專利名稱：作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備及其控制方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種作業(yè)流(workflow)寺丸行設(shè)備及其控制方 法，該作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備執(zhí)行通過組合多個步驟而形成的連續(xù)作業(yè)流。
背景技術(shù)：
存在傳統(tǒng)的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，該作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備通過組合 多個處理步驟來形成連續(xù)作業(yè)流，并在辦7>室里執(zhí)4亍該作業(yè)流。 另外，在該配置中，包含有與作業(yè)流相關(guān)的通知/處理請求/確 認(rèn)等的e-mail被自動從作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備發(fā)送至用戶(個人計算 機，PC)。通過該配置，可以通過使用e-mail容易地進(jìn)行作業(yè)流 處理，而無需在用戶PC中安裝專用作業(yè)流系統(tǒng)。旅行費用計算、 定購請求、休假申請等可作為這種作業(yè)流的例子。通過該配置，用戶使用安裝于用戶PC中的e-mail應(yīng)用軟件， 來接收來自作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的e-mail，并根據(jù)記載于e-mail正文 (main body)中的詳情來執(zhí)行作業(yè)流操作。通過這種用于作業(yè) 流的e-mail,將諸如作業(yè)流的名稱、用于指定作業(yè)流的標(biāo)識符 等的標(biāo)識符記載到e-mail的正文、主題等中。下文中所描述的技術(shù)已經(jīng)作為與作業(yè)流和e-mail相關(guān)的技 術(shù)被提出。根據(jù)該技術(shù)，通過e-mail服務(wù)器所發(fā)送的e-mail首先 被文件服務(wù)器接收，如果該e-mail是任務(wù)相關(guān)的e-mail,則向該 e-mail數(shù)據(jù)分配任務(wù)相關(guān)的序列號，并將該 e-mail數(shù)據(jù)登記在數(shù) 據(jù)庫中。還將該序列號作為字符串?dāng)?shù)據(jù)添加到e-mail標(biāo)題。另 外，當(dāng)此后發(fā)送/接收e-mail時，在文件服務(wù)器中監(jiān)測各e-mail 中所包括的消息Id ( Message-Id ),并記錄與任務(wù)有關(guān)的關(guān)聯(lián)e-mail,作為該^壬務(wù)的歷史(參見日本特開2001-084193 )。但是，上述傳統(tǒng)技術(shù)存在以下場合將出現(xiàn)的問題當(dāng)用戶 并行處理多個作業(yè)流時、當(dāng)完成一個作業(yè)流需要大量時間時等。 用戶PC上的e-mail應(yīng)用軟件接收從作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備發(fā)送的 多個e-mail。這時，可能用戶將難以根據(jù)該e-mail應(yīng)用軟件所提 供的顯示來確定這些e-mail是與哪個作業(yè)流有關(guān)的，以及相關(guān) 作業(yè)流來自(或連續(xù)來自)什么時間/日期。換而言之，為了區(qū) 分哪個作業(yè)流與所^接收到的e-mail相關(guān):i關(guān)，用戶必須Y吏用由PC 的e-mail應(yīng)用軟件所提供的搜索功能，以使用記載在e-mail的正 文等中的用于識別作業(yè)流的標(biāo)識符作為關(guān)鍵字來搜索與同 一作 業(yè)流相關(guān)的e-mail。因此，對用戶來說該配置的可用性很差。同時，e-mail應(yīng)用軟件通常包括用于基于e-mail的主題對 e-mail列表進(jìn)行排序的功能，從而可以根據(jù)主題重新排列 e-mail。但是，當(dāng)接收到大量與同 一種作業(yè)流有關(guān)的e-mail時， 難以在視覺上區(qū)分出哪些e-mail是未處理的、哪些e-mail是已經(jīng) 處理過的等。例如，即使根據(jù)主題對由于重復(fù)執(zhí)行同一作業(yè)流 而接收到的e-mail進(jìn)行排序，其結(jié)果也類似于圖7所示的結(jié)果。 在圖7中，顯示了所接收到的e-mail列表，其中，e-mail已經(jīng)按 日期順序排列。由于這個原因，例如，即使用戶已經(jīng)接收到表 示作業(yè)流已結(jié)束的e-mail,用戶也不能容易地區(qū)分出哪個作業(yè)流已結(jié)束。作為與作業(yè)流和e-mail有關(guān)的技術(shù)而提出的日本特開 2001-084193的技術(shù)，使所有來自e-mail服務(wù)器的數(shù)據(jù)首先通過 文件服務(wù)器，從而監(jiān)控并記錄各e-mail是否是任務(wù)相關(guān)的。通 過該技術(shù)，用戶發(fā)送新的e-mail,并且將其他用戶響應(yīng)于該新 的e-mail而發(fā)送/接收的e-mail作為組管理。但是，日本特開 2001 -084193的文件服務(wù)器雖然就存儲來說可以將 e-mail作為組來管理，但是它不一定能將這些e-mail作為組進(jìn)行顯示。這是 因為排序時所使用的主題等不一定是表示所談及的e-mail是一 個組的名詞。因此，雖然可以將該文件服務(wù)器技術(shù)應(yīng)用于從作 業(yè)流接收e-mail的用戶PC,但是該技術(shù)不能提高用戶PC的可用性。發(fā)明內(nèi)容本發(fā)明的 一 個方面是要消除上述傳統(tǒng)問題。本發(fā)明的另 一 方面是使已經(jīng)指示執(zhí)行作業(yè)流的用戶能夠基于在作業(yè)流的處理過程中所接收到的e-mail列表而容易地確認(rèn)作業(yè)流的扭J于處理。根據(jù)本發(fā)明的一個方面，提供一種作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，用于根據(jù)包括多個處理步驟的作業(yè)流來執(zhí)行處理，所述作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備包括e-mail發(fā)送單元，用于在作業(yè)流處理過程中，將e-mail發(fā)送 到請求執(zhí)行所述作業(yè)流的用戶所使用的裝置，其中，根據(jù)記述 有所述多個處理步驟的處理的內(nèi)容的作業(yè)流信息，來執(zhí)行所述 作業(yè)流；以及發(fā)送控制單元，用于將在所述e-mail發(fā)送單元要發(fā)送的 e-mail之前所發(fā)送的e-mail的識別信息添加到所述e-mail發(fā)送單 元要發(fā)送的所述e-mail， 并發(fā)送該e-mail,其中，所述發(fā)送控制單元將設(shè)置在先前所發(fā)送的e-mail的 消息Id中的識別信息設(shè)置在后面的e-mail的參考字段中，以使在 所述作業(yè)流處理過程中所發(fā)送的多個e-mail在用戶所使用的裝 置中以連續(xù)的方式被顯示。根據(jù)本發(fā)明的 一 個方面，提供一種作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的控制 方法，所述作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備根據(jù)包括多個處理步驟的作業(yè)流來執(zhí)行處理，所述控制方法包括以下步驟發(fā)送步驟，用于在作業(yè)流處理過程中，將e-mail發(fā)送到請 求執(zhí)行所述作業(yè)流的用戶所使用的裝置，其中，根據(jù)記述有所 述多個處理步驟的處理的內(nèi)容的作業(yè)流信息，來執(zhí)行所述作業(yè) 流；以及 '控制步驟，用于將在所述發(fā)送步驟中要發(fā)送的e-mail之前 所發(fā)送的e - m a i 1的識別信息添加到在所述發(fā)送步驟中要發(fā)送的 所述e-mail， 并發(fā)送該e-mail,其中，在所述控制步驟中，將設(shè)置在先前所發(fā)送的e-mail 的消息Id中的識別信息設(shè)置在后面的e-mail的參考字段中，以使 在所述作業(yè)流的處理過程中所發(fā)送的多個e-mail在用戶所使用 的裝置中以連續(xù)的方式被顯示。通過下面參考附圖對示例性實施例的說明，本發(fā)明的其他 特征和方面將變得顯而易見。


包含在說明書中并構(gòu)成說明書的一部分的附圖示出本發(fā)明 的實施例，并與說明書一起用于解釋本發(fā)明的原理。圖l是示出包括根據(jù)本發(fā)明的示例性實施例的作業(yè)流執(zhí)行 設(shè)備的作業(yè)流系統(tǒng)的總體配置的圖。圖2是示出用作根據(jù)本發(fā)明的實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的 圖像形成設(shè)備(多功能外圍設(shè)備或MFP)的內(nèi)部配置的圖。圖3是示出包括根據(jù)本發(fā)明的實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的 圖像形成設(shè)備的控制器的配置的框圖。圖4是示出在根據(jù)本發(fā)明的實施例的圖像形成設(shè)備中包括 的控制單元的觸摸面板上所顯示的"作業(yè)流列表"畫面的例子的 圖。圖5是示出作業(yè)流數(shù)據(jù)表的例子的圖，該作業(yè)流數(shù)據(jù)表以X M L格式寫成，并示出存儲在根據(jù)本發(fā)明的實施例的作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部中的數(shù)據(jù)的例子。圖6是示出作業(yè)流狀態(tài)表的例子的圖，該作業(yè)流狀態(tài)表存儲 在根據(jù)本發(fā)明的實施例的作業(yè)流狀態(tài)存儲部中。圖7是示出傳統(tǒng)的e-mail列表的例子的圖，其中，〃Mv傳統(tǒng)的 作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備所發(fā)送的系列e-mail根據(jù)"主題"被過濾，并被顯 示為接收e-mail列表，以在安裝在用戶PC 101中的e-mail應(yīng)用軟 件中可被容易地區(qū)分。圖8是示出e-mail列表的顯示例子的圖，其中，使用安裝在 用戶PC中的e-mail應(yīng)用軟件的線程顯示功能，顯示來自從根據(jù) 本發(fā)明實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備所發(fā)送的連續(xù)作業(yè)流的 e-mail。圖9是示出來自連續(xù)作業(yè)流(大量打印許可)的e-mail (打 印結(jié)束通知e-mail)的e-mail頭的例子的圖，該e-mail發(fā)送自才艮 據(jù)本發(fā)明實施例的作業(yè)流-執(zhí)行設(shè)備并一皮用戶PC所才妻收。圖IOA和圖IOB是示出由根據(jù)本發(fā)明實施例的圖像形成設(shè) 備所執(zhí)行的處理的流程圖。圖ll是示出用于使用在圖IOB的步驟S115中所打印的圖像 數(shù)據(jù)的封面來確認(rèn)作業(yè)流的步驟的確認(rèn)流程的流程圖。圖12是示出包括根據(jù)本發(fā)明實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的作 業(yè)流系統(tǒng)中的e-mail交換的圖。
具體實施方式
現(xiàn)在將在這里參考附圖在下面詳細(xì)說明本發(fā)明的多個實施 例。下面的實施例并不意圖限制本發(fā)明的權(quán)利要求。注意，在本示例性實施例中，假定將作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備應(yīng)用在圖像形成設(shè)備中而給出說明。但是，從作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的角 度看，圖像形成設(shè)備并非必需部件，可以使用一般的信息處理 設(shè)備(計算機)代替。在下文中將說明本示例性實施例的簡單要點。在從作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備發(fā)送到用戶PC的e-mail中進(jìn)行諸如如 下所述的設(shè)置，該作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備執(zhí)行包括多個處理步驟的作 業(yè)流。作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備將在作業(yè)流中所發(fā)送的第 一 個e-mail的 e-mail頭區(qū)域標(biāo)識符(換而言之，消息Id )設(shè)置在為了繼續(xù)同一 作業(yè)流而需要發(fā)送的e-mail的e-mail頭(參考)中。換而言之， 將通常在響應(yīng)所接收到的消息的消息中所i殳置的e-mail頭的設(shè) 置規(guī)則應(yīng)用于/人作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備所發(fā)送的e - m a i 1 。同時，已經(jīng)使用PC的e-mail應(yīng)用軟件接收到那些e-mail的用 戶PC通過e-mail應(yīng)用軟件的e-mail列表線程顯示，將所接收到的 e-mail顯示為列表。因此，從同 一作業(yè)流接收到的e-mail被e-mail 應(yīng)用軟件顯示為線程序列。換而言之，顯示e-mail,以使用戶 能夠 一 眼就識別出所接收到的e-mail與哪個作業(yè)流相關(guān)，而不 必搜索名稱、標(biāo)識符等。另外，將e-mail應(yīng)用軟件的e-mail列表 顯示為線程使用戶可以一眼就識別出作業(yè)流處理已經(jīng)進(jìn)行到什 么階段，這提高了用戶可用性。另外，在從執(zhí)行連續(xù)作業(yè)流的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備發(fā)送的 e-mail中，將表示優(yōu)先權(quán)的e-mail頭分配給為指示將要處理作業(yè) 流的最后處理步驟而發(fā)送的e-mail,在該表示優(yōu)先沖又的e-mail 頭中設(shè)置具體的優(yōu)先權(quán)值。例如，在通知用戶作業(yè)流已經(jīng)結(jié)束 的e-mail中，將表示"低"優(yōu)先權(quán)的"4"設(shè)置在X-優(yōu)先權(quán)擴(kuò)展 e-mail頭中。因此，通過PC中的e-mail應(yīng)用軟件所提供的e-mail 優(yōu)先權(quán)顯示功能，表示具體優(yōu)先權(quán)的優(yōu)先權(quán)圖標(biāo)被添加到從作業(yè)流所發(fā)送的最后的e-mail,并被顯示。這使得用戶可以基于 優(yōu)先權(quán)圖標(biāo)的有/無來容易地區(qū)分連續(xù)作業(yè)流是否完成/未完 成。結(jié)果，可進(jìn)一步提高用戶的可用性。此外，在作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備已經(jīng)被應(yīng)用在圖像形成i殳備中的 情況下，在由圖像形成設(shè)備所執(zhí)行的作業(yè)流處理的打印階段， 作業(yè)流信息被添加到打印數(shù)據(jù)，并且該添加結(jié)果被打印。更具 體地，在作業(yè)流中所發(fā)送的第 一 封e-mail的e-mail頭的標(biāo)識符 (換而言之，消息Id)、目的地e-mail地址信息等作為電子水印、 條形碼、封面數(shù)據(jù)等被添加到打印數(shù)據(jù)，并且該添加結(jié)果被打 印。已應(yīng)用了作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的圖像形成設(shè)備讀取以這種方式 打印的紙張(記錄薄片)，并且確認(rèn)打印在這張紙上的包括消息 Id標(biāo)識符、e-mail地址等的作業(yè)流信息。應(yīng)用了作業(yè)流#1行設(shè)備 的圖像形成設(shè)備因此可以在e-mail頭(參考)中設(shè)置消息Id標(biāo)識 符，并將e-mail發(fā)送到該e-mail地址。同時，已經(jīng)使用PC的e-mail應(yīng)用軟件接收到該e-mail的用戶 根據(jù)e-mail應(yīng)用軟件的e-mail列表線程顯示，將所接收到的 c-mail顯示為列表。因此，從與該e-mail相關(guān)聯(lián)的作業(yè)流發(fā)送的 e-mail被顯示在同 一 線程中。這使得能夠使用現(xiàn)有的e-mail技術(shù) 一眼就識別出所接收到的e-mail與哪個作業(yè)流相關(guān)聯(lián)。這將在 下文中詳細(xì)i兌明。圖l是示出包括根據(jù)本發(fā)明示例性實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè) 備的作業(yè)流系統(tǒng)的總體配置的圖。如圖l所示，用戶PC 101至103通過網(wǎng)絡(luò)100連接到用作作業(yè) 流執(zhí)行設(shè)備的圖像形成設(shè)備110至112。注意，用戶PC和圖像形 成設(shè)備的數(shù)量并不意圖受限于圖l所示的數(shù)量。另外，用戶PC IOI至103相互之間具有相同的配置，并且圖像形成設(shè)備110至 112相互之間也具有相同的配置。因此，在下面的說明中使用用戶PC 1 0 1和圖像形成設(shè)備1 1 0作為代表性的例子。用戶PC 101是具有用于連接到網(wǎng)絡(luò)100并與網(wǎng)絡(luò)100交換各 種數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口的通用信息處理設(shè)備(PC),并且還配備有 CPU、 ROM、 RAM、 HDD等。該用戶PC 101還包括用于發(fā)送/ 接收e-mail的通用e-mail應(yīng)用軟件、互耳關(guān)網(wǎng)瀏覽程序等。圖像形成設(shè)備110也具有用于連接到網(wǎng)絡(luò)100并與網(wǎng)絡(luò)IOO 交換各種數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口 。圖像形成設(shè)備110是以用作作業(yè)流執(zhí) 行設(shè)備的MFP (多功能外圍設(shè)備)為例的圖像形成設(shè)備。雖然 在本實施例中給出LAN (本地區(qū)域網(wǎng)，Local Area Network )作 為網(wǎng)絡(luò)100的例子，但是也可以使用諸如互聯(lián)網(wǎng)的其它網(wǎng)絡(luò)系 統(tǒng)。圖2是示出用作根據(jù)本實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的圖像形 成設(shè)備(多功能外圍設(shè)備或MFP) 110的內(nèi)部配置的圖。這里給 出的例子是具有單個感光鼓的1D彩色類型的M F P感光鼓。存在 全色MFP以及單色MFP。除色彩處理、內(nèi)部數(shù)據(jù)等以外，單色 MFP的基本結(jié)構(gòu)常常包括在全色MFP內(nèi)，因此下面的說明將主 要著重于全色MFP。圖像形成設(shè)備110配備有稍后將說明的掃描儀單元201、激 光曝光單元202、包括感光鼓的圖像形成單元203、定影單元204、 給送/輸送單元205以及用于控制上述組成部件的控制器300。掃描儀單元201將來自光源的光照射到置于稿臺玻璃 (platen glass)上的原稿上，基于反射光來光學(xué)讀耳又原稿，并 將光學(xué)圖像轉(zhuǎn)換為電信號，從而生成圖像數(shù)據(jù)。激光曝光單元 202使根據(jù)圖像數(shù)據(jù)而調(diào)制的激光束入射到以等速度旋轉(zhuǎn)的旋 轉(zhuǎn)多面鏡中，并且從該旋轉(zhuǎn)多面鏡所反射的光照射，以掃描感 光鼓感光鼓的表面。圖像形成單元203轉(zhuǎn)動感光鼓，并使用調(diào)色劑將由來自激光曝光單元202的激光所形成的潛像顯影在感光鼓的表面上，該感 光鼓已被充電器均勻地充電。然后，執(zhí)行電子照相處理，在該處理中，調(diào)色劑圖像被感光鼓和轉(zhuǎn)印鼓之間的輥隙(nip)轉(zhuǎn)印 到薄片上，從而形成圖像，并且感光鼓上未被轉(zhuǎn)印的少量調(diào)色 劑被收集。這時，薄片在預(yù)定位置圍繞轉(zhuǎn)印鼓纏繞，并且轉(zhuǎn)印 鼓轉(zhuǎn)動四圈。在該時間間隔期間，依次重復(fù)所述電子照相處理， 在分別具有紅色(M)、藍(lán)色(C)、黃色(Y)、和黑色(K)調(diào) 色劑的各顯影單元(顯影臺)之間切換。已被轉(zhuǎn)印上這四種顏 色的全色調(diào)色劑圖像的薄片離開轉(zhuǎn)印鼓，并被輸送到定影單元 204。定影單元204被配置為輥、帶等的組合，并配備有諸如鹵 素加熱器等的熱源。使用熱和壓力，定影單元204將調(diào)色劑熔化 并固定于已被圖像形成單元203轉(zhuǎn)印了調(diào)色劑圖像的薄片上。給送/輸送單元205包括至少一個諸如薄片盒或紙張抽屜的 薄片儲藏器。響應(yīng)于來自控制器300的指令，給送/輸送單元205 將一張薄片從存儲在薄片儲藏器中的多張薄片中分離出來，并 將該薄片輸送到圖像形成單元203。在要在薄片的雙面上打印圖 像的情況下，執(zhí)行控制，使已經(jīng)通過定影單元204的薄片還要再 次經(jīng)過把薄片輸送到圖像形成單元203的輸送通道?？刂破?00 執(zhí)行對圖像形成設(shè)備110的總體控制，并且還管理各組成部件或 者掃描儀單元、激光曝光單元、圖像形成單元、定影單元以及 給送/輸送單元的狀態(tài)，從而執(zhí)行控制以使整個系統(tǒng)能夠保持協(xié) 調(diào)并順利工作。注意，圖像形成設(shè)備1 IO可以是僅配備有圖像形成設(shè)備和打 印功能的SFP (單功能外圍設(shè)備)類型的圖像形成設(shè)備?？蛇x 地，圖像形成設(shè)備可以被配置為圖像形成設(shè)備和信息處理設(shè)備 (計算機)的組合。同時，在執(zhí)行不需要圖像處理的作業(yè)流的 情況下，可以將作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備配置為信息處理設(shè)備而不是圖像形成設(shè)備。可以使用任何一種配置，只要可以實現(xiàn)本實施例 中所說明的控制即可。圖3是示出包括根據(jù)本實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的圖像形成設(shè)備110的控制器300的配置的框圖。附圖標(biāo)記305、 306、 307、 3071、 3072、 308、 309、 310、 3101和3102代表組成控制器300的處理模塊。這些處理模塊包括 由C P U 3 01所扭J亍的應(yīng)用程序或作為該程序的 一 部分而運行的 模塊。附圖標(biāo)記304、 3041、 3042、 3043和3044代表數(shù)據(jù)存儲部， 數(shù)據(jù)存儲部用于存儲圖像形成設(shè)備110中的控制器300的程序和 各種數(shù)據(jù)，并包括硬盤驅(qū)動器(HDD)和具有文件系統(tǒng)或數(shù)據(jù) 庫系統(tǒng)的非易失性存儲器。可以使用預(yù)定的密鑰或者在預(yù)定的 條件下訪問存儲在數(shù)據(jù)存儲部304、 3041 、 3042、 3043和3044 中的數(shù)據(jù)。CPU 301控制圖像形成設(shè)備110的總體操作，并通過讀出存 儲在存儲器302、存儲部304等中的程序，執(zhí)行該程序，從而向 各組成部件提供指令，來實現(xiàn)掃描、打印、傳真以及其它這樣 的功能。存儲器302包括用于存儲由CPU 301所執(zhí)行的各種程序 的ROM和用于臨時儲存執(zhí)行控制等所需的數(shù)據(jù)的RAM。這里提 到的"各種程序"指的是稍后將說明的以下程序操作控制部 305、作業(yè)流#1行部306、發(fā)送控制部307、作業(yè)流e-mail發(fā)送部 307l以及作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072。"各種程序"還包括以下 程序掃描〗義控制部308、打印^/L控制部309、圖4象處理部310、 作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部3101以及作業(yè)流數(shù)據(jù)分析部3102。外部接口 303通過網(wǎng)絡(luò)與外部圖像形成設(shè)備、用戶PC等交換數(shù)據(jù)。存儲部304被配置為諸如硬盤的非易失性存儲器，并且除存 儲通過各種處理而生成的圖像數(shù)據(jù)等以外，還存儲用于各種作 業(yè)流處理中的控制信息、設(shè)置信息等。存儲部304包括作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部3041、作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042、 e-mail模板存儲部 3043以及用戶數(shù)據(jù)存儲部(用戶存儲器)3044。通過存儲器302 實現(xiàn)向存儲部304寫數(shù)據(jù)/從存儲部304讀數(shù)據(jù)。注意，可以將各 種程序存儲在存儲部304中而不是存儲器302的ROM中。另外， 存儲部304可以設(shè)置在通過外部接口 303連4妄到網(wǎng)絡(luò)100的外部 服務(wù)器設(shè)備(未示出)中。操作單元312包括由用戶操作并用于 輸入各種操作指令的觸摸面板、各種按鍵等；操作單元312還包 括顯示單元等。組成作業(yè)流的數(shù)據(jù)記錄在作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部3041中?？梢?給出以下這些作為由根據(jù)本實施例的圖 <象形成設(shè)備110所執(zhí)行 的作業(yè)流的例子裝訂打印請求、名片打印請求、文檔數(shù)字化 請求、大量打印許可申請、標(biāo)語生成請求等。用于識別作業(yè)流 的ID和顯示名稱以及作業(yè)流步驟的數(shù)量、用于識別作業(yè)流中所 包括的各步驟的ID和顯示名稱、作業(yè)流發(fā)出者的身份、諸如"接 受，，或"拒絕，，的條件分支、與在各步驟中所執(zhí)行的操作有關(guān)的細(xì) 節(jié)等存儲在作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部3 0 41中。"與在各步驟中所執(zhí)行的 操作有關(guān)的細(xì)節(jié)"指在掃描、打印、e-mail和傳真發(fā)送等時所使 用的詳細(xì)的操作設(shè)置。圖5是示出作業(yè)流數(shù)據(jù)表的例子的圖，該作業(yè)流數(shù)據(jù)表以 X M L格式寫成，示出存儲在根據(jù)本實施例的作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部 3041中的數(shù)據(jù)的例子。雖然作業(yè)流中的"大量打印許可申請"部 分以XML格式表達(dá)，但是該數(shù)據(jù)也可以是文本格式，并存儲在 相關(guān)的數(shù)據(jù)庫等中。在后面所提到的圖4中的示例性"作業(yè)流列 表，，畫面中所示出的作業(yè)流列表存儲在該作業(yè)流數(shù)據(jù)表中。"workflow，，標(biāo)簽501表示作業(yè)流的內(nèi)容。"wfid，，屬性是唯一 地定義作業(yè)流的標(biāo)識符；在該例子中，已經(jīng)分配了標(biāo)識符 "wfid—004"。 "caption，，屬性表示作業(yè)流的名稱。這里，名稱是"大量打印許可申請(MASS PRINT PERMISSION REQUEST )，，。 作為稍后將說明的圖4的作業(yè)流列表畫面中的作業(yè)流列表406中 的各作業(yè)流的開始關(guān)鍵字而顯示的名稱，取自該"caption"屬性。 "totalstep"屬性表示組成作業(yè)流的步驟的數(shù)量。圖5中所示的作 業(yè)流由三個步驟組成。"activity"標(biāo)簽502是"workflow"標(biāo)簽501的子標(biāo)簽，表示組 成作業(yè)流的各步驟的處理細(xì)節(jié)。"actid"屬性是唯 一 地識別對應(yīng) 的步驟的標(biāo)識符；在該例子中，分配了表示申請請求的標(biāo)識符 "aid—req一001"。 "role"屬性表示使得可以執(zhí)行對應(yīng)的步驟的權(quán) 限。在圖5的例子中，它被設(shè)置為"everyone"。使用該屬性基于 分配給用戶、組等的權(quán)限數(shù)據(jù)判斷該步驟是否可用，該權(quán)限數(shù) 據(jù)存儲在用戶數(shù)據(jù)存儲部3044中。用戶數(shù)據(jù)存儲部3044至少將 用戶的e-mail地址和權(quán)限數(shù)據(jù)與該用戶的標(biāo)識信息相關(guān)聯(lián)地進(jìn) 行存儲。另 一個"caption"屬性表示步驟的名稱。在圖5的例子中， 它被設(shè)置為"application" 。 "step，，屬性表示組成作業(yè)流的多個步 驟的順序。它被設(shè)置為表示第一個步驟的"l"。"action"標(biāo)簽503是"activity"標(biāo)簽502的子標(biāo)簽；"action"標(biāo) 簽503表示組成對應(yīng)的步驟的各處理的功能類型("type"屬性)， 諸如掃描、發(fā)送、打印等，并且還表示各功能類型所必要的信 息。例如，當(dāng)"type"屬性是"e-mail" ( e-mail發(fā)送)時，標(biāo)識符 "r叫uestor，，被分配給"to，，屬性，作為該e-mail的地址，并且標(biāo)識 符"certify—004"被分配給"to"屬性，作為"mailtype(郵件類型)"。 通過該"certify—004"標(biāo)識符可以引用存儲在e-mail模板存儲部 3043中的對應(yīng)的e-mail模板。為"true (真)"的"last(最后)" 屬性504表示該e-mail是從對應(yīng)的作業(yè)流要發(fā)送的最后的 e-mail。 "judge"標(biāo)簽505表示處理中的諸如是接受還是拒絕的分 支。要進(jìn)行的下 一 個行動由跟在"judge"標(biāo)簽505后面的"nextstep"屬性來表示。在圖5的例子中，記載著在獲得"accept" 時作業(yè)流應(yīng)該移動至步驟3。在處理中有兩種類型的分支當(dāng)從 多個選項中選才奪一個選項時；以及當(dāng)選4奪了多個處理并對它們 進(jìn)4亍并4于處理時。在圖5所示的"大量打印許可申請"作業(yè)流中，記載著在步 驟l中接收該申請請求，當(dāng)在步驟2中獲得"accept"時，在步驟3 中執(zhí)行打印。在各步驟中通過e-mail把權(quán)限、接受、拒絕、完 成等通知給請求源。作業(yè)流的執(zhí)行狀態(tài)存儲在作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042中。用于 識別所扭^亍的作業(yè)流作業(yè)的ID、開始時間、作業(yè)流ID、當(dāng)前狀 態(tài)(例如，"4個步驟中的第3個步驟")、所發(fā)送的e-mail的"消息 Id，，標(biāo)識符等存儲在作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042中。圖6是示出存儲在根據(jù)本實施例的作業(yè)流狀態(tài)存儲部3 0 4 2 中的作業(yè)流狀態(tài)表的例子的圖。在作業(yè)流扭j亍部306在該作業(yè)流 狀態(tài)表中進(jìn)行記錄以及更新并參考記錄的細(xì)節(jié)的情況下，該作 業(yè)流狀態(tài)表主要用于對作業(yè)流的執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行管理。在圖6中，流程作業(yè)ID 601是用于唯一地識別由作業(yè)流所執(zhí) 行的作業(yè)的標(biāo)識符(識別數(shù)據(jù))，并且在用戶開始作業(yè)流時被發(fā) 出。開始時間602保存作業(yè)流開始時的日期/時間。開始用戶ID 603保存開始作業(yè)流的用戶或組的ID。該開始用戶ID 603所保存 的標(biāo)識符是由用戶數(shù)據(jù)存儲部3044所定義的標(biāo)識符。流程ID 604是用于識別作業(yè)流的作業(yè)流標(biāo)識符。作業(yè)流執(zhí)行部306引用 在圖5的作業(yè)流數(shù)據(jù)表中所找到的"作業(yè)流"標(biāo)簽501中的"wfid" 屬性中所存儲的ID，并將該ID作為標(biāo)識符存儲在流程ID 604中。 對于由多個步驟組成的作業(yè)流，當(dāng)前步驟605保存作業(yè)流已經(jīng)處 理過的步驟的數(shù)量。例如，如果當(dāng)前步驟605的內(nèi)容是"3/5", 則這表示處理已經(jīng)進(jìn)行至由總共五個步驟(作業(yè)流數(shù)據(jù)表中的"totalstep"屬性)組成的作業(yè)流的第三個步驟(作業(yè)流數(shù)據(jù)表(圖 5)的"step"屬性)。結(jié)束狀態(tài)606表示作業(yè)流是已經(jīng)結(jié)束還是仍 然在處理中。這里，存儲表示下列含義的結(jié)束狀態(tài)作業(yè)流是 否已經(jīng)正常結(jié)束("ok")、或者是否被拒絕("ng，，)、或者作業(yè) 流是否被取消("cancel")等?？蛇x地，如果處理仍然在執(zhí)行中， 在其中就什么也不寫。消息Id 607保存在作業(yè)流中所發(fā)送的第 一封e-mail (申請確認(rèn)e-mail等)的e-mail頭的消息Id字段中所 設(shè)置的標(biāo)識符。參考608保存在作業(yè)流中所發(fā)送的第二及后續(xù) e-mail (接受確認(rèn)e-mail、結(jié)束確認(rèn)e-mail等)的e-mail頭的參考 字段中所設(shè)置的標(biāo)識符。作業(yè)數(shù)據(jù)609保存在作業(yè)流中所處理的 作業(yè)的細(xì)節(jié)。例如，在打印請求的情況下，在其中設(shè)置打印作 業(yè)參數(shù)(例如，A4尺寸、彩色、IOO份(a4/cl/100 )等)。在圖6 中，610顯示出在圖5的作業(yè)流數(shù)據(jù)表中所顯示的作業(yè)流(具有 流牙呈ID"wfid—004")的狀態(tài)。用于生成在作業(yè)流的整個執(zhí)行過程中由發(fā)送控制部307所 發(fā)送的各種e-mail的模板數(shù)據(jù)存儲在e-mail模板存儲部3043中。 可以給出申i青e-mail、才妄受e-mail、拒絕e-mail、結(jié)束e國mail、確 認(rèn)e-mail等作為這類e-mail的例子。與使用用作作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備 的圖像形成設(shè)備110的用戶有關(guān)的用戶信息記錄在用戶數(shù)據(jù)存 儲部3044中。用于識別用戶(或組)的ID、用戶名、e-mail地 址、該用戶的權(quán)限等存儲在用戶數(shù)據(jù)存儲部3044中。操作控制 部305控制配置在圖像形成設(shè)備110中的觸摸面板、按鍵輸入單 元等，并傳達(dá)由于用戶操作觸摸面板、按鍵輸入單元等而生成 的各種數(shù)據(jù)。圖4是示出"作業(yè)流列表，，畫面的例子的圖，該"作業(yè)流列表，， 畫面顯示在根據(jù)本實施例的圖像形成設(shè)備110中包括的操作單 元312的觸摸面板中，并由操作控制部305響應(yīng)于用戶所執(zhí)行的操作而控制。觸摸面板被配置為具有LCD (液晶顯示器)以及 施加于其上的透明電極的觸摸面板顯示器。觸摸面板被編程， 具有處理，這些處理用于當(dāng)代表顯示在液晶顯示器上的按鍵的 透明電極的部分被手指觸摸時進(jìn)行檢測，并顯示與指定的按鍵 相對應(yīng)的不同的^空制畫面。作業(yè)流制表4建(tab key ) 401是用戶使用其以指示控制畫面 轉(zhuǎn)換到作業(yè)流控制畫面的制表鍵。轉(zhuǎn)換鍵402是用于指示控制畫 面轉(zhuǎn)換到其它操作的制表鍵。系統(tǒng)監(jiān)控鍵403是用于顯示圖像形 成設(shè)備110的狀態(tài)、狀況等的鍵。通過使用各制表鍵401、 402 和403來進(jìn)行指示，用戶可以在相應(yīng)的操作模式之間移動。排隊 狀態(tài)鍵404是這樣的鍵用于向已經(jīng)登錄到圖像形成設(shè)備110的 用戶顯示，在存在來自其他用戶的需要被處理的作業(yè)流的情況 下，正在等待的作業(yè)流列表。當(dāng)前正在等待的作業(yè)流的數(shù)量顯 示在排隊狀態(tài)鍵404中。作業(yè)流請求鍵405是這樣的鍵用于顯 示作業(yè)流列表4 0 6 ，作業(yè)流列表4 0 6包括已經(jīng)登錄到圖像形成設(shè) 備110的用戶可以開始的作業(yè)流的列表。用于指示各種作業(yè)流的 開始的多個作業(yè)流開始鍵顯示在多個鍵項目的列表406中，該列 表406的顯示是由于用戶按下作業(yè)流請 求鍵405而導(dǎo)致的。通過 這種方式，用戶可以開始的作業(yè)流的列表顯示在作業(yè)流列表406 中。從所顯示的列表中指定一個作業(yè)流開始鍵(作業(yè)流項)，導(dǎo) 致開始所指定的作業(yè)流。在圖4所示的例子中，"裝訂打印請求"、 "名片打印請求"、"文檔數(shù)字化請求"，"大量打印許可申請，，以 及"標(biāo)語生成請求，，顯示在作業(yè)流列表406中。這里，當(dāng)指定了表 示"大量打印許可申請，，的作業(yè)流開始鍵409時，開始參考圖5和 圖6所說明的"大量打印許可申請"作業(yè)流。編輯鍵407是這樣的鍵用于編輯在出現(xiàn)在列表406中的各 作業(yè)流開始鍵中所記錄的信息，列表406是作為用戶按下作業(yè)流請求鍵405的結(jié)果而顯示的。當(dāng)用戶在按下編輯鍵407之后按下作業(yè)流開始鍵時，顯示示出與所按下的作業(yè)流開始鍵相對應(yīng)的作業(yè)流的細(xì)節(jié)的"edit(編輯)"畫面，/人而使得可以編輯各作業(yè) 流的諸如顯示名稱的所記錄的信息。確認(rèn)鍵408是這樣的鍵用 于確認(rèn)作為來自用戶的指令的結(jié)果而被執(zhí)行的作業(yè)流。當(dāng)按下 確認(rèn)鍵408時，"確認(rèn)作業(yè)流"畫面被顯示，從而使得可以基于存 儲在作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042中的數(shù)據(jù)來確認(rèn)作業(yè)流的執(zhí)行狀 態(tài)。作業(yè)流執(zhí)行部306基于來自已經(jīng)接受了用戶所執(zhí)行的操作 的操作控制部3 0 5的指令，來執(zhí)行/控制存儲在作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲 部3041中的作業(yè)流。因此，作業(yè)流執(zhí)行部306用作根據(jù)本實施例 的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的中央控制單元。作業(yè)流執(zhí)行部306在向發(fā)送 控制部307、掃描儀控制部308、打印機控制部309、圖像處理部 310等輸出指令并確定它們的執(zhí)行狀態(tài)的同時，控制作業(yè)流的執(zhí) 行，并且還對預(yù)定的例外處理的執(zhí)行進(jìn)行控制。發(fā)送控制部307基于來自已經(jīng)接受了用戶所執(zhí)行的操作的 操作控制部305的指令，來控制傳真、e-mail等的發(fā)送申請。發(fā) 送控制部307通過外部接口 303,將從存儲器302、存儲部304等 獲得的圖像數(shù)據(jù)發(fā)送到外部；相反地，發(fā)送控制部307還接收從 外部發(fā)送的圖像數(shù)據(jù)，并將該數(shù)據(jù)儲存在存儲器302、存儲部304 等中。作為用戶通過操作控制部305預(yù)先進(jìn)行設(shè)置的結(jié)果，當(dāng)圖 像形成設(shè)備110進(jìn)行指定的操作時，發(fā)送控制部307還可以自動 發(fā)送e-mail等。作業(yè)流e-mail發(fā)送部3071和作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072 是當(dāng)基于來自作業(yè)流執(zhí)行部306的指令執(zhí)行作業(yè)流時用作發(fā)送 控制部307的 一部分的發(fā)送模塊。參考作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部3041 的作業(yè)流數(shù)據(jù)表生成由作業(yè)流e-mail發(fā)送部3071和作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072所發(fā)送的e-mail,圖5示出作業(yè)流數(shù)據(jù)表的例 子。換而言之，使用在作業(yè)流數(shù)據(jù)表中的郵件類型中定義的標(biāo) 識符作為關(guān)鍵字，基于取自e-mail模板存儲部3043的模板而生 成e-mail。在基于來自作業(yè)流執(zhí)行部306的指令而執(zhí)行的整個作 業(yè)流處理中，作業(yè)流e-mail發(fā)送部3071發(fā)送與作業(yè)流處理有關(guān) 的e-mail (申請確認(rèn)e-mail等)。作為消息IM皮作業(yè) 流e-mail發(fā)送 部3071設(shè)置在e-mail的e-mail頭中的標(biāo)識符存儲在由作業(yè)流狀 態(tài)存儲部3042所保存的作業(yè)流狀態(tài)表中。換而言之，e-mail頭 中的消息ld存^諸在圖6中由流程作業(yè)ID 601所指定的記錄的消 息Id 607和參考608部分中。在圖6中由610所表示的記錄中， "wf004-350.001(^mfpl.mail.jp，，作為與圖5的作業(yè)流數(shù)據(jù)表中所 示的消息Id相對應(yīng)的e國mail的消息Id的例子而被存儲。作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072發(fā)送要在基于來自作業(yè)流執(zhí) 行部306的指令所執(zhí)行的整個作業(yè)流處理過程中要發(fā)送的與作 業(yè)流處理有關(guān)的第二封以及隨后的e-mail (接受確認(rèn)e-mail、打 印結(jié)束確認(rèn)e-mail等)。將圖6的參考608中的標(biāo)識符設(shè)置在由作 業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072所發(fā)送的e-mail的e-mail頭的參考字 段中。換而言之，設(shè)置存儲在由作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042所保存 的作業(yè)流狀態(tài)表中的流程作業(yè)ID 601所指定的記錄的參考608 部分的標(biāo)識符，并發(fā)送e-mail。將由作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部 3072作為消息Id設(shè)置在e-mail的e-mail頭中的標(biāo)識符添加到由 作業(yè)流狀態(tài)表中的流程作業(yè)ID 601所指定的參考608。圖6所示 的例子示出將被設(shè)置為第二封e-mail的消息Id的標(biāo)識符 "wf004-350.002@mfpl.mail.jp，，#f添力口到i己錄610的參考608部 分的狀態(tài)。以這樣的方式，由作業(yè)流e-mail發(fā)送部3071和作業(yè)流處理 e-mail發(fā)送部3072所發(fā)送的e-mail通過e-mail頭(消息Id和參考)而相互關(guān)聯(lián)。由同 一作業(yè)流的處理所發(fā)送的e-mail被已經(jīng)安裝 在用戶PC 101中的e-mail應(yīng)用軟件接收。因此用戶使用e-mail 列表線程顯示功能顯示所接收到的e-mail列表，e-mai 1列表線程 顯示功能是一種通常包括在e-mail應(yīng)用軟件中的功能。這樣， e-mail應(yīng)用軟件可以將從同 一流程作業(yè)所接收到的多種類型的 e-mail (申請確認(rèn)e-mail、 接受確認(rèn)e-mail、 結(jié)束確認(rèn)e-mail等) 相互關(guān)聯(lián)，并將它們作為系列顯示在線程顯示中。注意，"線程 顯示"是指用于顯示原始消息然后依次顯示對該原始消息的答 復(fù)的功能。使用線程顯示功能使e-mail應(yīng)用軟件可以依次顯示 發(fā)送自作業(yè)流中的系列處理的多個e-mail。在下文中將說明線 程顯示的結(jié)構(gòu)。在消息Id被設(shè)置在所接收到的e-mail的參考中的 情況下，e-mail應(yīng)用軟件可以顯示所接收和所發(fā)送的由作為線 程的該消息Id所指定的e-mail 。在基于來自作業(yè)流執(zhí)行部306的指令而執(zhí)行的作業(yè)流處理 過程中所發(fā)送的最后的e-mail中，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072 還在擴(kuò)展e-mail頭字段中設(shè)置表示e-mail重要性的特定優(yōu)先權(quán) 值。例如，將表示"低"重要性的值設(shè)置為X-優(yōu)先權(quán)、X-MSMail 優(yōu)先權(quán)、重要性、敏感度、優(yōu)先權(quán)等，然后發(fā)送該e-mail。為 了提供更具體的例子，設(shè)置"4"作為X-優(yōu)先權(quán)。接收到該e-mail 后，e-mail應(yīng)用軟件使用作為通用e-mail應(yīng)用軟件功能的e-mail 重要性顯示功能使得可以在視覺上確認(rèn)通過圖標(biāo)等重要性被設(shè) 置為"低，，。作為作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072的功能的 一 部分， 從作業(yè)流發(fā)送的最后的e-mail總是被設(shè)置為相同的"低"重要性。 因此，使用已經(jīng)安裝的e-mail應(yīng)用軟件，用戶很容易在視覺上 確認(rèn)作業(yè)流作業(yè)已經(jīng)結(jié)束。用作原稿讀取部件的掃描儀控制部3 0 8控制掃描儀單元2 01 的操作。更具體地，掃描儀控制部308根據(jù)來自CPU 301的指令驅(qū)動掃描儀單元201，從而讀取已經(jīng)置于稿臺玻璃上的原稿，并將所讀取的原稿的圖像數(shù)據(jù)存儲在存儲器3 0 2中。打印機控制部 309根據(jù)來自CPU 301的指令，從存儲器302、存儲部304等獲取 圖像數(shù)據(jù)，控制打印機單元的激光曝光單元202、圖像形成單元 203、定影單元204、《合送/輸送單元205等，并將圖像打印到記 錄薄片上。圖像處理部310執(zhí)行用戶通過操作控制部305所指示 的圖像處理、質(zhì)量增強處理等，分析掃描儀控制部308存儲在存 儲器302中的圖像數(shù)據(jù)，等。圖像處理部310還根據(jù)目的設(shè)備的 性能，在傳真發(fā)送過程中轉(zhuǎn)換要發(fā)送的圖像數(shù)據(jù)的分辨率、紙 張大小等。當(dāng)基于來自作業(yè)流執(zhí)行部306的指令而執(zhí)行作業(yè)流時，作業(yè) 流數(shù)據(jù)補充部3101和作業(yè)流數(shù)據(jù)分析部310 2是用作圖像處理部 310的部分的圖像處理模塊。在作業(yè)流處理過程中，當(dāng)作業(yè)流執(zhí) 行部306已經(jīng)指示打印機控制部309打印/輸出存儲在存儲器302 中的圖像數(shù)據(jù)時，作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部3101執(zhí)行諸如下文所說明 的處理。首先，作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部3101引用從作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲 部3041、作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042和用戶數(shù)據(jù)存儲部3044鏈接的 信息。然后，作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部3101生成包括諸如標(biāo)識符的作 業(yè)流信息的條形碼圖像，該標(biāo)識符包括作業(yè)流的流程ID和名 稱、流程作業(yè)ID、開始作業(yè)流的用戶的e-mail地址、所發(fā)送的 第 一 封e-mail的消息Id等。將條形碼圖像作為封面與打印輸出一 起輸出給用戶PC。在用戶希望確認(rèn)由封面所表示的作業(yè)流的狀態(tài)的情況下， 用戶按下圖4所示的作業(yè)流列表畫面中的確認(rèn)4建408。作為按下 確認(rèn)4建408的結(jié)果，顯示"確認(rèn)作業(yè)流，，畫面，并4艮據(jù)該畫面所顯 示的指令，將所打印的封面置于稿臺玻璃上，并由掃描儀單元 201進(jìn)行掃描。通過這種方式，作業(yè)流數(shù)據(jù)分析部3102從而分析基于來自作業(yè)流執(zhí)行部306的指令而由掃描4義控制部308所掃描 的條形碼圖像的圖像數(shù)據(jù)。作業(yè)流數(shù)據(jù)分析部3102獲取包含在 條形碼圖像中的作業(yè)流信息(標(biāo)識符，包括作業(yè)流的流程ID 和名稱、流程作業(yè)ID、開始作業(yè)流的用戶的e-mail地址、所發(fā) 送的第 一封e-mail的消息Id等)。通過這種方式，作業(yè)流執(zhí)行部306向操作控制部305提供指 令，從而在"確認(rèn)作業(yè)流"畫面上顯示作業(yè)流信息。接著，作業(yè) 流執(zhí)行部3 0 6通過向作業(yè)流處理e - m a i 1發(fā)送部3 0 7 2提供指令，向 開始作業(yè)流的用戶的e-mail地址發(fā)送確認(rèn)e-mail。作業(yè)流處理 e-mail發(fā)送部3 072將作業(yè)流中所發(fā)送的第 一 封e-mail的"消息Id" 標(biāo)識符設(shè)置在該e-mail的e-mail頭中的參考字l殳中。已經(jīng)接收到該e-mail的用戶PC 101的e-mail應(yīng)用軟件使用 e-mail列表線程顯示功能顯示所接收到的e-mail的列表，e-mail 列表線程顯示功 能是 通常包括在 e-mail應(yīng)用專欠件中的功能。通 過此，將作為確認(rèn)e-mail發(fā)送自同 一作業(yè)流的多種類型的e-mail (申請確i人e-mail、接受確認(rèn)e-mail、結(jié)束確i人e-mail等)顯示 為連續(xù)的線程。換而言之，用戶可以通過使用設(shè)置在已經(jīng)安裝 的e-mail應(yīng)用軟件中的系統(tǒng)，在視覺上確認(rèn)與前述封面 一起輸 出的打印結(jié)果與哪個作業(yè)流相關(guān)聯(lián)。內(nèi)部總線311將各組成部件相互連接；通過內(nèi)部總線311, 在各組成部件之間傳送圖像數(shù)據(jù)，并發(fā)送/接收指令、設(shè)置值等。雖然在本實施例中提供了關(guān)于已經(jīng)應(yīng)用了作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備 的單個圖像形成設(shè)備110的控制器300的說明，但是應(yīng)該注意的 是，多個圖像形成設(shè)備也可以協(xié)作運行，以控制一個作業(yè)流。 在這種情況下，多個圖像形成設(shè)備共享存儲部304,多個圖像形 成設(shè)備的作業(yè)流執(zhí)行部306相互協(xié)作地運行，等等，從而控制作 業(yè)流。圖7是示出傳統(tǒng)的e-mail列表的例子的圖，其中根據(jù)"主題" 過濾發(fā)送自作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的系列e-mail，并將其顯示為接收 e-mail列表，以使在安裝在用戶PC 101中的e-mail應(yīng)用軟件中可 輕易地區(qū)分它們。乂人該實施例中可以看出，^艮難一眼就確定/人作業(yè)流所^接收 到的e-mail所屬的作業(yè)流的類型和時間/日期(或連續(xù)開始的時 間/日期)。因此，不言而喻，例如，當(dāng)用戶已經(jīng)接收到由于并 行處理多個作業(yè)流而導(dǎo)致的多封e-mail時，當(dāng)完成單個作業(yè)流 需要大量時間時，等，更難以-使用e-mail應(yīng)用庫欠件將作業(yè)流與 e-mail相關(guān)聯(lián)。與此相對照，圖8是示出e-mail列表的顯示例子的圖，其中 使用安裝在用戶PC 101中的e-mail應(yīng)用軟件的線程顯示功能， 顯示發(fā)送自根據(jù)本實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的、來自連續(xù)作業(yè) 流的e-mail。為了便于說明，在此還顯示如圖7所示的同 一 系列 的e-mail。在圖8中，如附圖標(biāo)記801所表示的線程顯示所示，將發(fā)送 自作業(yè)流的e-mail與該同一作業(yè)流相關(guān)聯(lián)，并顯示。因此，很 容易在視覺上確定從作業(yè)流所接收到的e-mail所屬的作業(yè)流的 類型和時間/日期(或連續(xù)開始的時間/日期)。另外，將發(fā)送自 連續(xù)作業(yè)流的最后的e-mail顯示為具有所添加的表示固定的重 要性的標(biāo)記802。因此，用戶可以容易地判斷顯示在e-mail應(yīng)用 軟件的e-mail列表中的作業(yè)流是仍然在處理中，還是已經(jīng)結(jié)束。在圖8中，附圖標(biāo)記803所表示的細(xì)節(jié)示出貫穿整個"wfid，， 屬性為"wfid一004，，的作業(yè)流(大量打印許可)所接收到的e-mail 以時間系列的方式一起顯示，其中該作業(yè)流已經(jīng)被請求、被接 受，并且在其中所指定的打印已經(jīng)結(jié)束。另外，作業(yè)流的結(jié)構(gòu)通常分成多個分支路徑(branchespartway through )，并且以并行開始路徑處理分支。在類似這樣 的情況下，當(dāng)在安裝在用戶PC 101中的e-mail應(yīng)用軟件中將來 自這種作業(yè)流的e-mail顯示為線程時，該線程j皮顯示為線浮呈顯 示801中途分支的樹狀結(jié)構(gòu)。在這種情況下，以圖5所示的作業(yè) 流數(shù)據(jù)表中的"judge"標(biāo)簽505表示分支。然后，在圖6所示的作 業(yè)流狀態(tài)表中可以準(zhǔn)備分離的表格，在分離的表格中管理已經(jīng) 分出的作業(yè)流分支?？蛇x地，可以將分支關(guān)系項添加到作業(yè)流 狀態(tài)表中的項中，并且可以添加用于分支流程的新的記錄，該 分支關(guān)系項表示分支從中分離的原流程與分支流程之間的關(guān) 系。只要能夠管理作業(yè)流的連續(xù)性及其狀態(tài)，可以使用任何方 法。不管什么方法，在該情況下，都要保留消息Id 607項和參 考608項。因此，當(dāng)來自作業(yè)流的 e-mail在用戶PC 101的e-mail 應(yīng)用軟件中被顯示為線程時，該線程被顯示為線程中途分支的 樹狀結(jié)構(gòu)。圖9是示出來自作業(yè)流(大量打印許可)的e-mail (打印結(jié) 束通4口 e-mail)的頭的例子的圖，該 e-mail發(fā)送自才艮才居本實施例 的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備并由用戶PC 101接收。參考901是表示當(dāng)前e-mail與作業(yè)流中在當(dāng)前e-mail之前所 發(fā)送的e-mail (申i青4妄收通知e-mail ， 打印指示e畫mail)之間的 關(guān)系的e-mail頭。設(shè)置在參考901中的標(biāo)識符引用自例如圖6所 示的作業(yè)流狀態(tài)表中的參考608,并被設(shè)置。換而言之，這里， 根據(jù)圖6 ，將第二封e-mail (隨后的e-mail )中的標(biāo)識符 "wf004-350.002(gmfpl.mail.jp，，添加到第 一封e國mail的消息Id中 的標(biāo)識符"wf004-350.001@mfpl.mail.jp"。消息Id 902是唯一地識別e-mail的e-mail頭。設(shè)置在消息Id 902中的標(biāo)識符存儲在作業(yè)流狀態(tài)表的參考608中，并被接下來 所發(fā)送的e-mail的參考901所引用。這使得可以表示在本作業(yè)流中所發(fā)送的e-mail之間的關(guān)系。
X畫優(yōu)先權(quán)903是表示e-mail優(yōu)先權(quán)的擴(kuò)展e-mail頭。這里設(shè) 置表示低優(yōu)先斥又的"4"。用戶PC 101的e-mail應(yīng)用軟件參考該X-優(yōu)先權(quán)903的值并顯示優(yōu)先權(quán)圖標(biāo)。這里，因為來自作業(yè)流的最 后的e-mail總是被設(shè)置為具有相同的重要性，因此用戶可使用 所安裝的e-mail應(yīng)用軟件在視覺上確認(rèn)作業(yè)流任務(wù)已經(jīng)結(jié)束。
接著，將參考前述圖表以及圖10和11中的流程圖，來i兌明 由已經(jīng)應(yīng)用了本實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的圖像形成設(shè)備IIO 所執(zhí)行的處理。
圖IOA、 10B和ll是示出由根據(jù)本實施例的圖像形成i殳備所 執(zhí)行的處理的流程圖。注意，在執(zhí)行時，執(zhí)行這些處理的程序 存儲在存儲器302中，并在CPU301的控制下被執(zhí)行。另外，將 使用"大量打印許可申請"作為例子來說明圖IOA和IOB中的流 程圖，在該"大量打印許可申請"中，要執(zhí)行的大量打印需要申 請。但是，在說明這些流程圖之前，將參考圖12提供"大量打印 許可申請，，作業(yè)流的概要。
圖12是示出作業(yè)流系統(tǒng)中e-mail交換的圖，該作業(yè)流系統(tǒng) 包括根據(jù)本發(fā)明實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備。該處理流程使用圖5 所示的作業(yè)流數(shù)據(jù)表的細(xì)節(jié)作為例子。在圖12所示的1210至 1212中，由用戶A的PC所接收的e-mail列表等同于圖8中的803 所表示的e-mail歹ll ^ 。
(1 )在圖12的1200中，用戶A使用圖^^形成設(shè)備110中的 打印許可申請畫面將打印數(shù)據(jù)存儲在存儲箱(box)中，并申請 大量打印該打印數(shù)據(jù)的許可。結(jié)果，在1201中，圖像形成設(shè)備 110通過e-mail通知用戶A的PC,已經(jīng)存在大量打印許可的申請。 (2)在接受大量打印申請后，在1202中，圖像形成設(shè)備110 向用戶B的PC發(fā)送接受請求e-mail,用戶B是用戶A的管理者(上級)。
(3)響應(yīng)于此，在1203中，用戶B4吏用PC4妻收和確i人該申 請，并接受打印。
(4 )在1204中，圖像形成設(shè)備110向用戶A的PC發(fā)送e-mail，
許可該打印。
(5) 接著，當(dāng)用戶A指示圖像形成設(shè)備110執(zhí)行打印時， 在1205中，圖像形成設(shè)備110打印保存在存儲箱中的打印數(shù)據(jù)。
(6) 當(dāng)打印結(jié)束時，在1206中，圖像形成設(shè)備110通過 l通知用戶A和用戶B該打印已經(jīng)結(jié)束。
(7) 但是，如果用戶B使用PC接收和確認(rèn)該申請，但是不 接受打印，則在1207中，拒絕消息被傳達(dá)《會圖像形成設(shè)備110。
(8) 因此，在1208中，圖^象形成設(shè)備110通知用戶A和用 戶B的PC該申請已被拒絕(reject—004 )。
在下文中，將參考圖10A和10B的流程圖給出說明。 首先，在步驟S101中，圖像形成設(shè)備110確認(rèn)已登錄用戶A 已經(jīng)按下了通過操作單元312的觸摸面板而指定的作業(yè)流列表 406中的"大量打印許可申請"鍵409。結(jié)果，顯示大量打印許可 申請畫面，用戶A基于該畫面執(zhí)行操作，以申^青打印許可。因 此，然后作業(yè)流執(zhí)行部306按照作業(yè)流步驟，從作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲 部3041獲取"大量打印許可申請"作業(yè)流的處理細(xì)節(jié)(圖12中的 1200 )。
接著，處理進(jìn)入步驟S102,其中圖像形成設(shè)備110確認(rèn)用 戶A已經(jīng)輸入了掃描指令。然后，在掃描儀控制部308的控制下， 圖像形成設(shè)備110使用掃描儀單元201,并開始讀取原稿、基于 所讀取的原稿生成圖像數(shù)據(jù)并將圖像數(shù)據(jù)臨時存儲在存儲器 302中。之后，作業(yè)流執(zhí)行部306將圖像數(shù)據(jù)存儲在存儲部304 的圖像存儲區(qū)域(例如，"box (存儲箱)03"，如圖5中的"box,03"所示)。
然后處理進(jìn)入步驟S103 ，其中作業(yè)流^l行部306在作業(yè)流 狀態(tài)表(圖6 )中設(shè)置新的流程作業(yè)ID (在圖6的例子中為 "f—350，，)，并為該作業(yè)流作業(yè)添加新的記錄610。在此之后，處 理進(jìn)入步驟S104，其中作業(yè)流執(zhí)行部306基于用戶A登錄到系統(tǒng) 時所獲得的ID信息，從用戶數(shù)據(jù)存儲部3044獲取申請人或用戶 A的e-maili也iit 。
接著，處理進(jìn)入步驟S105，其中作業(yè)流執(zhí)行部306從圖5所 示的作業(yè)流數(shù)據(jù)表中相應(yīng)的作業(yè)流的處理(動作)標(biāo)簽，獲取 要發(fā)送的e-mail的類型(郵件類型)的標(biāo)識符(例如， "certify—004")。然后，在提供所述標(biāo)識符的同時，作業(yè)流^丸行 部306指示作業(yè)流e-mail發(fā)送部3071發(fā)送e-mail。結(jié)果，作業(yè)流 e-mail發(fā)送部3071使用該標(biāo)識符作為關(guān)鍵字，并從e-mail模板存 儲部3043獲取"申請接收通知e-mail"模板。然后，作業(yè)流e-mail 發(fā)送部3071基于所獲取的"申請接收通知e-mail"模板，生成 e畫mail消息,并將所形成的"申請接收通知e-mail"發(fā)送到用戶A 的e-mail地址(圖12中的1201)。
接著，處理進(jìn)入步驟S106，其中作業(yè)流執(zhí)行部306獲取在 步驟S105中所發(fā)送的"申請接收通知e-mail"的消息Id字段中所 設(shè)置的標(biāo)識符(例如，wf004-350.001@mfpl.mail.jp)。然后將 該標(biāo)識符設(shè)置在圖6所示的狀態(tài)表中流程作業(yè)ID為"f—350，，的記 錄610的消息Id 607和參考608中。接著，處理進(jìn)入步驟S107， 其中作業(yè)流執(zhí)行部306從存儲在用戶數(shù)據(jù)存儲部3044中的組織 信息，荻取作為A的管理者的用戶B的e-mail地址。然后處理進(jìn) 入步驟S108,其中作業(yè)流執(zhí)行部306從圖5所示的作業(yè)流數(shù)據(jù)表 中的作業(yè)流的處理(動作)標(biāo)簽("email"至"superior"),獲取 要發(fā)送的e-mail的類型(郵件類型)的標(biāo)識符(例如，"req—004")。然后，在^是供所述標(biāo)識符的同時，作業(yè)流扭J亍部306指示作業(yè)流
處理e-mail發(fā)送部3072發(fā)送e-mail。結(jié)果，作業(yè)流處理e-mail發(fā) 送部3072使用該標(biāo)識符作為關(guān)鍵字，并從e-mail模板存儲部 3043獲取"接受請求e-mail"模板。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送 部3072獲取存儲在記錄610的參考608中的標(biāo)識符 ("wf004-350.001@mfpl.mail.jp"),記錄610在圖6所示的狀態(tài) 表中具有流程作業(yè)ID"f—350"。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部 3072基于所獲取的"接受請求e-mail"模板而生成e-mail消息。作
("wf004-350.001@mfpl.mail.jp")設(shè)置在e-mail頭的參考字段 中，并將"接受請求e-mail"發(fā)送到用戶B的e-mail地址(圖12中 的1202 )。
接著，處理進(jìn)入步驟S109,其中作業(yè)流纟丸行部306獲取在 步驟S108中所發(fā)送的"接受請求e-mail"的消息Id字段中所設(shè)置 的標(biāo)識符(例如，"wf004-350.002@mfpl.mail.jp")。然后將該 標(biāo)識符添加到記錄610的參考608,記錄610具有前述的流程作業(yè) ID"f—350"(見圖6)。這時，作業(yè)流執(zhí)行部306還使當(dāng)前步驟605 從"0/3"前進(jìn)到"l/3",當(dāng)前步驟605表示當(dāng)前步驟是作業(yè)流中的 第幾個步驟。
接著，在從用戶B的PC接收到對接受請求的響應(yīng)時(圖12 中的1203 )，圖像形成設(shè)備110判斷打印申請是否已經(jīng)被接受(圖 IOB中的步驟Slll ),其中，該接受請求e-mail在步驟S108中被 發(fā)送到用戶B的PC。如果判斷為申請已經(jīng)被接受，則處理進(jìn)入 步驟S112,反之如果打印申請已經(jīng)被拒絕，則處理進(jìn)入步驟 S118。
在步驟S112中，作業(yè)流執(zhí)行部306從例如圖5所示的作業(yè)流 數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)處理(動作)標(biāo)簽，獲取要發(fā)送的e-mail的類型(郵件類型)的標(biāo)識符(例如，"permit—004")。這是因為在 圖5所示的例子中，規(guī)定當(dāng)申請被許可時處理要進(jìn)行將e-mail發(fā) 送到用戶A,如505中的判斷類型(judge type) :"ok"以及下一 步驟(nextstep) ="3，，所示。這時，作業(yè)流扭J亍部306從用戶數(shù) 據(jù)存儲部3044獲取申請者或用戶A的e-mail地址。然后，在提供 所述標(biāo)識符的同時，作業(yè)流執(zhí)行部306指示作業(yè)流處理e-mail發(fā) 送部3072發(fā)送e-mail。結(jié)果，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072使用 該標(biāo)識符作為關(guān)鍵字，并從e-mail模板存儲部3043獲取"打印指 令e-mail，，模板。然后作業(yè)流處理e-mai l發(fā)送部3072獲取存儲在 記錄610的參考608中的標(biāo)識符，在所示的作業(yè)流狀態(tài)表(圖6) 中記錄610具有流程作業(yè)ID"f—350"。換而言之，在圖6中，標(biāo)識 符wf004-350.001@mfpl.mail.jp和wf004-350.002@mfpl.mail.jp 被獲取。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072基于所獲取的"打 印指令e-mail"模板生成e-mail消息。然后作業(yè)流處理e-mail發(fā)送 部3072將從參考608獲取的標(biāo)識符設(shè)置在e-mail頭的參考字段。 換而言之，將標(biāo)識符wf004-350.001@mfpl.mail.jp和 wf004畫350.002@mfp 1 .mail.jp設(shè)置在參考字段。然后將該e-mail 作為"打印指令e-mail"發(fā)送到用戶A的地址(圖12中的1204 )。
接著，處理進(jìn)入步驟S113，其中作業(yè)流執(zhí)行部306獲取在 步驟S112中所發(fā)送的"打印指令e-mail"的消息Id字段中所設(shè)置 的標(biāo)識符(例如，"wf004-350.003@mfpl.mail.jp")。然后將其 添加到記錄610中的參考608,在作業(yè)流狀態(tài)表中記錄610具有流 程作業(yè)ID"f—350"(圖6)。作業(yè)流執(zhí)行部306還使當(dāng)前步備聚605 前進(jìn)一步，至"2/3"。
用戶A的PC的e-mail應(yīng)用軟件接收在步驟S112中所發(fā)送的 "打印指令e-mail"。結(jié)果，用戶A根據(jù)記載在該e-mail中的細(xì)節(jié) 登錄到圖像形成設(shè)備IIO，并按下圖4所示的作業(yè)流列表畫面的排隊狀態(tài)4建404。響應(yīng)于此，圖像形成設(shè)備110顯示"排隊作業(yè)確 認(rèn)畫面"，并且用戶確認(rèn)該作業(yè)流作業(yè)(f—350 )的細(xì)節(jié)。然后， 響應(yīng)于用戶A按下"排隊任務(wù)確認(rèn)畫面"的"執(zhí)行(execute)"鍵， 圖像形成設(shè)備110確認(rèn)已經(jīng)指示了關(guān)于該作業(yè)(f—350 )的打印 執(zhí)行。以這樣的方式，在步驟S114中，用戶將打印指令輸入圖 像形成設(shè)備IIO。
接著，處理進(jìn)入步驟S115,其中作業(yè)流執(zhí)行部306根據(jù)存 儲在作業(yè)流狀態(tài)表的作業(yè)信息6 0 9中的作業(yè)信息，指示打印機控 制部309打印存儲在"box 03"中的圖像數(shù)據(jù)。在打印該圖像數(shù)據(jù) 之前，作業(yè)流執(zhí)行部306以下列方式指示作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部 3101。首先，作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部3101獲取與作業(yè)流數(shù)據(jù)存儲部 3041、作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042和用戶數(shù)據(jù)存儲部3044有關(guān)的信 息。然后作業(yè)流數(shù)據(jù)補充部3101生成包括諸如標(biāo)識符的作業(yè)流 信息的條形碼圖像，所述標(biāo)識符包括作業(yè)流的流程ID和名稱、 流程作業(yè)ID、開始作業(yè)流的用戶的e-mail地址、第一封被發(fā)送 的e-mail的消息Id等。然后，當(dāng)要打印圖像數(shù)據(jù)時，作業(yè)流執(zhí)行 部306指示打印機控制部309將條形碼圖像作為封面與圖像數(shù)據(jù) 一起打印。
然后，處理進(jìn)入步驟S116,其中作業(yè)流執(zhí)行部306從圖5所 示的作業(yè)流數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)的處理(動作)標(biāo)簽，獲取要發(fā)送 的e-mail的類型(郵件類型)的標(biāo)識符(例如,"finish—004")。 另夕卜，標(biāo)識符(last="true，，)被獲取，該標(biāo)識符表示該e-mail是 作業(yè)流中的最后的e-mail。另外，作業(yè)流執(zhí)行部306從用戶數(shù)據(jù) 存儲部3044獲取申請者或用戶A以及接受者或用戶B的e-mail地 址。然后，在提供所述標(biāo)識符的同時，作業(yè)流執(zhí)行部306指示作 業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072發(fā)送最后的e-mail。因此，作業(yè)流處 理 e-mail發(fā)送邢3072使用該標(biāo)識符作為關(guān)鍵字,并從e-mail模板知e-mail"模板。然后作業(yè)流處理 e-mail發(fā)送部3072獲耳又存儲在記錄610的參考608中的標(biāo)識符( "wf004-350.001@mfpl.mail.jp" 、"wf004-350.002@mfpl.mail.jp，， 、 "wf004-350.003@mfpl.mail.jp"),在作業(yè)流狀態(tài)表中記錄610具 有流程作業(yè)ID"f—350"。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072基 于所獲取的"打印結(jié)束通知e-mail"模板生成e-mail消息。然后作 業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072將從參考608所獲取的標(biāo)識符( "wf004-350.001@mfpl.mail.jp" 、"wf004-350.002@mfpl.mail.jp" 、 "wf004-350.003@mfpl.mail.jp")設(shè)置在e-mail頭的參考字段。 另外，在被指示為該e-mail是要發(fā)送的最后的e-mail時，作業(yè)流 處理e-mail發(fā)送部3072在作為擴(kuò)展e-mail頭的X-優(yōu)先權(quán)字段中 設(shè)置表示重要性為"低"的"4"。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部 3072將所生成的"打印結(jié)束通知e-mail"發(fā)送到用戶A和B的 e-mail地址(圖12中的1206 )。接著，在步驟S117中，作業(yè)流執(zhí)行部306獲取在步驟S116 中所發(fā)送的"打印結(jié)束通知e-mail"的消息Id字段中所設(shè)置的標(biāo) 識符(例如，"wf004-350.004@mfpl.mail.jp")。然后將該標(biāo)識 符添加到記錄610中的參考608，在作業(yè)流狀態(tài)表中記錄610具有 流程作業(yè)ID"f—350"。作業(yè)流執(zhí)行部306還將表示步驟順序的當(dāng) 前步驟605的值移動一步到"3/3",并在結(jié)束狀態(tài)606中設(shè)置表示 該流程已經(jīng)正常結(jié)束的"ok"。由用戶A所指示的作業(yè)流處理就 以這才羊的方式結(jié)束。但是，如果在步驟S111中沒有獲得打印接受(圖12中的 1207 ),則處理進(jìn)入步驟S118。在該步驟中，作業(yè)流執(zhí)行部306 獲取如圖5所示的作業(yè)流數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)的處理(動作)標(biāo)簽的判斷類型(judge type) ^'ng"所示的要發(fā)送的e-mail的類型(郵 件類型)的標(biāo)識符(例如，"reject—004")。另夕卜，表示該e-mail 是作業(yè)流中的最后的e-mail的(last="true")被獲取。作業(yè)流執(zhí) 行部306還從用戶數(shù)據(jù)存儲部3044中獲取作為申請者的用戶A 和作為管理者的用戶B(拒絕打印的用戶)的e-mail地址。然后， 在提供如前所述所荻得的標(biāo)識符的同時，作業(yè)流執(zhí)行部3 0 6指示 作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072發(fā)送最后的e-mail 。因此，作業(yè)流 處理e-mail發(fā)送部3072使用該標(biāo)識符作為關(guān)鍵字，并從e-mail 模板存儲部3043獲取"申請拒絕e-mail"模板。然后作業(yè)流處理 e-mail發(fā)送部3072獲取存儲在記錄610的參考608中的標(biāo)識符 ( "wf004-350.001@mfpl.mail.jp" 、"wf004-350.002@mfpl.mail.jp"),在作業(yè)流狀態(tài)表中記錄610具 有流程作業(yè)ID"f—350"。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部3072基 于所獲取的"申請拒絕e-mail"模板生成e-mail消息。然后，將從 參考608所獲取的標(biāo)識符("wf004-350.001@mfpl.mail.jp"、 "wf004-350.002@mfpl.mail.jp")設(shè)置在e-mail頭的參考字段。 另外，在被指示為該e-mail是要發(fā)送的最后的e-mail時，作業(yè)流 處理e-mail發(fā)送部3072在作為擴(kuò)展e-mail頭的X-優(yōu)先權(quán)字段中 設(shè)置表示重要性為"低"的"4"。然后，作業(yè)流處理e-mail發(fā)送部 3072將所生成的"申請拒絕e-mail"發(fā)送到用戶A和B (圖12中的 1208 )。接著，處理進(jìn)入步驟S119,其中作業(yè)流執(zhí)行部306獲取在 步驟S118中所發(fā)送的"申請拒絕e-mail"的消息Id字段中所設(shè)置 的標(biāo)識符("wf004-350.003@mfpl.mail.jp")。然后將該標(biāo)識符 添加到記錄610中的參考608,在作業(yè)流狀態(tài)表中記錄610具有流 程作業(yè)ID"f—350"。然后作業(yè)流執(zhí)行部306將當(dāng)前步驟605的編號 移動一步至"3/3",并在結(jié)束狀態(tài)606中設(shè)置表示拒絕的"ng"。打印被拒絕的情況下的處理就以這樣的方式結(jié)束。通過這種方式，在本實施例中，當(dāng)執(zhí)行用于申請打印許可 的連續(xù)作業(yè)流時，將發(fā)送到提出該申請的用戶A和作為管理者的用戶B的多個e-mail的e-mail頭(消息Id、參考)相互關(guān)聯(lián)。 然后用戶A和B使用已經(jīng)安裝在他們各自的PC中的e-mail應(yīng)用 軟件，來將所接收到的多個e-mail顯示為線程顯示，這是所述 e-mail應(yīng)用軟件的一4殳功能。因此，如例如圖8所示，有關(guān)的 e-mail一皮相互關(guān)耳關(guān)并顯示。另外，在本實施例中，將表示"低"重要性的值設(shè)置在發(fā)送 到用戶A和B的最后的e-mail的擴(kuò)展e-mail頭(X-優(yōu)先權(quán))中。 因此，表示指定重要性為"低，，的標(biāo)記(圖標(biāo))4皮添加到該最后 的e-mail,并顯示在安裝在用戶的PC中的e-mail應(yīng)用軟件中。通 過此，各用戶可以一眼就確認(rèn)連續(xù)作業(yè)流已經(jīng)結(jié)束。圖ll是示出用于使用在圖IOB的步驟S115中所打印的圖像 數(shù)據(jù)的封面來確認(rèn)作業(yè)流的步驟的確認(rèn)流程的流程圖。首先，用戶A登錄到已經(jīng)應(yīng)用了本實施例的作業(yè)流執(zhí)行設(shè) 備的圖像形成設(shè)備110。其后，用戶A按下圖4中作為例子的作 業(yè)流列表畫面中的確認(rèn)4建408,該畫面顯示在才喿作單元312的觸 摸面板部中。因此，在步驟S201中，圖像形成設(shè)備110顯示"作 業(yè)流確認(rèn)，，畫面，并開始確認(rèn)處理。然后，用戶A根據(jù)顯示在"作 業(yè)流確認(rèn)，，畫面中的畫面指令，將封面置于稿臺玻璃上，并指示 讀取該原稿。結(jié)果，處理進(jìn)入步驟S202,其中當(dāng)接收到來自作 業(yè)流執(zhí)行部306的指令時，掃描儀控制部308讀取由用戶A置于 稿臺玻璃上的封面。將從封面所讀取的圖像數(shù)據(jù)存儲在存儲器 302中。然后處理進(jìn)入步驟S203,其中當(dāng)接收到來自作業(yè)流執(zhí)行部 306的指令時，作業(yè)流數(shù)據(jù)分析部3102從在步驟S202中所讀取的圖像數(shù)據(jù)獲取打印在封面上的條形碼中所包含的作業(yè)流信 息。作業(yè)流信息包^舌以下標(biāo)識符作業(yè)流的流禾呈ID和名稱、流程作業(yè)ID、開始作業(yè)流的用戶的e-mail地址、第一封被發(fā)送的 e-mail的消息Id等。接著，處理進(jìn)入步驟S204，其中作業(yè)流才丸行部3064吏用在 步驟S 2 0 3中所獲取的作業(yè)流信息作為關(guān)鍵字，并從作業(yè)流數(shù)據(jù) 存儲部3041和作業(yè)流狀態(tài)存儲部3042獲取信息。然后，基于所 獲取的信息，作業(yè)流執(zhí)行部306向操作控制部305提供指令，從 而在"作業(yè)流確認(rèn)，，畫面中顯示作業(yè)流的細(xì)節(jié)和處理狀態(tài)。用戶 A可以使用"作業(yè)流確認(rèn)，，畫面來確認(rèn)作業(yè)流的細(xì)節(jié)和處理狀 態(tài)。然后，處理進(jìn)入步驟S205,其中作業(yè)流扭J亍部306向作業(yè) 流處理e-mail發(fā)送部3072提供指令，以將記載有該作業(yè)流信息 的"確認(rèn)，，e-mail發(fā)送到在步驟S203中所獲取的e-mail地址(用戶 A的e-mail地址)。該"確認(rèn)"e-mail被發(fā)送時具有設(shè)置在e-mail頭 的參考字段中的消息Id標(biāo)識符(wf004國350,001@mfpl.mail.jp ), 該標(biāo)識符是在步驟S203中獲取的。諸如如圖8所示，通過以這樣的方式將e-mail頭相互關(guān)if關(guān)， 可以使用用戶A的PC的e-mail應(yīng)用軟件中的線程顯示，來顯示 e-mail列表。還可以并入"確認(rèn)"e-mail,并顯示在包括從作業(yè)流 所接收的e-mail的同 一線程中。因此，用戶A可以了解并從視覺 上確認(rèn)與"確認(rèn)"e-mail相對應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)是與哪個作業(yè)流相關(guān)。其它實施例也可以通過直接或遠(yuǎn)程地向系統(tǒng)或裝置提供實現(xiàn)上述實施 例的功能的軟件程序，來實現(xiàn)本發(fā)明，從而該系統(tǒng)或裝置中的 計算機讀出并執(zhí)行所提供的程序。在這種情況下，其格式不必是程序，只要具有程序的功能即可。因此，安裝于計算機中以通過計算機實現(xiàn)本發(fā)明的功能處 理的程序代碼本身也可以實現(xiàn)本發(fā)明。換而言之，用于實現(xiàn)本 發(fā)明的功能處理的計算機程序本身也包括在本發(fā)明權(quán)利要求的 范圍內(nèi)。在這種情況下，程序可以是任何形式，并且可以使用 目標(biāo)代碼、通過解釋程序而執(zhí)行的程序、提供給OS的腳本數(shù)據(jù) 等，只要具有程序的功能即可?？梢允褂酶鞣N存儲介質(zhì)均來提供程序。其中的例子包括軟(Floppy )盤、硬盤、光盤、磁光盤、MO、 CD-ROM、 CD-R、 CD-RW、磁帶、非易失性存儲卡、ROM、 DVD(DVD-ROM、 DVD-R )等?？蛇x地，可以給出提供程序的其它方法使用客戶端計算 機的瀏覽器與互聯(lián)網(wǎng)主頁連接，并將本發(fā)明的計算機程序下載 至諸如硬盤的存儲介質(zhì)。在這種情況下，所下載的項可以是本 發(fā)明的計算機程序本身或者是包括自動安裝功能的壓縮文件。 另外，通過將構(gòu)成本發(fā)明程序的程序代碼分為多個文件并從不 同主頁下載每個文件，可以實現(xiàn)該方法。換而言之，允許多個 用戶通過計算機下載用于實現(xiàn)本發(fā)明的功能處理的程序文件的 WWW服務(wù)器，也包含在本發(fā)明權(quán)利要求范圍內(nèi)。另外，本發(fā)明的程序可被加密、存儲在諸如CD-ROM等的 存儲介質(zhì)中，并分發(fā)給用戶。在這種情況下，允許滿足預(yù)定條 件的用戶通過互聯(lián)網(wǎng)從主頁上下載去除密碼的密鑰信息，使用 密鑰信息將該程序解密成可執(zhí)行的格式，并在計算機上安裝該 程序。除了通過執(zhí)行所讀出的程序來實現(xiàn)前述實施例的功能的計 算機以外，本實施例的功能還可通過其他形式實現(xiàn)。例如，運 行在計算機上的OS等基于來自程序的指令，可以執(zhí)行部分或全 部實際處理，通過該處理可以實現(xiàn)前述實施例的功能。另外，可以將從存儲介質(zhì)中所讀出的程序?qū)懭肱渲迷诎惭b 在計算機中的功能擴(kuò)展板中的或連接到計算機的功能擴(kuò)單元中的存儲器上。在這種情況下，在將程序?qū)懭牍δ軘U(kuò)展板、功能 擴(kuò)單元等以后，配置在功能擴(kuò)展板、功能擴(kuò)單元等中的CPU等 基于來自程序的指令，執(zhí)行部分或全部的實際處理，通過該處 理可以實現(xiàn)前述實施例的功能。雖然已經(jīng)參考示例性實施例對本發(fā)明作了說明，但是，應(yīng) 當(dāng)理解為，本發(fā)明并不限于所公開的示例性實施例。所附權(quán)利 要求的范圍符合最寬的解釋，以包括所有的修改、等同結(jié)構(gòu)和 功能。
權(quán)利要求
1. 一種作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，用于根據(jù)包括多個處理步驟的作業(yè)流來執(zhí)行處理，所述作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備包括e-mail發(fā)送單元，用于在作業(yè)流處理過程中，將e-mail發(fā)送到請求執(zhí)行所述作業(yè)流的用戶所使用的裝置，其中，根據(jù)記述有所述多個處理步驟的處理的內(nèi)容的作業(yè)流信息，來執(zhí)行所述作業(yè)流；以及發(fā)送控制單元，用于將在所述e-mail發(fā)送單元要發(fā)送的e-mail之前所發(fā)送的e-mail的識別信息添加到所述e-mail發(fā)送單元要發(fā)送的所述e-mail，并發(fā)送該e-mail，其中，所述發(fā)送控制單元將設(shè)置在先前所發(fā)送的e-mail的消息Id中的識別信息設(shè)置在后面的e-mail的參考字段中，以使在所述作業(yè)流處理過程中所發(fā)送的多個e-mail在用戶所使用的裝置中以連續(xù)的方式被顯示。
2. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，其特征在于， 還包括打印單元，用于在記錄薄片上打印；以及 原稿讀取單元，用于讀取薄片，并獲取與該薄片相對應(yīng)的 圖像數(shù)據(jù)，其中，所述打印單元在所述作業(yè)流處理過程中，將所述識 別信息打印到記錄薄片上，所述原稿讀取單元讀取已經(jīng)打印有 所述識別信息的記錄薄片，并識別所述識別信息，所述發(fā)送控 制單元將所識另'J出的所述識別信息添加到e-mail, 并發(fā)送該 e-mail。
3. 根據(jù)權(quán)利要求1或2所述的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，其特征在于， 所述發(fā)送控制單元將如下信息添加到在所述作業(yè)流處理的最后 處理步驟中所發(fā)送的最后的e-mail，所述信息使得能夠?qū)⒃?e-mail識另ll為最后的e-mail。
4. 根據(jù)權(quán)利要求3所述的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，其特征在于， 所述發(fā)送控制單元將X-優(yōu)先權(quán)頭、X-MSMail-優(yōu)先權(quán)頭、重要 性頭、敏感度頭和優(yōu)先權(quán)頭之 一 設(shè)置在所述最后的e-mail的 e-mail頭區(qū)域中，并在所述最后的e-mail中i殳置表示為該頭而定 義的特定優(yōu)先權(quán)的值。
5. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，其特征在于， 還包括用戶數(shù)據(jù)存儲單元，所述用戶數(shù)據(jù)存儲單元用于至少將 用戶的e-mail地址和權(quán)限數(shù)據(jù)與所述用戶的識別信息相關(guān)聯(lián)地 進(jìn)行存儲，其中，所述e-mail發(fā)送單元參考所述用戶數(shù)據(jù)存儲單元， 并將e-mail發(fā)送到請求所述作業(yè)流的執(zhí)行的用戶的e-mail地址。
6. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備，其特征在于， 還包括e-mail生成單元，所述e-mail生成單元用于生成要被所述 e-mail發(fā)送單元發(fā)送的e-mail，其中，所述e-mail生成單元根據(jù)在記述有與所述處理結(jié)束 處的步驟有關(guān)的信息的所述作業(yè)流信息中所設(shè)置的各處理步驟 的處理的結(jié)束，來生成e-mail。
7. —種作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備的控制方法，所述作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備 根據(jù)包括多個處理步驟的作業(yè)流來執(zhí)行處理，所述控制方法包 括以下步驟發(fā)送步驟，用于在作業(yè)流處理過程中，將e-mail發(fā)送到請 求執(zhí)行所述作業(yè)流的用戶所使用的裝置，其中，根據(jù)記述有所 述多個處理步驟的處理的內(nèi)容的作業(yè)流信息，來執(zhí)行所述作業(yè) 流；以及控制步驟，用于將在所述發(fā)送步驟中要發(fā)送的e-mail之前 所發(fā)送的e-mail的識別信息添加到在所述發(fā)送步驟中要發(fā)送的 所述e-mail， 并發(fā)送該e-mail，其中，在所述控制步驟中，將設(shè)置在先前所發(fā)送的e-mail 的消息Id中的識別信息設(shè)置在后面的e-mail的參考字段中，以使 在所述作業(yè)流的處理過程中所發(fā)送的多個e-mail在用戶所使用 的裝置中以連續(xù)的方式被顯示。
8. 根據(jù)權(quán)利要求7所述的控制方法，其特征在于，還包括 打印步驟，用于在記錄薄片上打?。灰约白x取步驟，用于讀取薄片，并獲取與該薄片相對應(yīng)的圖像 數(shù)據(jù)，其中，在所述打印步驟中，在所述作業(yè)流處理過程中，將 所述識別信息打印到記錄薄片上，在所述讀取步驟中，讀取已 經(jīng)打印有所述識別信息的記錄薄片，并識別所述識別信息，在 所述控制步驟中，將所識別出的所述識別信息添加到e-mail, 并發(fā)送該e-mail。
9. 根據(jù)權(quán)利要求7或8所述的控制方法，其特征在于，在所 述控制步驟中，將如下信息添加到在所述作業(yè)流處理的最后處 理步驟中所發(fā)送的最后的e-mail,所述信息使得能夠?qū)⒃揺-mail 識別為最后的e-mail。
10. 根據(jù)權(quán)利要求9所述的控制方法，其特征在于，在所述 控制步驟中，將X-優(yōu)先權(quán)頭、X-MSMail-優(yōu)先權(quán)頭、重要性頭、 敏感度頭和優(yōu)先4又頭之 一 設(shè)置在所述最后的e-mail的e-mail頭 區(qū)域中，并在所述最后的e-mail中設(shè)置表示為該頭而定義的特 定優(yōu)先權(quán)的值。
11. 根據(jù)權(quán)利要求7所述的控制方法，其特征在于，還包括 存儲步驟，所述存儲步驟用于將至少用戶的e-mail地址和權(quán)限 數(shù)據(jù)與所述用戶的識別信息相關(guān)聯(lián)地進(jìn)行存儲，其中，在所述發(fā)送步驟中，參考在所述存儲步驟中所存儲 的信息，并將e-mail發(fā)送到請求所述作業(yè)流的執(zhí)行的用戶的e-mail地址。
12.根據(jù)權(quán)利要求7所述的控制方法，其特征在于，還包括 生成步驟，所述生成步驟用于生成在所述發(fā)送步驟中要被發(fā)送 的e-mail,其中，在所述生成步驟中，根據(jù)在記述有與所述處理結(jié)束 處的步驟有關(guān)的信息的所述作業(yè)流信息中所設(shè)置的各處理步驟 的處理的結(jié)束，來生成e-mail。
全文摘要
本發(fā)明公開了一種作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備及其控制方法，所述作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備根據(jù)作業(yè)流執(zhí)行處理，該作業(yè)流執(zhí)行設(shè)備包括作業(yè)流信息存儲部，用于存儲說明該作業(yè)流的作業(yè)流信息；發(fā)送控制部，用于根據(jù)所存儲的作業(yè)流信息，將作業(yè)流的處理過程中的e-mail發(fā)送到請求該作業(yè)流的用戶；以及作業(yè)流執(zhí)行部，用于將在發(fā)送控制部所發(fā)送的所述e-mail之前被發(fā)送的e-mail的識別信息添加到所述e-mail，并發(fā)送該e-mail。
文檔編號G06Q10/00GK101282398SQ200810089908
公開日2008年10月8日 申請日期2008年4月3日 優(yōu)先權(quán)日2007年4月5日
發(fā)明者的場達(dá)夫 申請人:佳能株式會社