目的地時(shí)的閾值變更設(shè)定信息212中閾值 變更量(步驟S116)，并且再次選擇記錄目的地和候補(bǔ)(步驟S117)。
接下來(lái)，運(yùn)算單元20從選擇單元200A選擇的記錄目的地和候 補(bǔ)中排除存儲(chǔ)于記錄結(jié)果管理表211b的過(guò)去記錄目的地和候補(bǔ)(步 驟S118)。然后，記錄單元202A將電子文檔從該電子文檔所記錄的 記錄目的地移動(dòng)到選擇單元200A重新選擇的記錄目的地(步驟 S119)。
在步驟S114中，當(dāng)確定不執(zhí)行記錄目的地重新選擇時(shí)(步驟 S114中判斷結(jié)果為否)，記錄單元202A基于獲取的變更指示信息 來(lái)判斷是否將電子文檔的記錄目的地變更為候補(bǔ)(步驟S120)。
然后，在記錄單元202A確定將電子文檔的記錄目的地變更為候 補(bǔ)時(shí)(步驟S120中判斷結(jié)果為是)，將電子文檔移動(dòng)到被指示為 記錄目的地的候補(bǔ)(步驟S121)。
在步驟S120中，當(dāng)確定帀將電子文檔的記錄目的地變更為候補(bǔ) 時(shí)(步驟S120中判斷結(jié)果為否)，記錄單元202A判斷是否完成 對(duì)獲取的重選指示信息和變更指示信息的處理(步驟S203)。當(dāng)沒(méi) 有完成處理時(shí)，處理返回步驟S114。但是，當(dāng)完成處理時(shí)，處理轉(zhuǎn) 入步驟S123。接下來(lái)，將步驟S117和步驟S118中的記錄目的地和候補(bǔ)的重
新選擇結(jié)果反映到記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù)211中，并且將在步驟S121 中的記錄目的地變更為候補(bǔ)的變更結(jié)果增加到記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù) 211中(步驟S123)。然后，記錄單元202A從記錄結(jié)果管理數(shù)據(jù)庫(kù) 211中刪除多余的記錄(步驟S124)。
(4)重新發(fā)送記錄結(jié)果郵件
文檔處理服務(wù)器2D的生成單元201D將包括記錄結(jié)果信息的記 錄結(jié)果郵件發(fā)送到終端6B，在該記錄結(jié)果郵件中反映了重選結(jié)果和 記錄目的地變更為候補(bǔ)的變更結(jié)果(步驟S312)。
接下來(lái)，當(dāng)接收到記錄結(jié)果郵件時(shí)，終端6B的CPU基于該記 錄結(jié)果郵件顯示記錄結(jié)果郵件屏幕。
然后，當(dāng)用戶(hù)確認(rèn)顯示的記錄結(jié)果郵件屏幕并且認(rèn)為有必要重 新選擇記錄目的地或者將記錄目的地變更為候補(bǔ)時(shí)，他/她重新創(chuàng)建 并發(fā)送返回郵件，以使電子文檔記錄到所期望的記錄地址。
(其他實(shí)施例)
本發(fā)明不限于上述實(shí)施例，而是在不脫離本發(fā)明精神的情況下 可以進(jìn)行各種修改。例如，在這些實(shí)施例中，雖然文檔處理服務(wù)器 2A-2D中每一個(gè)的選擇單元、生成單元和記錄單元都由運(yùn)算單元和文 檔處理程序?qū)崿F(xiàn)，但是這些單元中的一部分或者全部也可以通過(guò)例如 ASIC (專(zhuān)用集成電路)等硬件實(shí)現(xiàn)。
雖然根據(jù)每一個(gè)實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1都包括多個(gè)裝置，但 是在根據(jù)每一個(gè)實(shí)施例的文檔處理系統(tǒng)1包括各個(gè)單元作為一個(gè)整 體的情況下，可以自由地變更文檔處理系統(tǒng)1的結(jié)構(gòu)。例如，可以提 供具有各個(gè)單元的一個(gè)裝置，或者可以提供具有各個(gè)單元的多個(gè)裝
置，而這些裝置在各個(gè)實(shí)施例之間互不相同。
在這些實(shí)施例中使用的程序可以從記錄介質(zhì)(例如，CD-ROM) 讀取到裝置的存儲(chǔ)單元，或者可以從與網(wǎng)絡(luò)(例如，Internet)連接 的服務(wù)器下載到裝置的存儲(chǔ)單元。
在不脫離本發(fā)明精神的情況下，可以組合使用這些實(shí)施例的構(gòu) 成部分。
以上提供了對(duì)本發(fā)明示例性實(shí)施例的說(shuō)明，其目的在于舉例和 說(shuō)明。這并不意味上述實(shí)施例為窮舉的或?qū)⒈景l(fā)明局限于所公開(kāi)的確 切形式。顯然，很多變型和改變對(duì)于本領(lǐng)域的普通技術(shù)人員來(lái)說(shuō)是顯 而易見(jiàn)的。選擇和說(shuō)明上述示例性實(shí)施例旨在更好地解釋本發(fā)明的原 理及其實(shí)際應(yīng)用，從而使本領(lǐng)域的其他技術(shù)人員能夠理解本發(fā)明的各 種實(shí)施例以及適用于預(yù)期的特定應(yīng)用的各種變型。本發(fā)明的范圍由所 附權(quán)利要求書(shū)及其等同內(nèi)容限定。
權(quán)利要求
1. 一種文檔處理方法，包括基于通過(guò)讀取將要存儲(chǔ)的文檔而生成的電子文檔的圖像信息，將第一存儲(chǔ)地址選擇為所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地；將第二存儲(chǔ)地址選擇為所述電子文檔的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地；將所述電子文檔記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；生成包含與所述電子文檔、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息；允許用戶(hù)指示將所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及基于所述指示將所述電子文檔記錄到所述第二存儲(chǔ)地址。
2. 如權(quán)利要求1所述的文檔處理方法，所述方法還包括 允許用戶(hù)指示將不同于所述第一存儲(chǔ)地址和所述第二存儲(chǔ)地址的第三存儲(chǔ)地址選擇為另一候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地； 選擇所述第三存儲(chǔ)地址；以及生成包含與所述電子文檔和第三存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息。
3. —種文檔處理裝置，包括選擇單元，其基于通過(guò)讀取將要記錄的文檔而生成的電子文檔 的圖像信息，選擇第一存儲(chǔ)地址為所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地，并且 選擇第二存儲(chǔ)地址為所述電子文檔的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地；記錄單元，其將所述電子文檔記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；以及 生成單元，其生成包含與所述電子文檔、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述 存儲(chǔ)目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址，其中，在用戶(hù)指示變更所述存儲(chǔ)目的地的情況下，所述記錄單 元將所述電子文檔記錄到所述第二存儲(chǔ)地址。
4. 一種文檔處理系統(tǒng)，包括讀取單元，其讀取將要記錄的原始文檔為圖像信息； 選擇單元，其基于所述圖像信息來(lái)選擇第一存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的存儲(chǔ)目的地，并且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地；記錄單元，其將所述圖像信息記錄到所述第一存儲(chǔ)地址； 生成單元，其生成包含與所述圖像信息、第一存儲(chǔ)地址和第二 存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述 存儲(chǔ)目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及 打印單元，其將所述結(jié)果信息打印在介質(zhì)上，其中，在所述讀取單元讀取所述介質(zhì)并且在所述介質(zhì)上指示進(jìn) 行變更的情況下，所述記錄單元將所述圖像信息記錄到所述第二存儲(chǔ) 地址。
5. —種文檔處理系統(tǒng)，包括讀取單元，其讀取將要記錄的原始文檔為圖像信息； 選擇單元，其基于所述圖像信息來(lái)選擇第一存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的存儲(chǔ)目的地，并且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的候補(bǔ) 存儲(chǔ)目的地；記錄單元，其將所述圖像信息記錄到所述第一存儲(chǔ)地址； 生成單元，其生成包含與所述圖像信息、第一存儲(chǔ)地址和第二 存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述 存儲(chǔ)目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及 顯示單元，其顯示由所述生成單元生成的所述結(jié)果信息，其中，在所述顯示單元上指示進(jìn)行變更的情況下，所述記錄單 元將所述圖像信息記錄到所述第二存儲(chǔ)地址。
6. —種文檔處理系統(tǒng)，包括讀取單元，其讀取將要記錄的原始文檔為圖像信息； 選擇單元，其基于所述圖像信息來(lái)選擇第一存儲(chǔ)地址為所述圖 像信息的存儲(chǔ)目的地，并且選擇第二存儲(chǔ)地址為所述圖像信息的候補(bǔ) 存儲(chǔ)目的地；記錄單元，其將所述圖像信息記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；生成單元，其生成包含與所述圖像信息、第一存儲(chǔ)地址和第二 存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息，所述結(jié)果信息用于允許用戶(hù)將所述 存儲(chǔ)目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；發(fā)送單元，其發(fā)送包含由所述生成單元生成的結(jié)果信息的電子 郵件；以及接收單元，其接收變更指示信息，其中，所述記錄單元將所述圖像信息記錄到所述第二存儲(chǔ)地址。
全文摘要
本發(fā)明公開(kāi)了一種文檔處理方法，包括基于通過(guò)讀取將要存儲(chǔ)的文檔而生成的電子文檔的圖像信息，將第一存儲(chǔ)地址選擇為所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地；將第二存儲(chǔ)地址選擇為所述電子文檔的存儲(chǔ)目標(biāo)候補(bǔ)存儲(chǔ)目的地；將所述電子文檔記錄到所述第一存儲(chǔ)地址；生成包含與所述電子文檔、第一存儲(chǔ)地址和第二存儲(chǔ)地址有關(guān)的信息的結(jié)果信息；允許用戶(hù)指示將所述電子文檔的存儲(chǔ)目的地從所述第一存儲(chǔ)地址變更為所述第二存儲(chǔ)地址；以及基于所述指示將所述電子文檔記錄到所述第二存儲(chǔ)地址。
文檔編號(hào)H04N1/00GK101377781SQ20081009451
公開(kāi)日2009年3月4日 申請(qǐng)日期2008年4月18日 優(yōu)先權(quán)日2007年8月27日
發(fā)明者松永英樹(shù) 申請(qǐng)人:富士施樂(lè)株式會(huì)社