專利名稱：電子文件管理系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本文所討論的實施方式涉及用于例如在公司等中對包括個人信息或保密信息的
電子文件進行管理的技術(shù)。
背景技術(shù)：
近年來，在許多情況下，已經(jīng)開始以電子數(shù)據(jù)的形式來處理個人信息或保密信息。不管電子數(shù)據(jù)是否包括個人信息或保密信息，通常都將電子數(shù)據(jù)存儲在由用戶(例如，公司等中的員工)所管理的個人計算機(后面也稱作"PC")中。雖然從個人計算機發(fā)生信息泄露會引起嚴(yán)重的社會問題，但如何存儲數(shù)據(jù)仍然取決于用戶自身，存儲在個人計算機中的電子數(shù)據(jù)存在信息泄露的風(fēng)險。 當(dāng)用戶接收到包括保密信息的電子郵件(e-mail)或電子文件時，用戶當(dāng)前可以執(zhí)行例如接下來的過程，來存儲該電子郵件或電子文件。用戶參閱電子郵件或電子文件的內(nèi)容，并且當(dāng)電子郵件或電子文件中包括保密信息時，可以在郵件環(huán)境下手動創(chuàng)建一個專用文件夾，來將該電子郵件或電子文件存儲在該專用文件夾中。另選的是，用戶可以手動將包括保密信息的電子郵件或電子文件傳送到另一個服務(wù)器等上，然后從該用戶的個人計算機上的郵件環(huán)境中手動刪除該電子郵件或電子文件。在日本特開2004-179866和日本特開2006-227898中討論了這樣的示例。

發(fā)明內(nèi)容
優(yōu)選的是，使得能夠集中管理電子文件，同時抑制存儲電子文件時的人工操作差錯的出現(xiàn)，以保持信息安全性。 根據(jù)本發(fā)明的一個方面，提供了一種電子文件管理系統(tǒng)。該電子文件管理系統(tǒng)包括終端設(shè)備和管理服務(wù)器。 終端設(shè)備包括終端存儲部、數(shù)據(jù)發(fā)送裝置以及第一數(shù)據(jù)刪除單元。終端存儲部存儲電子文件。數(shù)據(jù)發(fā)送裝置發(fā)送終端存儲部中存儲的電子文件。第一數(shù)據(jù)刪除單元刪除終端存儲部中存儲的電子文件。 管理服務(wù)器可通信地連接到終端設(shè)備。管理服務(wù)器包括數(shù)據(jù)接收裝置和數(shù)據(jù)存儲部。數(shù)據(jù)接收裝置從終端設(shè)備接收電子文件。數(shù)據(jù)存儲部存儲從終端設(shè)備接收到的電子文件。 在數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向管理服務(wù)器發(fā)送了終端存儲部中存儲的電子文件之后，第一數(shù)據(jù)刪除單元刪除終端存儲部中存儲的電子文件。


圖1是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示例的 圖2是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的終端設(shè)備的結(jié)構(gòu)示例的 圖3是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器的結(jié)構(gòu)示例的 圖4是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)的操作流程示例的圖；
圖5是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)分類裝置的第一操作流程 示例的流程圖； 圖6是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)分類裝置的第二操作流程 示例的流程圖； 圖7是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器中的數(shù)據(jù)存儲方法的示例的圖；
圖8是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲方法的示例 的圖；以及 圖9是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示例的圖。
具體實施例方式
與包括個人信息或保密信息的例如電子文件等電子數(shù)據(jù)的存儲和管理有關(guān)的操 作是通過用戶的手動操作來執(zhí)行的。當(dāng)通過這種手動操作來存儲和管理電子數(shù)據(jù)時，用戶 必須執(zhí)行多個手動操作步驟。因此，人工操作差錯極大程度上取決于用戶的水平和用戶的 注意力。人工操作差錯例如包括用戶忘記了對需要存儲的電子文件進行存儲，用戶將電子 文件存儲到不正確的存儲部中，以及用戶由于忘記刪除電子文件而對該電子文件進行了多 次存儲。當(dāng)出現(xiàn)這種人工操作差錯時，電子文件中包括的個人信息或保密信息發(fā)生泄露的 可能性增加，從而存在不能保持信息安全性的風(fēng)險。
根據(jù)這里的實施方式，終端設(shè)備的用戶可以僅執(zhí)行向管理裝置(也稱作"管理服
務(wù)器")發(fā)送電子文件的操作，以使在管理裝置中存儲和管理該電子文件，同時，可以從終端
設(shè)備上自動刪除電子文件，而無需明確指令刪除該電子文件。通過這種方式，使得能夠集中
管理電子文件，同時抑制存儲電子文件時的人工操作差錯的出現(xiàn)，由此保持信息安全性。因
此，可以實現(xiàn)對包括個人信息或保密信息的電子文件的安全管理。
下面，將參照附圖來討論本發(fā)明的實施方式。
(1)實施方式的結(jié)構(gòu) 圖1是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示例的圖。圖1 所示的電子文件管理系統(tǒng)1例如被構(gòu)成為公司等中的室內(nèi)系統(tǒng)，其包括經(jīng)由內(nèi)部網(wǎng)30可通 信地彼此連接的多個終端設(shè)備10和管理服務(wù)器20。各個終端設(shè)備10和管理服務(wù)器20可 以經(jīng)由防火墻40來訪問互聯(lián)網(wǎng)50。 如圖1所示，終端設(shè)備IO包括郵件功能10a、數(shù)據(jù)發(fā)送功能10b以及郵件/數(shù)據(jù)刪 除功能10c。 郵件功能10a是用于發(fā)送/接收郵件的功能，數(shù)據(jù)發(fā)送功能10b是用于將電子文 件作為數(shù)據(jù)附到郵件上以發(fā)送該電子文件的功能。這些功能是通過后面參照圖2所討論的 發(fā)送/接收裝置12以及指示裝置13等來實現(xiàn)的。郵件/數(shù)據(jù)刪除功能10c是用于刪除終 端設(shè)備10中的例如郵件和電子文件等的數(shù)據(jù)的功能，是由后面參照圖2討論的數(shù)據(jù)刪除單 元15等來實現(xiàn)的。 如圖1所示，管理服務(wù)器20包括郵件服務(wù)器功能20a、數(shù)據(jù)服務(wù)器功能20b、備份 功能20c以及分類功能20d。 郵件服務(wù)器功能20a使管理服務(wù)器20用作室內(nèi)系統(tǒng)中的專用郵件服務(wù)器，并且還提供如后面參照圖3所討論的發(fā)送/接收裝置21的功能。 數(shù)據(jù)服務(wù)器功能20b是用于管理管理服務(wù)器20中存儲的例如電子文件的數(shù)據(jù)的
功能，使管理服務(wù)器20用作室內(nèi)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)服務(wù)器。數(shù)據(jù)服務(wù)器功能20b提供如后面參
照圖3所討論的認(rèn)證裝置24、許可/拒絕裝置25以及日志存儲部26的功能。 備份功能20c是用于對管理服務(wù)器20中存儲的例如電子文件等的數(shù)據(jù)進行備份
的功能，是通過利用后面參照圖3和圖7所討論的鏡像存儲部23a等來實現(xiàn)的。 分類功能20d是用于對管理服務(wù)器20的郵件服務(wù)器功能20a接收的電子郵件進
行分類并將它們存儲在相關(guān)文件夾中的功能，并且該分類功能20d執(zhí)行后面參照圖3、5和
6所討論的數(shù)據(jù)分類裝置22的功能。 圖2是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的終端設(shè)備的結(jié)構(gòu)示例的圖。圖2中例示的各終 端設(shè)備IO例如可以是公司等的室內(nèi)系統(tǒng)中的由用戶(例如員工)使用的PC，該PC具有普 通PC的功能結(jié)構(gòu)，并且包括終端存儲部11、發(fā)送/接收裝置12、指示裝置13、判定裝置14 以及數(shù)據(jù)刪除單元15。 終端存儲部11包括隨機存取存儲器(RAM)、硬盤等，用于存儲各種數(shù)據(jù)。具體而 言，本實施方式的終端存儲部11存儲用戶所創(chuàng)建的電子文件和作為電子郵件的附件而接 收的電子文件。 發(fā)送/接收裝置12包括在普通PC中，執(zhí)行用于發(fā)送/接收電子郵件的郵件功能 10a，這是通過包括在終端設(shè)備10中的諸如中央處理單元(CPU)等的處理器執(zhí)行郵件軟件 來實現(xiàn)的。具體而言，本實施方式的發(fā)送/接收裝置12作為發(fā)送器而執(zhí)行如下功能，S卩將 存儲在終端存儲部11中的電子文件附到以由后面討論的指示裝置13指定的郵件地址為目 的地地址的郵件上，并根據(jù)來自指示裝置13的指示將電子郵件發(fā)送到管理服務(wù)器20。要附 到電子郵件上的電子文件也是由指示裝置13指定的。 指示裝置13包括由用戶操作的輸入裝置(例如鍵盤和鼠標(biāo))以及輸入接口功能， 該輸入接口功能是通過終端設(shè)備10的處理器執(zhí)行用于處理從輸入裝置接收到的指令信號 的預(yù)定程序，從而將該指令信號輸入到終端設(shè)備10中來實現(xiàn)的。具體而言，本實施方式的 指示裝置13執(zhí)行這樣的功能從終端存儲部11中選擇要附到由發(fā)送/接收裝置12發(fā)送的 電子郵件上的電子文件，并將所選擇的電子文件指定給發(fā)送/接收裝置12。本實施方式的 指示裝置13還向發(fā)送/接收裝置12指定電子郵件目的地(即，所附電子文件的目的地) 的功能。 此時，當(dāng)用戶希望使特定電子文件受管理服務(wù)器20的集中管理時，用戶可以通過 指示裝置13來指定該特定電子文件，指示裝置13指示發(fā)送/接收裝置12將該特定電子文 件附到電子郵件上并發(fā)送該電子郵件。用戶還要通過指示裝置13向發(fā)送/接收裝置12指 定在管理服務(wù)器20的郵件服務(wù)器功能20a的控制下的郵件地址(例如，delfeaaa. com)，作 為電子郵件的目的地地址，即，電子文件的目的地。 如后面參照圖4所討論的那樣，當(dāng)判定裝置14從管理服務(wù)器12接收到表示已接 收到帶有所附電子文件的郵件的接收完成通知時，判定裝置14判定所接收的電子文件的 目的地是否為管理服務(wù)器20。具體而言，本實施方式的判定裝置14根據(jù)由指示裝置13指 定的郵件地址來判定電子文件的目的地是否為管理服務(wù)器20。當(dāng)電子郵件的目的地地址是 在管理服務(wù)器20的郵件服務(wù)器功能20a的控制下的郵件地址時，判定裝置14判定電子文件的目的地是管理服務(wù)器20。判定裝置14的功能是通過終端設(shè)備10的處理器執(zhí)行預(yù)定程 序來實現(xiàn)的。 當(dāng)判定裝置14判定電子文件的目的地是管理服務(wù)器20，換句話說，判定電子文件 處于管理服務(wù)器20的管理下時，數(shù)據(jù)刪除單元15從終端存儲部ll(換言之，從終端設(shè)備 10)中刪除并清空電子文件。除了清空電子文件外，本實施方式的數(shù)據(jù)刪除單元15還被配 置為能夠刪除和清空附有該電子文件的電子郵件主體，如后面參照圖4所述。數(shù)據(jù)刪除單 元15的功能也通過終端設(shè)備10的處理器執(zhí)行預(yù)定程序來實現(xiàn)。 關(guān)于數(shù)據(jù)刪除單元15是否要刪除電子郵件主體，例如可以由用戶或管理員預(yù)先 在數(shù)據(jù)刪除單元15中指定。不過，由于當(dāng)所附電子文件包括個人信息或保密信息時，電子 郵件的文本(郵件主體)可能包括個人信息或保密信息，因此優(yōu)選的是指定始終刪除電子 郵件主體。 圖3是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器的結(jié)構(gòu)示例的圖。圖3所例示的管 理服務(wù)器30例如可以是具有普通PC的功能結(jié)構(gòu)的信息處理設(shè)備，例如PC，并且包括發(fā)送/ 接收裝置21、數(shù)據(jù)分類裝置22、數(shù)據(jù)存儲部23、鏡像存儲部23a、認(rèn)證裝置24、許可/拒絕裝 置25以及日志存儲部26。 發(fā)送/接收裝置21由上面討論的郵件服務(wù)器功能20a提供，并且在本實施方式
中，充任用于接收從終端設(shè)備io發(fā)送的電子郵件和附到該電子郵件上的電子文件的接收
裝置的功能。發(fā)送/接收裝置21的功能和郵件服務(wù)器功能20a是通過管理服務(wù)器20的包 括CPU等的處理器執(zhí)行預(yù)定程序來實現(xiàn)的。 數(shù)據(jù)分類裝置22對附到電子郵件上的電子文件進行分類，并將電子文件存儲到 在數(shù)據(jù)存儲部23中設(shè)置的多個文件夾中的一個文件夾內(nèi)。如后面參照圖5和圖6所討論 的那樣，數(shù)據(jù)分類裝置22例如根據(jù)電子文件的文件名、附有電子文件的電子郵件的主題、 以及電子郵件的目的地地址中的至少一個，來對電子文件進行分類。 關(guān)于數(shù)據(jù)分類裝置是否進行分類，可以由電子文件管理系統(tǒng)1的管理員預(yù)先決定 并在管理服務(wù)器20中進行指定，或者可以由發(fā)送電子文件的用戶針對各電子文件進行指 定。電子文件管理系統(tǒng)l的管理員等預(yù)先在數(shù)據(jù)存儲部23中設(shè)置所述多個文件夾。數(shù)據(jù) 分類裝置22的功能是通過管理服務(wù)器20的處理器執(zhí)行預(yù)定程序來實現(xiàn)的。
數(shù)據(jù)存儲部23包括RAM、硬盤等。數(shù)據(jù)存儲部23具有上面所討論的所述多個文件 夾以及基礎(chǔ)文件夾，該基礎(chǔ)文件夾在指定了數(shù)據(jù)分類裝置22不進行分類這一設(shè)定時使用。 由發(fā)送/接收裝置21接收的、作為電子郵件的附件的電子文件，存儲在這些文件夾中的一 個文件夾內(nèi)。 鏡像存儲部23a對存儲在數(shù)據(jù)存儲部23中的電子文件進行備份。圖7是例示根 據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器中的數(shù)據(jù)存儲方法的示例的圖。如圖7所示，在管理服務(wù) 器20中，由發(fā)送/接收裝置21接收的電子文件存儲在數(shù)據(jù)存儲部23中，并通過備份功能 20c而鏡像備份在鏡像存儲部23a中。可以在每次將新的電子文件存儲到數(shù)據(jù)存儲部23中 或者對電子文件進行了更新時執(zhí)行鏡像存儲部23a的備份操作，或者按照預(yù)定周期執(zhí)行鏡 像存儲部23a的備份操作。 認(rèn)證裝置24根據(jù)由用戶(例如員工等)輸入的認(rèn)證信息來認(rèn)證用戶是預(yù)先注冊 的有效用戶。例如，輸入識別號(ID)和密碼或生物特征信息(例如指紋、掌紋、虹膜數(shù)據(jù)、靜脈圖像)等，作為認(rèn)證信息。當(dāng)用戶(例如員工)為了訪問數(shù)據(jù)存儲部23中存儲的電子 文件而登錄管理服務(wù)器20時，用戶從終端設(shè)備IO經(jīng)由內(nèi)部網(wǎng)30輸入認(rèn)證信息，或者，向管 理服務(wù)器20直接輸入認(rèn)證信息。 在管理服務(wù)器20中，與識別號相關(guān)聯(lián)地在存儲部等中預(yù)先存儲有與識別號對應(yīng) 的有效用戶的注冊密碼或注冊生物特征信息，作為注冊信息。 當(dāng)用戶輸入了認(rèn)證信息時，認(rèn)證裝置24讀取與輸入的認(rèn)證信息的識別號相關(guān)聯(lián) 的注冊信息，并將所讀取的注冊信息與所輸入的認(rèn)證信息的密碼或生物特征信息進行比 較。作為比較的結(jié)果，當(dāng)輸入信息與注冊信息相匹配時，認(rèn)證裝置24認(rèn)證該用戶是預(yù)先注 冊過的有效用戶。另一方面，作為比較的結(jié)果，當(dāng)輸入信息與注冊信息不匹配時，認(rèn)證裝置 24認(rèn)證該用戶不是預(yù)先注冊過的有效用戶。 當(dāng)用戶被認(rèn)證裝置24認(rèn)證為有效用戶時，許可/拒絕裝置25允許用戶登錄管理 服務(wù)器20，具體而言，允許用戶訪問數(shù)據(jù)存儲部23中的電子文件。另一方面，當(dāng)用戶未被認(rèn) 證裝置24認(rèn)證為有效用戶時，許可/拒絕裝置25拒絕用戶登錄管理服務(wù)器20，具體而言， 拒絕用戶訪問數(shù)據(jù)存儲部23中的電子文件。 認(rèn)證裝置24和許可/拒絕裝置25的功能是通過管理服務(wù)器20的處理器執(zhí)行預(yù) 定程序來實現(xiàn)的。 日志存儲部26記錄并存儲認(rèn)證裝置24的認(rèn)證結(jié)果和許可/拒絕裝置25所許可
的訪問的內(nèi)容，作為訪問日志。日志存儲部26的功能是通過管理服務(wù)器20的處理器執(zhí)行
預(yù)定程序來實現(xiàn)的。 (2)本實施方式中的操作 參照圖4到圖7來討論如上所述構(gòu)成的電子文件管理系統(tǒng)1的操作，具體來說，是 討論終端設(shè)備10和管理服務(wù)器20的操作。 圖4是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)的操作流程示例的圖。根據(jù) 圖4所例示的流程圖來討論圖1所示的電子文件管理系統(tǒng)1的操作。 在操作Sll中，當(dāng)用戶意識到在用戶所使用的終端設(shè)備10中存儲有包括個人信息 或保密信息的電子文件，并且試圖使該電子文件處于管理服務(wù)器20的集中管理下時，用戶 操作用作指示裝置13的輸入裝置來對發(fā)送/接收裝置12進行如下指示。用戶通過終端設(shè) 備10的指示裝置13來指定電子文件和預(yù)定的郵件地址(例如，delfeaaa. com)，并且指示 發(fā)送/接收裝置12將該電子文件附到電子郵件上并將該電子郵件發(fā)送給管理服務(wù)器20。 發(fā)送/接收裝置12在接收到這樣的指示后，根據(jù)該指示，執(zhí)行發(fā)送處理，在該發(fā)送處理中， 將指定的電子文件附到電子郵件上，并根據(jù)預(yù)定的郵件地址delfeaaa. com將該電子郵件 發(fā)送給管理服務(wù)器20。 在操作S21中，當(dāng)完成了對帶有所附電子文件的電子郵件的接收時，作為電子郵 件目的地的管理服務(wù)器20向作為電子郵件源的終端設(shè)備IO發(fā)送接收完成通知。
在操作S12中，當(dāng)終端設(shè)備10從管理服務(wù)器20接收到接收完成通知時，判定裝置 14判定已發(fā)送和接收的電子文件的目的地是否為管理服務(wù)器20。具體而言，當(dāng)電子郵件 的目的地地址是管理服務(wù)器20的郵件服務(wù)器功能20a的控制下的郵件地址delfeaaa. com 時，判定裝置14判定電子文件的目的地是管理服務(wù)器20。 當(dāng)判定裝置14判定電子郵件的目的地地址不是"delfeaaa. com",即電子文件的
9目的地不是管理服務(wù)器20時(操作S12 :"否")，終端設(shè)備10終止該處理。
在操作S13中，當(dāng)判定裝置14判定電子郵件的目的地地址是"delfeaaa. com",即 電子文件的目的地是管理服務(wù)器20時(操作S12 :"是")，數(shù)據(jù)刪除單元15判定是否指定 了電子郵件主體的刪除設(shè)定。當(dāng)未指定電子郵件主體的刪除設(shè)定時(操作S13:"否")，終 端設(shè)備10將處理轉(zhuǎn)到操作S15。 在操作S14中，當(dāng)指定了電子郵件主體的刪除設(shè)定時(操作S13 :"是")，數(shù)據(jù)刪除 單元15從終端存儲部11中刪除在操作Sll中發(fā)送給管理服務(wù)器20的電子郵件的主體，以 從終端設(shè)備10上清空電子郵件主體。 在操作S15中，數(shù)據(jù)刪除單元15從終端存儲部ll(換言之，從終端設(shè)備10)刪除 并清空在操作步驟S14中刪除的電子郵件上所附的電子文件。通過這種方式，使電子文件 處于管理服務(wù)器20的管理下。 如果在操作S11中的發(fā)送處理之后經(jīng)過了預(yù)定時間時，仍未從管理服務(wù)器20發(fā)送 來接收完成通知，則在終端設(shè)備10處相應(yīng)地對用戶進行通知，并且終端設(shè)備10結(jié)束該處理。 當(dāng)數(shù)據(jù)刪除單元15執(zhí)行了刪除時，可以把電子郵件主體和電子文件臨時轉(zhuǎn)移到 刪除文件夾中，并且在完成了一系列操作Sll到S15之后，換言之，在執(zhí)行了預(yù)定程序之后， 可以將刪除文件夾中的數(shù)據(jù)刪除。 在操作S22中，在通過操作S21從終端設(shè)備10接收到電子文件的管理服務(wù)器20 中，作為可選的處理，執(zhí)行下面參照圖5和圖6所討論的電子文件自動分類處理和備份處理。 圖5是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)分類裝置的第一操作流程 示例的流程圖。 在圖5所例示的第一示例中，預(yù)先在數(shù)據(jù)存儲部23中設(shè)置與各種不同關(guān)鍵字對應(yīng) 的文件夾。當(dāng)假設(shè)用戶在電子郵件的主題或電子文件的文件名中寫入了關(guān)鍵字而進行文件 發(fā)送時，管理服務(wù)器20執(zhí)行以下處理。 在操作S221中，當(dāng)接收到帶有所附電子文件的電子郵件時，管理服務(wù)器20判定是 否指定了用于執(zhí)行分類的設(shè)定。當(dāng)未指定用于執(zhí)行分類的設(shè)定時(操作S221 :"否")，管理 服務(wù)器20把處理轉(zhuǎn)到操作S225。 在操作S222中，當(dāng)指定了用于執(zhí)行分類的設(shè)定時(操作S221 :"是")，數(shù)據(jù)分類裝
置22檢查在電子郵件的主題或電子文件的文件名中是否寫有關(guān)鍵字。 在操作S223中，數(shù)據(jù)分類裝置22判定關(guān)鍵字是否與一文件夾對應(yīng)。 在操作S224中，當(dāng)在主題或文件名中寫有與一文件夾對應(yīng)的關(guān)鍵字時(操作
S223 :"是")，數(shù)據(jù)分類裝置22將電子文件存儲到與關(guān)鍵字對應(yīng)的文件夾中。然后，管理服
務(wù)器20把處理轉(zhuǎn)到操作S226。 在操作225中，當(dāng)在主題或文件名中未寫有關(guān)鍵字時(操作S223:"否")，或者未 指定用于執(zhí)行分類的設(shè)定時(操作S221 :"否")，管理服務(wù)器20將附件存儲在數(shù)據(jù)存儲部 23的基礎(chǔ)文件夾中。 在操作S226中，管理服務(wù)器20將所存儲的電子文件存儲備份到鏡像存儲部23a 中(參照圖7)。
圖6是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)分類裝置的第二操作流程示例的流程圖。 在圖6所例示的第二示例中，針對管理服務(wù)器20定義了用于分類的多個郵件地址，并且在數(shù)據(jù)存儲部23中設(shè)置有與各個郵件地址對應(yīng)的文件夾。當(dāng)假設(shè)用戶為了指定目的地而選擇了與用戶希望電子文件存入的文件夾對應(yīng)的郵件地址時，管理服務(wù)器20執(zhí)行如下處理。 在操作S221中，當(dāng)接收到帶有所附電子文件的電子郵件時，管理服務(wù)器20判定是否指定了用于執(zhí)行分類的設(shè)定。 在操作S222a中，當(dāng)指定了用于執(zhí)行分類的設(shè)定時(操作S221 :"是")，數(shù)據(jù)分類裝置221檢查電子郵件的目的地地址是否是針對分類的。 在操作S223a中，數(shù)據(jù)分類裝置22判定目的地地址是否對應(yīng)于用于分類的文件夾。 在操作S224a中，當(dāng)目的地地址對應(yīng)于用于分類的文件夾時(操作S223a :"是")，數(shù)據(jù)分類裝置22將電子文件存儲到與目的地地址對應(yīng)的文件夾中。然后，管理服務(wù)器20把處理轉(zhuǎn)到操作S226。 在操作225中，當(dāng)電子郵件的目的地地址不與用于分類的文件夾對應(yīng)時(操作S223a :"否")，或者未指定用于執(zhí)行分類的設(shè)定時(操作S221 :"否")，管理服務(wù)器20將附件存儲在數(shù)據(jù)存儲部23的基礎(chǔ)文件夾中。 在操作S226中，管理服務(wù)器20將所存儲的電子文件存儲備份到鏡像存儲部23a中(參照圖7)。 如上面所討論的那樣，在本實施方式中，充任專用郵件服務(wù)器的管理服務(wù)器20還充任電子文件的存儲系統(tǒng)。由用戶指定并發(fā)送到管理服務(wù)器20的電子文件被存儲在管理服務(wù)器20中以進行集中管理。 存儲在管理服務(wù)器20中的電子文件以如下方式在安全管理下由用戶(例如公司中的員工)共享 當(dāng)用戶訪問管理服務(wù)器20中存儲的電子文件時，用戶經(jīng)由內(nèi)部網(wǎng)30從用戶的終端設(shè)備10登錄到管理服務(wù)器20。在進行登錄時，用戶輸入識別號和密碼作為認(rèn)證信息。可以使用用戶的生物特征信息來代替密碼。 當(dāng)輸入了識別號和密碼時，在管理服務(wù)器20中，認(rèn)證裝置24讀取與所輸入的識別
號對應(yīng)的注冊密碼，并將所輸入的密碼與所讀取的注冊密碼進行比較。 作為比較的結(jié)果，當(dāng)輸入的密碼與注冊的密碼相匹配時，認(rèn)證裝置24認(rèn)證該用戶
是預(yù)先注冊過的有效用戶，并且許可/拒絕裝置25允許用戶訪問數(shù)據(jù)存儲部23中存儲的
電子文件。另一方面，當(dāng)輸入的密碼與注冊的密碼不匹配時，認(rèn)證裝置24認(rèn)證該用戶不是
預(yù)先注冊過的有效用戶，并且許可/拒絕裝置25拒絕用戶訪問數(shù)據(jù)存儲部23中存儲的電
子文件。 通過這種方式，將管理服務(wù)器20用作具有包括訪問控制的安全功能在內(nèi)的共享文件服務(wù)器。具體而言，數(shù)據(jù)存儲部23中存儲的電子文件由管理服務(wù)器20進行集中管理，并由有效用戶(例如公司中的員工)所共享，同時在管理服務(wù)器20上保證了其安全性。
此時，認(rèn)證裝置24的認(rèn)證結(jié)果和許可/拒絕裝置25所許可的訪問的內(nèi)容，作為訪問日志被記錄并存儲在日志存儲部26中。
(3)本實施方式的優(yōu)點 如上所述，根據(jù)本實施方式，終端設(shè)備10的用戶只須執(zhí)行向管理服務(wù)器20發(fā)送電子文件的操作，從而在管理服務(wù)器20中對電子文件進行分類和存儲，同時，可以從用戶的終端設(shè)備IO上自動刪除并清空電子文件而無需明確指示刪除該電子文件。通過這種方式，可以抑制在電子文件的存儲操作中出現(xiàn)人工操作差錯，并實現(xiàn)電子文件的集中管理，同時保持信息安全性。因此，實現(xiàn)了對包括個人信息或保密信息的電子文件的安全管理。
如上所述，當(dāng)在管理服務(wù)器20中存儲電子文件時，可以根據(jù)在電子郵件主題或電子文件的文件名中寫入的關(guān)鍵字，或者被指定為電子郵件的目的地地址的用于分類的郵件地址，來在希望文件夾中存儲和管理電子文件。因此，當(dāng)在將電子文件存儲在管理服務(wù)器20中之后登錄管理服務(wù)器20并使用該電子文件時，易于識別電子文件的存儲位置，從而可以提高用戶的使用性。 此外，由于將認(rèn)證裝置24的認(rèn)證結(jié)果和許可/拒絕裝置25所許可的訪問的內(nèi)容作為訪問日志記錄并存儲在日志存儲部26中，所以可以構(gòu)建具有更高安全性的安全系統(tǒng)。在出現(xiàn)了針對管理服務(wù)器20中存儲的電子郵件的任何非法訪問的情況下，可以根據(jù)在日志存儲部26中的記錄內(nèi)容來分析和辯明該非法訪問。
(4)變型例 在上面參照圖1到7所討論的實施方式中，討論了管理服務(wù)器20既用作專用郵件服務(wù)器又用作電子文件存儲系統(tǒng)的示例。不過，該實施方式也可以被配置成如圖8所示地存儲電子文件。圖8是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲方法的示例的圖。 圖8所示的示例除了包括管理服務(wù)器20之外，還包括用于存儲電子文件的專用數(shù)據(jù)存儲裝置60。管理服務(wù)器20可通信地經(jīng)由內(nèi)部網(wǎng)30或者直接與專用數(shù)據(jù)存儲裝置60相連接。管理服務(wù)器20還包括數(shù)據(jù)傳輸裝置27和數(shù)據(jù)刪除單元28。 這里，數(shù)據(jù)傳輸裝置27將存儲在數(shù)據(jù)存儲部23中的電子文件傳輸?shù)綄Ｓ脭?shù)據(jù)存儲裝置60。當(dāng)數(shù)據(jù)傳輸裝置27完成了向?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)存儲裝置60的電子文件傳輸時，數(shù)據(jù)刪除單元28從數(shù)據(jù)存儲部23中刪除并清空該電子文件。在該情況下，在管理服務(wù)器20中，省去了圖3和圖7所例示的鏡像存儲部23a。數(shù)據(jù)傳輸裝置27的功能包括在備份功能20c中。 專用數(shù)據(jù)存儲裝置60包括數(shù)據(jù)存儲部61和鏡像存儲部61a。這些數(shù)據(jù)存儲部61
和鏡像存儲部61a分別類似于上面所討論的數(shù)據(jù)存儲部23和鏡像存儲部23a。 數(shù)據(jù)存儲部61包括硬盤等，用于存儲從數(shù)據(jù)傳輸裝置27傳輸?shù)碾娮游募?。根?jù)
需要，還可以在數(shù)據(jù)存儲部61中預(yù)先設(shè)置上面所討論的用于分類的多個文件夾和基礎(chǔ)文件夾。 鏡像存儲部61a對存儲在數(shù)據(jù)存儲部61中的電子文件進行備份。在專用數(shù)據(jù)存儲裝置60中，如圖8所示，將從數(shù)據(jù)傳輸裝置27傳輸?shù)碾娮游募淮鎯υ跀?shù)據(jù)存儲部61中，并鏡像備份在鏡像存儲部61a中。 每當(dāng)管理服務(wù)器20從終端設(shè)備20接收到電子文件時，數(shù)據(jù)傳輸裝置27都可以向?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)存儲裝置60傳輸電子文件。在該情況下，還可以省去管理服務(wù)器20中的數(shù)據(jù)存
12儲部23。數(shù)據(jù)傳輸裝置27還可以按照預(yù)定周期來向?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)存儲裝置60傳輸一組電子文件。 如上所述，在圖8所例示的變型例中，通過數(shù)據(jù)刪除單元28來從管理服務(wù)器20中清空從數(shù)據(jù)傳輸裝置27向?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)存儲裝置60傳輸?shù)碾娮游募Ｒ虼?，由于從終端設(shè)備10發(fā)送到管理服務(wù)器20的電子郵件僅被存儲在電子文件管理系統(tǒng)1的專用數(shù)據(jù)存儲裝置60中并被集中管理，所以可以獲得與上述實施方式相同的操作優(yōu)點。 當(dāng)用戶使用專用數(shù)據(jù)存儲裝置60中存儲的電子文件時，按與上面討論的方式相同的方式，用戶將認(rèn)證信息輸入到管理服務(wù)器20中而登錄到管理服務(wù)器20上，然后經(jīng)由管理服務(wù)器20從專用數(shù)據(jù)存儲裝置60讀取并使用電子文件。 圖9是例示根據(jù)本發(fā)明實施方式的電子文件管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示例的圖。
在圖9所例示的變型例中，為了對電子文件進行中繼，而在終端設(shè)備10與管理服務(wù)器20之間設(shè)有用于臨時存儲從終端設(shè)備10向管理服務(wù)器20發(fā)送的電子文件的中繼服務(wù)器27。 中繼服務(wù)器27至少包括中繼存儲部71、中繼裝置72以及數(shù)據(jù)刪除單元73。
中繼存儲部71臨時存儲要從終端設(shè)備10中繼到管理服務(wù)器20的電子文件。
在圖9所例示的示例中，假設(shè)中繼裝置72的功能包括郵件服務(wù)器功能70a。在該情況下，終端設(shè)備10的指示裝置13指定在中繼裝置72的郵件服務(wù)器功能70a的控制下的、管理服務(wù)器20的郵件地址，作為電子文件的目的地。終端設(shè)備10的發(fā)送/接收裝置12將電子文件附在以指示裝置13指定的郵件地址為目的地地址的電子郵件上，并經(jīng)由中繼服務(wù)器70將該電子郵件發(fā)送到管理服務(wù)器20。 當(dāng)完成了向管理服務(wù)器20的電子文件發(fā)送時，數(shù)據(jù)刪除單元73從中繼存儲部71(換言之，從中繼服務(wù)器70)刪除并清空電子文件。 在圖9所例示的變型例中，通過數(shù)據(jù)刪除單元73從中繼服務(wù)器70上刪除從終端設(shè)備10發(fā)送、由中繼服務(wù)器70中繼并被發(fā)送到管理服務(wù)器20的電子文件。因此，由于把從終端設(shè)備10發(fā)送到管理服務(wù)器20的電子郵件僅存儲在電子文件管理系統(tǒng)1的管理服務(wù)器20中并進行集中管理，所以可以獲得與上述實施方式相同的操作優(yōu)點。
(5)其他 本發(fā)明不限于上述實施方式，可以在不脫離本發(fā)明的范圍的情況下進行各種變型。 上面所討論的發(fā)送/接收裝置12、指示裝置13、判定裝置14、數(shù)據(jù)刪除單元15、發(fā)送/接收裝置21、數(shù)據(jù)分類裝置22、存儲部23和23a、認(rèn)證裝置24、許可/拒絕裝置25、日志存儲部26以及數(shù)據(jù)傳輸裝置27的全部功能或部分功能，可以通過包括CPU的計算機、信息處理裝置以及各種終端執(zhí)行預(yù)定的應(yīng)用程序來實現(xiàn)。 以將程序記錄在計算機可讀記錄介質(zhì)中的方式來提供上述程序，所述計算機可讀記錄介質(zhì)例如有軟盤、光盤(即CD，包括CD-ROM、 CD-R、 CD-RW等)、以及數(shù)字多功能光盤(即DVD，包括DVD-ROM、 DVD-RAM、 DVD-R、 DVD-RW、 DVD+R、 DVD+RW、 Blu-ray盤等)。在該情況下，計算機從記錄介質(zhì)中讀取程序，并將程序發(fā)送并存儲在內(nèi)部存儲裝置或外部存儲裝置中，以使用程序。此外，還可以將程序記錄在諸如磁盤、光盤、磁光盤的存儲裝置(記錄介質(zhì))中，以便經(jīng)由通信線路從存儲裝置向計算機提供所述程序。
這里，計算機的概念包括硬件、操作系統(tǒng)(OS)以及硬件在os的控制下產(chǎn)生的裝
置。當(dāng)不需要os，并且應(yīng)用程序獨立操作硬件時，硬件本身等同于計算機。硬件至少包括
微處理器(例如，CPU)以及用于讀取記錄介質(zhì)中記錄的計算機程序的裝置。程序包括程序代碼，該程序代碼用于使上面討論的計算機實現(xiàn)發(fā)送/接收裝置12、指示裝置13、判定裝置14、數(shù)據(jù)刪除單元15、發(fā)送/接收裝置21、數(shù)據(jù)分類裝置22、存儲部23和23a、認(rèn)證裝置24、許可/拒絕裝置25、日志存儲部26以及數(shù)據(jù)傳輸裝置27的功能。上述功能的一部分可以由OS代替應(yīng)用程序來實現(xiàn)。 本文中闡述的所有示例和條件性語言是出于教導(dǎo)的目的，以幫助讀者理解本發(fā)明以及發(fā)明人為了發(fā)展本領(lǐng)域所貢獻的概念，并且，不應(yīng)視為受這些具體闡述的示例和條件的限制，說明書中對這些示例的組織也并不涉及例示出本發(fā)明的優(yōu)點和缺點。盡管已經(jīng)詳細(xì)描述了本發(fā)明的實施方式，但是應(yīng)當(dāng)理解，可以在不脫離本發(fā)明的精神和范圍的情況下對它們進行各種改變、替代以及變更。
權(quán)利要求
一種電子文件管理系統(tǒng)，該電子文件管理系統(tǒng)包括終端設(shè)備，其包括用于存儲電子文件的終端存儲部；用于發(fā)送所述終端存儲部中存儲的電子文件的數(shù)據(jù)發(fā)送裝置；以及用于刪除所述終端存儲部中存儲的電子文件的第一數(shù)據(jù)刪除單元；和管理服務(wù)器，其可通信地連接到所述終端設(shè)備，該管理服務(wù)器包括用于從所述終端設(shè)備接收所述電子文件的數(shù)據(jù)接收裝置；和用于存儲從所述終端設(shè)備接收到的所述電子文件的數(shù)據(jù)存儲部，其中，在所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了所述終端存儲部中存儲的所述電子文件之后，所述第一數(shù)據(jù)刪除單元刪除所述終端存儲部中存儲的所述電子文件。
2. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中， 所述管理服務(wù)器執(zhí)行郵件服務(wù)器的功能， 所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置發(fā)送所述終端存儲部中存儲的電子文件，所述電子文件被附到以在所述管理服務(wù)器的控制下的一郵件地址為目的地地址的郵 件上，在所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了所述郵件之后，所述第一數(shù)據(jù)刪除單元 刪除所述終端存儲部中存儲的所述電子文件。
3. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件管理系統(tǒng)，該電子文件管理系統(tǒng)還包括 中繼服務(wù)器，其包括用于存儲電子文件的中繼存儲部；用于接收從所述終端設(shè)備發(fā)送的所述電子文件、將從所述終端設(shè)備接收的所述電子文 件存儲到所述中繼存儲部中、以及向所述管理服務(wù)器發(fā)送從所述終端設(shè)備接收的所述電子 文件的中繼裝置；以及第二數(shù)據(jù)刪除單元，其用于在所述中繼裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了從所述終端設(shè)備 接收的所述電子文件之后，刪除所述中繼存儲部中存儲的所述電子文件。
4. 根據(jù)權(quán)利要求3所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中， 所述中繼服務(wù)器執(zhí)行郵件服務(wù)器的功能，所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置將所述終端存儲部中存儲的電子文件作為目的地為所述管理服務(wù) 器的郵件地址的郵件的附件來發(fā)送，所述郵件地址在所述中繼服務(wù)器的控制下，所述中繼裝置接收從所述終端設(shè)備發(fā)送的所述郵件，將附到從所述終端設(shè)備接收的所 述郵件上的所述電子文件存儲到所述中繼存儲部中，并且向所述管理服務(wù)器發(fā)送從所述終 端設(shè)備接收到的所述郵件，并且在所述中繼裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了從所述終端設(shè)備接收的所述郵件之后，所述 第二數(shù)據(jù)刪除單元刪除所述中繼存儲部中存儲的所述電子文件。
5. 根據(jù)權(quán)利要求2所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中， 所述數(shù)據(jù)存儲部包括多個文件夾，并且 所述管理服務(wù)器還包括數(shù)據(jù)分類裝置，所述數(shù)據(jù)分類裝置用于根據(jù)從所述終端設(shè)備接收到的電子文件的文件名、所述郵件的 主題以及所述郵件的目的地地址中的至少一個，對所述接收到的電子文件進行分類，以將所述接收到的電子文件存儲到所述多個文件夾中的一個文件夾中。
6. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中， 所述管理服務(wù)器還包括認(rèn)證裝置，其用于根據(jù)由用戶輸入的認(rèn)證信息來判定該用戶是否為有效用戶；禾口 許可裝置，其用于在判定所述用戶為有效用戶時，許可所述用戶訪問所述數(shù)據(jù)存儲部中存儲的所述電子文件，而在判定所述用戶為非有效用戶時，拒絕所述用戶訪問所述數(shù)據(jù)存儲部中存儲的所述電子文件。
7. 根據(jù)權(quán)利要求6所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中，所述管理服務(wù)器還包括日志存儲部，所述日志存儲部用于存儲從所述認(rèn)證裝置輸出的認(rèn)證結(jié)果和所述許可裝置所許可的 訪問的內(nèi)容中的至少一方。
8. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中， 所述管理服務(wù)器還包括鏡像存儲部，所述鏡像存儲部用于對所述數(shù)據(jù)存儲部中存儲的所述電子文件進行備份，并且 從所述終端設(shè)備接收到的所述電子文件被存儲在所述數(shù)據(jù)存儲部和所述鏡像存儲部中。
9. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件管理系統(tǒng)，該電子文件管理系統(tǒng)還包括專用數(shù)據(jù)存 儲裝置，該專用數(shù)據(jù)存儲裝置用于存儲從所述終端設(shè)備接收的所述電子文件，其中所述管理服務(wù)器還包括數(shù)據(jù)傳輸裝置，該數(shù)據(jù)傳輸裝置用于將所述數(shù)據(jù)存儲部中存儲 的所述電子文件傳輸?shù)剿鰧Ｓ脭?shù)據(jù)存儲裝置。
10. 根據(jù)權(quán)利要求9所述的電子文件管理系統(tǒng)，其中 所述管理服務(wù)器還包括第三數(shù)據(jù)刪除單元，在所述數(shù)據(jù)傳輸裝置將所述數(shù)據(jù)存儲部中存儲的所述電子文件傳輸給所述專用數(shù)據(jù) 存儲裝置之后，所述第三數(shù)據(jù)刪除單元刪除所述數(shù)據(jù)存儲部中存儲的所述電子文件。
11. 一種可通信地連接到管理服務(wù)器的終端設(shè)備，該終端設(shè)備包括 終端存儲部，其用于存儲電子文件；數(shù)據(jù)發(fā)送裝置，其用于向所述管理服務(wù)器發(fā)送所述終端存儲部中存儲的所述電子文 件；以及數(shù)據(jù)刪除單元，其用于在所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了所述終端存儲部 中存儲的所述電子文件之后，刪除所述終端存儲部中存儲的所述電子文件。
12. 根據(jù)權(quán)利要求l所述的終端設(shè)備，其中 所述管理服務(wù)器執(zhí)行郵件服務(wù)器的功能， 所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置發(fā)送所述終端存儲部中存儲的電子文件，所述電子文件被附到以在所述管理服務(wù)器的控制下的一郵件地址為目的地地址的郵 件上，并且在所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了所述郵件之后，所述數(shù)據(jù)刪除單元刪除 所述終端存儲部中存儲的所述電子文件。
13. —種包括計算機可執(zhí)行指令的程序，該程序使計算機能夠用作可通信地連接到管 理服務(wù)器的終端設(shè)備，所述終端設(shè)備包括終端存儲部，其用于存儲電子文件；數(shù)據(jù)發(fā)送裝置，其用于向所述管理服務(wù)器發(fā)送所述終端存儲部中存儲的所述電子文 件；以及數(shù)據(jù)刪除單元，其用于在所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了所述終端存儲部 中存儲的電子文件之后，刪除所述終端存儲部中存儲的所述電子文件。
14.根據(jù)權(quán)利要求13所述的程序，其中 所述管理服務(wù)器執(zhí)行郵件服務(wù)器的功能， 所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置發(fā)送所述終端存儲部中存儲的電子文件，所述電子文件被附到以在所述管理服務(wù)器的控制下的一郵件地址為目的地地址的郵 件上，并且在所述數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向所述管理服務(wù)器發(fā)送了所述郵件之后，所述數(shù)據(jù)刪除單元刪除 所述終端存儲部中存儲的所述電子文件。
全文摘要
本發(fā)明提供一種電子文件管理系統(tǒng)，該電子文件管理系統(tǒng)包括終端設(shè)備和管理服務(wù)器。終端設(shè)備包括終端存儲部、數(shù)據(jù)發(fā)送裝置以及第一數(shù)據(jù)刪除單元。終端存儲部存儲電子文件。數(shù)據(jù)發(fā)送裝置發(fā)送終端存儲部中存儲的電子文件。第一數(shù)據(jù)刪除單元刪除終端存儲部中存儲的電子文件。管理服務(wù)器可通信地連接到終端設(shè)備。管理服務(wù)器包括數(shù)據(jù)接收裝置和數(shù)據(jù)存儲部。數(shù)據(jù)接收裝置從終端設(shè)備接收電子文件。數(shù)據(jù)存儲部存儲從終端設(shè)備接收到的電子文件。在數(shù)據(jù)發(fā)送裝置向管理服務(wù)器發(fā)送了終端存儲部中存儲的電子文件之后，第一數(shù)據(jù)刪除單元刪除終端存儲部中存儲的電子文件。
文檔編號G06F17/30GK101739444SQ20091022089
公開日2010年6月16日 申請日期2009年11月16日 優(yōu)先權(quán)日2008年11月17日
發(fā)明者松井范幸, 田邊美佐子 申請人:富士通株式會社