一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法
【專利摘要】本發(fā)明提供了一種使文件易于被標(biāo)識(shí)、區(qū)分和管理，且能極大地提高紙質(zhì)和電子文件綜合管理效率的文件管理方法，包括創(chuàng)建文件電子版和記錄文件電子版信息的文件表述表、根據(jù)文件電子版的內(nèi)容計(jì)算其特征碼并將其寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版、將特征碼轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳至文件服務(wù)器、將特征碼和二維碼打印在紙質(zhì)文件的合適位置上、用戶手持式二維碼掃描設(shè)備掃描、文件服務(wù)器根據(jù)二維碼信息尋找對(duì)應(yīng)文件電子版和文件表述表尋找對(duì)應(yīng)文件電子版等步驟。本發(fā)明可大大提高了高紙質(zhì)和電子文件綜合管理的效率。
【專利說(shuō)明】—種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]該發(fā)明屬于文件管理【技術(shù)領(lǐng)域】，具體涉及一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法。
【背景技術(shù)】
[0002]在工程設(shè)計(jì)過(guò)程中，會(huì)形成大量的設(shè)計(jì)成品文件和設(shè)計(jì)過(guò)程文件。成品文件將包括初步設(shè)計(jì)階段、施工設(shè)計(jì)階段、竣工階段的各個(gè)版本的文件。設(shè)計(jì)過(guò)程文件將包括諸如編制階段文件、校核階段文件、審核階段文件和最終版文件。將這些情況綜合考慮，一份工程文件在其整個(gè)生命周期內(nèi)可能會(huì)形成上百個(gè)版本。用戶往往通過(guò)以下特性來(lái)判斷電子文件的版本:
[0003]?文件標(biāo)題(如:數(shù)據(jù)顯示和處理系統(tǒng)說(shuō)明書(shū))
[0004]?文件編號(hào)(如:DDS-SSD-001)
[0005]?文件完成日期(如:2012年10月25日)
[0006]?文件上標(biāo)識(shí)的階段、版本(如:初步設(shè)計(jì)階段、A版)
[0007]?文件名中的其他后綴(如:20121009_校核反饋、20121025_Final)
[0008]這些特征均由用戶自行填寫(xiě)修改。如果用戶將文件的內(nèi)容作了修改，而忘記修改這些特性，會(huì)引起版本識(shí)別的困難。尤其是將文件打印成紙質(zhì)版之后，通常標(biāo)題、編碼、出版日期、階段和版本能夠與多個(gè)電子文件對(duì)應(yīng)，為紙質(zhì)文件和電子文件的綜合管理帶來(lái)了較多麻煩。因此，需要為每份文件提供一個(gè)與文件內(nèi)容相關(guān)的特征碼，并將其標(biāo)注在文件上，以便于用戶能夠快速、準(zhǔn)確地識(shí)別文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0009]本發(fā)明的目的是克服現(xiàn)有技術(shù)的不足，提供一種使文件易于被標(biāo)識(shí)、區(qū)分和管理，且能極大地提高紙質(zhì)和電子文件綜合管理效率的文件管理方法。
[0010]為了實(shí)現(xiàn)上述目的，本發(fā)明的技術(shù)方案為，一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，包括以下步驟:
[0011]步驟1，通過(guò)文件創(chuàng)建終端，創(chuàng)建文件電子版和記錄文件電子版信息的文件表述表;
[0012]步驟2，文件創(chuàng)建終端的特征碼生成模塊根據(jù)文件電子版的內(nèi)容計(jì)算其特征碼，并將其寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版；
[0013]步驟3，文件創(chuàng)建終端的二維碼生成模塊將步驟2生成的特征碼轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版；
[0014]步驟4，文件創(chuàng)建終端將包含二維碼信息的文件電子版通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳至文件服務(wù)器；
[0015]步驟5，打印設(shè)備通過(guò)網(wǎng)絡(luò)讀取寫(xiě)入二維碼的文件電子版，將特征碼和二維碼打印在紙質(zhì)文件的合適位置上；[0016]步驟6，在用戶需要紙質(zhì)文件的電子版信息時(shí)，通過(guò)手持式二維碼掃描設(shè)備掃描打印設(shè)備輸出紙質(zhì)文件上的二維碼信息，并將信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)至文件服務(wù)器；
[0017]步驟7，文件服務(wù)器根據(jù)二維碼信息尋找對(duì)應(yīng)文件電子版和文件表述表，尋找對(duì)應(yīng)文件電子版，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)顯示在計(jì)算機(jī)終端上。
[0018]所述步驟I中文件表述表包括文件電子版的文件標(biāo)題、文件編號(hào)、文件完成日期、文件版本、文件備注信息。
[0019]所述步驟2中特征碼生成模塊采用基于文件內(nèi)容的散列函數(shù)，為每份電子文件產(chǎn)生一個(gè)基于文件內(nèi)容的唯一的特征碼。
[0020]所述步驟2中特征碼生成模塊采用的散列函數(shù)為64位十六進(jìn)制數(shù)的MD5算法。
[0021]所述步驟3中，文件創(chuàng)建終端的二維碼生成模塊將文件表述表與特征碼相關(guān)聯(lián)后，一起轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版。
[0022]本發(fā)明的有益效果如下:將發(fā)明應(yīng)用于紙質(zhì)和電子文件的綜合管理，用戶只需要使用手持式二維碼掃描設(shè)備，即可迅速獲取文件的信息，并找到對(duì)應(yīng)電子文件的存儲(chǔ)位置；用戶還可以通過(guò)肉眼比對(duì)特征碼字符即可了解兩份文件的內(nèi)容是否相同，或者散落的兩頁(yè)文件是否屬于同一份文件；因此，可大大提高了高紙質(zhì)和電子文件綜合管理的效率。
【具體實(shí)施方式】
[0023]下面結(jié)合實(shí)施例對(duì)本發(fā)明進(jìn)行進(jìn)一步描述。
[0024]一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，包括以下步驟:
[0025]步驟1，通過(guò)文件創(chuàng)建終端，創(chuàng)建文件電子版和記錄文件電子版信息的文件表述表，文件表述表包括文件電子版的文件標(biāo)題、文件編號(hào)、文件完成日期、文件版本、文件備注
信息；
[0026]步驟2，文件創(chuàng)建終端的特征碼生成模塊根據(jù)文件電子版的內(nèi)容計(jì)算其特征碼，并將其寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版，特征碼用于區(qū)別不同文件，便于用戶通過(guò)肉眼比對(duì)；特征碼生成模塊采用的散列函數(shù)為64位十六進(jìn)制數(shù)的MD5算法，為每份電子文件產(chǎn)生一個(gè)基于文件內(nèi)容的唯一的特征碼。
[0027]步驟3，文件創(chuàng)建終端的二維碼生成模塊將步驟2生成的特征碼轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版；在需要時(shí)文件創(chuàng)建終端的二維碼生成模塊也可將文件表述表與特征碼相關(guān)聯(lián)后，一起轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版；
[0028]步驟4，文件創(chuàng)建終端將包含二維碼信息的文件電子版通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳至文件服務(wù)器；
[0029]步驟5，打印設(shè)備通過(guò)網(wǎng)絡(luò)讀取寫(xiě)入二維碼的文件電子版，將特征碼和二維碼打印在紙質(zhì)文件的合適位置上，比如首頁(yè)、頁(yè)眉、頁(yè)腳等位置，用戶通過(guò)肉眼比對(duì)特征碼即可區(qū)分文件；
[0030]步驟6，在用戶需要紙質(zhì)文件的電子版信息時(shí)，通過(guò)手持式二維碼掃描設(shè)備掃描打印設(shè)備輸出紙質(zhì)文件上的二維碼信息，并將信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)至文件服務(wù)器；
[0031]步驟7，文件服務(wù)器根據(jù)二維碼信息尋找對(duì)應(yīng)文件電子版和文件表述表，尋找對(duì)應(yīng)文件電子版，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)顯示在計(jì)算機(jī)終端上。
[0032]上面對(duì)本發(fā)明的實(shí)施例作了詳細(xì)說(shuō)明，上述實(shí)施方式僅為本發(fā)明的最優(yōu)實(shí)施例，但是本發(fā)明并不限于上述實(shí)施例，在本領(lǐng)域普通技術(shù)人員所具備的知識(shí)范圍內(nèi)，還可以在不脫離本發(fā)明宗旨的前提下作出各種變化。
【權(quán)利要求】
1.一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，其特征在于包括以下步驟: 步驟1，通過(guò)文件創(chuàng)建終端，創(chuàng)建文件電子版和記錄文件電子版信息的文件表述表； 步驟2，文件創(chuàng)建終端的特征碼生成模塊根據(jù)文件電子版的內(nèi)容計(jì)算其特征碼，并將其寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版； 步驟3，文件創(chuàng)建終端的二維碼生成模塊將步驟2生成的特征碼轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版； 步驟4，文件創(chuàng)建終端將包含二維碼信息的文件電子版通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳至文件服務(wù)器； 步驟5，打印設(shè)備通過(guò)網(wǎng)絡(luò)讀取寫(xiě)入二維碼的文件電子版，將特征碼和二維碼打印在紙質(zhì)文件的合適位置上； 步驟6，在用戶需要紙質(zhì)文件的電子版信息時(shí)，通過(guò)手持式二維碼掃描設(shè)備掃描打印設(shè)備輸出紙質(zhì)文件上的二維碼信息，并將信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)至文件服務(wù)器； 步驟7，文件服務(wù)器根據(jù)二維碼信息尋找對(duì)應(yīng)文件電子版和文件表述表，尋找對(duì)應(yīng)文件電子版，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)顯示在計(jì)算機(jī)終端上。
2.如權(quán)利要求1所述的一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，其特征在于步驟I中文件表述表包括文件電子版的文件標(biāo)題、文件編號(hào)、文件完成日期、文件版本、文件備注信息。
3.如權(quán)利要求1所述的一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，其特征在于步驟2中特征碼生成模塊采用基于文件內(nèi)容的散列函數(shù)，為每份電子文件產(chǎn)生一個(gè)基于文件內(nèi)容的唯一的特征碼。
4.如權(quán)利要求1所述的一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，其特征在于步驟2中特征碼生成模塊采用的散列函數(shù)為64位十六進(jìn)制數(shù)的MD5算法。
5.如權(quán)利要求1所述的一種基于特征碼的紙質(zhì)和電子文件管理方法，其特征在于步驟3中，文件創(chuàng)建終端的二維碼生成模塊將文件表述表與特征碼相關(guān)聯(lián)后，一起轉(zhuǎn)換成二維碼后寫(xiě)入對(duì)應(yīng)的文件電子版。
【文檔編號(hào)】G06Q10/06GK103927606SQ201310011915
【公開(kāi)日】2014年7月16日 申請(qǐng)日期:2013年1月14日 優(yōu)先權(quán)日:2013年1月14日
【發(fā)明者】潘嘉杰, 張東生 申請(qǐng)人:上海核工程研究設(shè)計(jì)院