一種智能公章及使用管理系統(tǒng)的制作方法
【專利摘要】本發(fā)明公開了一種智能化公章結構化方案及公章蓋章自動記錄、跟蹤管理的成套軟件系統(tǒng)(簡稱智能公章),目的是為了幫助企事業(yè)單位方便使用公章、規(guī)范蓋章過程,確保每次公章蓋章都有客觀真實的記錄。事前通過項目管理申請,登陸項目名稱及項目責任人,事中可以控制未授權人無法打開印章進行蓋章,事后可以隨時查閱蓋章記錄,確認和評價蓋章的合法性。智能公章能自動記錄蓋章次數(shù)、蓋章人、蓋章日期、蓋章時間、和蓋章后的文檔照片等信息,可以定期或?qū)崟r上傳數(shù)據(jù)到服務器電腦,蓋章過程數(shù)據(jù)記錄真實客觀,能有效抑制公章的非受控使用,同時還可以發(fā)送信息給手機,還可以方便鑒別公章真假,還可以起到定位作用,以防公章遺失和跟蹤管理。
【專利說明】一種智能公章及使用管理系統(tǒng)
【技術領域】
[0001]任何企事業(yè)單位都離不開與其他單位從事業(yè)務往來,對于復雜而重要、需要數(shù)個單位相互協(xié)作、相互配合、并嚴格履行各自的分擔職責的情況下,協(xié)作雙方或多方就會簽訂協(xié)議(也稱為合同),協(xié)議的最終生效以雙方在協(xié)議文檔上蓋公章為依據(jù),本專利涉及公章的蓋章【技術領域】。
【背景技術】
[0002]各企事業(yè)單位的公章必須由公安部門授權的制定單位才能制作,公章制作完成后,還須要在工商管理部門進行備案,作為企事業(yè)單位的法人身份標志?,F(xiàn)狀公章由實心特定材料制作,多數(shù)為高級塑料、鋁合金、銅合金等,只有簡單的物理特性,沒有電子化、智能化的特征。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,企事業(yè)單位數(shù)量急劇增長,各單位有關公章管理方面發(fā)生的問題也越來越多,假公章、假證明、以及冒用公章的現(xiàn)象給國家、企事業(yè)單位帶來了不少的麻煩和經(jīng)濟損失。究其發(fā)生的根源,還是現(xiàn)狀公章的使用和管理通過人力很難做到非常規(guī)范,公章一旦拿出保險柜,就無法得到控制,什么時候蓋了印、蓋了幾次、蓋到什么地方了、甚至是誰蓋的都說不清,記不明。
[0003]本發(fā)明專利出現(xiàn)以前,企事業(yè)單位公章管理一般現(xiàn)狀:
[0004]1.小單位一般是老板親自管理,大單位由行政部領導保管,通常放入保險柜上鎖
[0005]2.因業(yè)務需要對外出具證明,簽訂合同時,由項目負責人準備好文件資料,填寫蓋章申請
[0006]3.蓋章后,公章管理者對蓋章情況進行登記管理,記錄蓋章項目、項目責任人、蓋章時間
[0007]4.項目履行中需要修訂、增加時,按流程重新進行申請蓋章
[0008]5.如果項目需要在外地簽訂蓋章,則基本都是公章管理者親自參與,一般不會將公章交給普通項目負責人帶出
[0009]現(xiàn)狀的困難點:
[0010]只有蓋章者對公章的使用負責,并對每次蓋章進行記錄并上交記錄、進行保存,方便追溯,才是合理使用公章的唯一正確的方法,由于該項工作比較繁瑣,幾乎沒有哪家企事業(yè)單位較好地完成了公章使用記錄,更談不上及時記錄和真實記錄
[0011]改善公章濫用的一般方案:
[0012]目前改善管理印章濫用的普遍方案主要是從印章的真假方面進行區(qū)別,例如采用印章的中心五角星做成空心,換成企業(yè)特有的標示,例如指紋、復雜的圖案等,使得假公章的制作比較困難。這種方案在一定程度上可以遏止部分假章的濫竽充數(shù)現(xiàn)象,但給企業(yè)帶來巨大風險的真公章的非法使用卻沒有任何改善。
[0013]本
【發(fā)明內(nèi)容】
[0014]為了幫助企事業(yè)單位方便使用公章、規(guī)范蓋章過程,使公章使用既方便,又能有效杜絕印章的非預期使用,事后能夠有據(jù)可查,本發(fā)明公開了一種智能化公章及使用管理系統(tǒng),能自動記錄蓋章人、蓋章次數(shù)、蓋章日期、蓋章時間、和蓋章后的文檔照片等信息,能將蓋章記錄上傳給電腦數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),保留蓋章記錄,可以有效解決目前公章被盜用、公章真假難辨的問題。同時,還具備GPS定位功能,以防公章遺失利跟蹤管理,使用本發(fā)明專利后,企事業(yè)單位公章管理方法如下:
[0015]1.企事業(yè)單位產(chǎn)生業(yè)務需要蓋章時,由業(yè)務負責人在數(shù)據(jù)庫客戶端上申請新業(yè)務,由上級確定業(yè)務重要度級別,業(yè)務級別與未來蓋章人的職務級別相關聯(lián),職務級別低的沒有權利蓋印業(yè)務重要度級別高的業(yè)務項目,職務級別高的有權利蓋印業(yè)務重要度級別低的業(yè)務項目
[0016]2.公章管理部門登錄公章管理數(shù)據(jù)庫客戶端軟件,查看需要蓋章的業(yè)務項目數(shù)據(jù),連接智能公章。智能公章與數(shù)據(jù)庫軟件交換數(shù)據(jù),需要蓋章的業(yè)務信息下載到智能公章,已經(jīng)蓋章的記錄上傳到數(shù)據(jù)庫
[0017]3.業(yè)務進展到簽訂合同階段,蓋章人使用智能公章,錄入指紋信息,如果該指紋權限下無待蓋章項目,智能公章不會開鎖,無法蓋章;如指紋權限下有待蓋章項目,則智能公章進入可以蓋章的狀態(tài),此時如果蓋章人進行蓋章,每蓋章一次,智能公章都會自動記錄一次,記錄內(nèi)容主要有:登錄指紋人、蓋章次數(shù)、日期、時間、文檔拍攝照
[0018]4.蓋章后,蓋章記錄上傳到數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)能接收智能公章上傳的蓋章記錄,并對數(shù)據(jù)進行維護管理,包括檢索、核對、和評價記,公章管理部門對蓋章記錄進行確認管理,對部分無效的蓋章進行識別,對有效的蓋章進行跟蹤管理,甚至協(xié)助評價跟蹤項目進展
[0019]5.公章管理部門通過電腦數(shù)據(jù)庫管理蓋章記錄,所有的蓋章項目都能有效得到監(jiān)控和管理,有利于企業(yè)的項目能夠得到跟進和支持;如果發(fā)現(xiàn)有非預期的蓋章記錄,可以追溯確認蓋章過程,不利于企業(yè)的蓋章行為,能夠預警和發(fā)現(xiàn),并得到及時制止或糾正。
[0020]本套系統(tǒng)采用了電腦數(shù)據(jù)庫管理技術、微電腦控制技術、圖像處理技術、網(wǎng)絡通信及定位技術、生物識別技術等多方面技術,電腦數(shù)據(jù)庫管理技術和生物識別技術是兩個關鍵技術。
[0021]關鍵技術之一是對公章蓋章記錄進行管理的方法,目前都是使用電子表格進行記錄,每次蓋章后企事業(yè)必須對公章的使用進行嚴格的管理和控制,要求公章的每一次使用都應該具有可追溯性,確保每一次使用都是法人的真實行為,企事業(yè)單位必須嚴格要求進行使用記錄和跟蹤管理,實際工作中通過人的努力很難做到位;為克服這一困難,本發(fā)明采用電腦數(shù)據(jù)庫軟件跟蹤管理;關鍵技術另一方面是生物識別技術,涉及一種利用指紋識別技術實現(xiàn)蓋章的真實記錄(誰蓋章)的關鍵要素,采用了微電腦自動識別和自動記錄,保證了數(shù)據(jù)的真實和客觀,同時與前一關鍵技術,即電腦數(shù)據(jù)庫管理軟件無縫對接,將兩個關鍵技術有機結合,發(fā)明了智能公章獨有的核心技術。同時,本發(fā)明還具備物理位置定位功能,利用GPS模塊發(fā)送智能公章的當前經(jīng)緯度數(shù)據(jù),既可以記錄蓋章的地理位置,也可以后臺實時查看智能公章當前的地理位置,方便公章丟失或被盜后找回。
【專利附圖】
【附圖說明】
[0022]附圖1說明
[0023]附圖1是本發(fā)明的總體構造圖,主要包含兩大部分,一部分是智能化公章部分,另一部分是管理公章蓋章記錄的電腦數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件部分,數(shù)據(jù)庫管理軟件部分需要使用電腦以及電腦網(wǎng)絡。這兩部分之間可以通過有線或無線連接進行通信,交換數(shù)據(jù),組成有機的智能化整體,共同完成企事業(yè)公章的合理使用和有效管理。
[0024]100部分智能化公章部分與普通印章有較大的不同,一般普通公章都是實心材料制作,主要使用公章的印面文字及圖案(以下稱為印面原版),一般單位不可隨意制作印章,只有公安部門授權認可的印章制作單位才能制作,除此之外,沒有其他特別的功能模塊;智能公章與普通公章的印面原版相同,除此之外,增加了很多獨特的功能,以下所述內(nèi)容都是普通公章沒有,而智能公章獨有的部分,主要包含內(nèi)嵌微電腦控制板,指紋采集模塊、拍照攝像模塊、數(shù)據(jù)存儲器、電子控制開關、蓋章動作傳感、與PC通信的接口、電子顯示信息窗口、印油盒子、以及外殼和精密機械結構等主要部分組成,具體見附圖2說明。
[0025]200部分數(shù)據(jù)庫軟件部分是針對智能化公章(100部分)專門開發(fā)的管理數(shù)據(jù)庫軟件,安裝在普通電腦上后,可以與智能化公章進行通信,交換數(shù)據(jù)。蓋軟件主要由公章管理清單庫、公章使用人管理清單庫、公章使用記錄庫、項目清單管理庫等于數(shù)據(jù)庫構成,其中公章使用記錄庫主要數(shù)據(jù)為智能化公章上傳過來,未蓋章的項目清單及公章使用人情報等數(shù)據(jù)下載到智能化公章。
[0026]附圖2說明
[0027]附圖2是本發(fā)明的智能化公章(100部分)的主要組成部分,主要包含12大部分,分別是印面原版部分、指紋識別部分、傳感感應部分、攝像照相部分、微電腦控制板、顯示窗、通信口、數(shù)據(jù)存儲部分、控制開關部分、GPS模塊部分、電池電源部分、保護外罩及動作結構部分
[0028]101部分印面原版盡管不是智能公章的特有功能部分,但與普通公章一樣,印面原版仍然是不可或缺的部分,把它作為核心,其他所有的增加的功能都是圍繞印章原版的使用和記錄進行的設置的,同樣地,印章原版需要得到公安部門認可的單位才能制作。
[0029]102部分指紋識別是記錄蓋章人的基礎條件,只有客觀、準確且真實地記錄,才能保證公章的使用得到有效控制利管理,本方案不排除采用其他生物識別方法,現(xiàn)階段指紋識別由于技術比較成熟,性能比較穩(wěn)定,作為實例化的首選方法。
[0030]103部分傳感感應的設置是為了更加真實地記錄蓋章動作次數(shù),盡管指紋驗證通過,智能公章處于打開狀態(tài),如果沒有傳感感應是否有蓋下動作,便不知道是否有蓋印,更不知道蓋了幾次,傳感感應可采用行程傳感或利壓力傳感,當蓋印達到一定條件時,通過傳感發(fā)送蓋印一次信號,實現(xiàn)準確計數(shù)
[0031]104部分攝像照相部分是為了將蓋印后的文檔及時拍下來,方便后期核對。普通公章和智能公章一樣,都會出現(xiàn)蓋章后才發(fā)現(xiàn)本次蓋章不成功(如文件內(nèi)容有問題需要作廢、沒蓋清晰需要補蓋等),本攝像照相的作用是為了后期核對,對應有效的蓋章,文檔按正常流程進行,對無效的蓋章,文檔交公章管理部門核對后廢棄或特別保管
[0032]105部分微電腦控制板是智能公章(100部分)的核心部分,主要完成指紋數(shù)據(jù)的采集控制、數(shù)據(jù)運算與比對、傳感數(shù)據(jù)的接收與處理、照相攝像數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)的存儲控制、以及數(shù)據(jù)的顯示控制、數(shù)據(jù)通信、交換數(shù)據(jù)、驗證公章真假等功能,都是依賴控制板完成的,其核心是大家熟知的微電腦芯片,里面燒錄用有控制軟件程序
[0033]106部分顯示窗口是智能化公章與蓋章人交換信息的窗口,當前狀態(tài)、指紋認證是否通過、待蓋章項目信息、已蓋章次數(shù)等信息可通過窗口顯示給蓋章人員,智能化公章與服務器數(shù)據(jù)庫之間的信息交換結果可通過窗口顯示給智能公章管理部門
[0034]107部分通信口可以是普通有線連接接口模式,如常用的USB 口或USART 口等,也可以使用無線通信接口,如常用的WLAN、WiFi或無線藍牙等
[0035]108部分數(shù)據(jù)存儲設置作用主要是由于智能公章不一定在網(wǎng)絡,一直保持與服務器數(shù)據(jù)庫相連接,不能隨時將數(shù)據(jù)上傳給服務器,需要暫時保存蓋章記錄,以及蓋章前需要驗證蓋章人指紋及相應的業(yè)務項目級別,這些信息都需要數(shù)據(jù)存儲,存儲芯片可使用ER0M、flash、TF卡等數(shù)據(jù)記錄芯片
[0036]109部分控制開關的作用是保護智能公章印面原版,開關沒有打開前,印章原版被保護起來,無法完成蓋章作業(yè),只有在打開狀態(tài)下,印章原版才被釋放,按正常蓋章操作,印章便會在機械結構的作用下,在文檔紙面上留下印案,完成蓋章作業(yè)??刂崎_關采用電子開關,作為本方案的一個實例,可采用電磁閥、螺旋管等
[0037]110部分GPS定位模塊部分為根據(jù)定位衛(wèi)星數(shù)據(jù),獲取智能公章當前物理位置的經(jīng)緯度數(shù)據(jù),微電腦對數(shù)據(jù)進行處理,用于確定智能公章當前的物理位置,以此得知并記錄使用智能公章蓋章時的地點,通過手機或電腦的連接,可以實現(xiàn)實時跟蹤智能公章
[0038]111部分電池電源部分為智能化公章微電腦控制板及其他電子部件工作提供電能,作為便攜式智能公章實例系列,可采用能多次充電的干電池,如鋰電池等,臺式智能公章實例系列,則可采用普通市電作為電源或兩種電源的結合(信息處理使用干電池、操作動力使用市電)
[0039]112部分保護外罩及動作結構主要保護或安裝其他功能部分,如控制板部分、指紋識別部分、顯示窗口部分等,另外一個重要的作用是保護公章原版不會在沒有打開控制開關的情況下被非法使用,同時公章原版在控制開關打開的時候,在動作結構的支持下能夠方便靈活地釋放出來,以便完成蓋章動作。
[0040]附圖3說明
[0041]附圖3是本發(fā)明中智能公章軟件與電腦數(shù)據(jù)庫軟件主要流程圖,按操作順序主要分為蓋章前準備部分,蓋章實施過程部分,和蓋章后管理部分,以及智能公章與電腦服務器的數(shù)據(jù)交換部分。智能公章軟件完成蓋章結果的自動記錄與保存,為此,蓋章前需要采集和管理指紋數(shù)據(jù),并與服務器數(shù)據(jù)庫軟件進行通信,上傳采集的指紋數(shù)據(jù);電腦服務器的數(shù)據(jù)庫軟件完成蓋章業(yè)務項目的管理,可對項目進行重要度級別設置、對指紋進行權限分級設置,并將待蓋章項目及指紋權限設置結果下載到智能公章側,當蓋章完成后,再接收蓋章記錄結果,提供給公章管理員進行確認、評價和跟蹤。
[0042]201部分屬于蓋章前準備模塊,通過指紋采集模塊采集有權限人員的指紋,該指紋作為蓋章記錄的基礎數(shù)據(jù)之一,通過該指紋驗證,打開控制開關后的蓋章操作都被認定為該指紋的蓋章,每蓋章一次記錄一次
[0043]202部分不同職級的人,其指紋設置的級別不同,職級越高,指紋級別越高,職級越低指紋級別越低,該級別的等級設置再電腦數(shù)據(jù)庫,使用在智能公章
[0044]203部分屬于蓋章實施過程模塊,公章使用前需采集使用人指紋,使用人手指接觸指紋采集模塊,指紋自動采集到智能公章,交微電腦處理
[0045]204部分軟件比對指紋庫,如果找到,則讀取該指紋級別代碼,并在顯示窗口提示指紋級別,如果沒有找到,則顯示窗口提示,指紋不通過;
[0046]205部分軟件提取該級別下的待蓋章項目,如果有待蓋項目,提示待蓋章項目數(shù)量及待蓋章項目代碼清單供蓋章人選擇,如果無待蓋章項目,則提示無待蓋章項目
[0047]206部分如果有待蓋章項目,軟件打開控制開關,智能公章處于可蓋章狀態(tài)
[0048]207部分軟件采集傳感感應信號,如有感應到蓋章動作,軟件自動記錄蓋章一次,同時,當傳感感知到印章蓋完處于可以拍攝文檔的狀態(tài)時,打開攝像單元,拍攝蓋章后的文檔,連同指紋信息、當前日期、當前時間、項目代號一起,完成一個記錄
[0049]208部分電腦側數(shù)據(jù)庫軟件操作功能,屬于蓋章前準備模塊,需要對公章進行登錄管理,一般企事業(yè)單位的公章不止一個,有的多達幾十個,有的多達上百個,還要對蓋章的業(yè)務項目進行登錄管理,都在該功能模塊中進行
[0050]209部分不同職級的人,才能完成不同級別的業(yè)務項目蓋章,即需要對業(yè)務項目設置重要度級別,還要維護指紋的權限級別
[0051]210部分每次蓋章后上傳的數(shù)據(jù),需要公章管理人員確認,確認蓋章次數(shù)、蓋章是否有效,對有效的蓋章和無效的蓋章進行區(qū)分,如發(fā)現(xiàn)有非預期的蓋章行為,可以及時報警,甚至采取必要的糾正措施
[0052]211部分需要連接公安部門或工商部門備案數(shù)據(jù)庫獲取數(shù)據(jù)、需要連接企業(yè)OA軟件或ERP系統(tǒng)下載更新業(yè)務項目相關數(shù)據(jù)、或需要連接電腦數(shù)據(jù)庫更新蓋章權限數(shù)據(jù)等時,則智能公章與相應數(shù)據(jù)庫交換數(shù)據(jù)
[0053]212部分智能公章有蓋章記錄后,可定期上傳、也可在網(wǎng)實時上傳蓋章記錄。數(shù)據(jù)上傳后公章管理部門可以對蓋章數(shù)據(jù)進行確認,檢查每次蓋章的有效性、對蓋章進行評價,以及對項目進行跟蹤。
【權利要求】
1.一種能真實地自動記錄蓋章行為的印章,稱為智能化公章,其特征在于,包括以下部分:蓋章人識別、指令控制開關、蓋章次數(shù)識別、蓋章文檔拍照或攝像、蓋章地點定位識別、公章的真假識別、微電腦控制板 蓋章人識別:通過指紋識別確定蓋章人身份,只有得到授權的指紋才能被通過驗證,沒有授權的指紋不能通過,如果驗證通過,印章處于可以蓋章的狀態(tài),此時如果有蓋章動作,則被認定為該指紋人的蓋章,系統(tǒng)內(nèi)部自動記錄蓋章人的信息 指令控制開關:在沒有得到開啟指令之前(可以對接OA軟件和ERP系統(tǒng)),印章被保護起來,無法進行蓋章,只有通過驗證,得到指令,才釋放印章,此時可以實施蓋章 蓋章次數(shù)識別:通過傳感識別是否有蓋章動作,如果有蓋章動作,則每動作一次記錄蓋章一次,無論本次蓋章是否有效,系統(tǒng)都會自動記錄蓋章一次,每次蓋章都會與驗證通過的蓋章人相聯(lián)系,智能公章使用后蓋章人必須把每次蓋章原始資料交公章管理部門存檔。 蓋章文檔拍照或攝像:每次蓋章都進行對蓋章部位一次拍照或一段短時間的攝像,可以及時把信息傳回公章管理部門保存,同時作為后期對蓋章結果進行驗證、評價和管理的依據(jù) 蓋章地點定位識別:對智能公章進行定位,通過GPS定位模塊獲得智能公章的經(jīng)緯度數(shù)據(jù),可以知道每次蓋章時的準確地理位置,并記錄下來,也可以通過實時通信將當前位置發(fā)送給手機或電腦,防止智能公章遺失和跟蹤管理 公章的真假識別:每個智能公章在工商和公安部門都有登記備案,在企業(yè)也有登錄備案,設置獨立密碼,通過實時通信可以隨時鑒別智能公章的真假,協(xié)議雙方能安心簽訂合同。 微電腦控制板:上述功能`的實現(xiàn)基于微電腦控制板,系統(tǒng)內(nèi)部需要完成的功能都由該板完成,記錄蓋章次數(shù)的同時,記錄當前日期和當前時刻,并通過有線連接或無線網(wǎng)絡(例如手機通訊網(wǎng)絡)連接,將上述記錄數(shù)據(jù)上傳到服務器。
2.一套對蓋章進行控制、記錄保存等的功能軟件,包括以下部分:包含指紋識別或其他生物識別的數(shù)據(jù)采集、對比與判斷的功能部分、蓋章動作及蓋章次數(shù)等的數(shù)據(jù)處理與記錄部分、物理位置定位數(shù)據(jù)處理以及與手機或電腦數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換部分。
3.—套對蓋章結果進行管理的數(shù)據(jù)庫軟件,包括以下部分:包含對蓋章記錄數(shù)據(jù)進行保存維護和使用查詢的部分,包含與要求I所述的智能化公章進行數(shù)據(jù)交換用于控制蓋章的部分,包含與企事業(yè)單位OA軟件或ERP系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)用于管理業(yè)務項目的部分,包含與公安部門備案系統(tǒng)等交換數(shù)據(jù)用于鑒別公章真假的部分。
4.根據(jù)權利要求1所述的智能公章,其特征在于,還包含指紋識別以外的其他生物識別技術,例如手掌識別、人臉識別、瞳孔識別、熱紅外識別以及其他生物識別技術。
5.根據(jù)權利要求1所述的智能公章,其特征在于,還包含一套外罩及有利于印章原版運動的機械結構,控制開關未打開時,印章原版隱藏在里面,不能打開進行蓋章,只有開關打開后才能進行蓋章的保護裝置。
6.根據(jù)權利要求1所述的智能公章,其特征在于,還包含顯示窗口,用于顯示智能公章的狀態(tài),包括認證狀態(tài)、通信狀態(tài)、以及與公章使用人交互操作的提示。
7.根據(jù)權利要求1所述的智能公章,其特征在于,還包含通過如GPS定位模塊以外的其他定位方式,如通過手機信號周邊移動基站(通訊網(wǎng)絡拓撲協(xié)議)智能定位技術等。
8.根據(jù)權利要求1和2和3所述的軟件,其特征在于,還包含微電腦控制板與PC數(shù)據(jù)庫服務器軟作之間的通信方式,既包含有線連接方式、也包含無線連接方式、還包含利用城際間的通信基站實現(xiàn)遠距離的實時遙控通信。
9.根據(jù)權利要求1利2和3所述的智能公章,其特征在于,還包含與普通公章外形體積相差不多稍人一點的便攜式結構,也包含多部門多人員共同使用的較人體積的固定臺式結構(類似于銀行柜員機式)。
10.根據(jù)權利要求1和2和3所述的智能公章,其特征在于,不僅包含代表企事業(yè)單位法人的公章,還包含公章以外的各功能模塊的專用章,如財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章 等。
【文檔編號】G06Q10/10GK103870932SQ201410097268
【公開日】2014年6月18日 申請日期:2014年3月17日 優(yōu)先權日:2014年3月17日
【發(fā)明者】沈自全 申請人:沈自全